Pilotage administratif et suivi des dossiers complexes
• Assurer la gestion administrative des dossiers transversaux de la direction (eau, assainissement, gestion des déchets, services techniques, …).
• Rédiger et contrôler les actes administratifs complexes : délibérations, arrêtés, conventions, rapports de présentation et comptes rendus techniques.
• Gestion et suivi des dossiers fonciers et patrimoniaux : Instruire, coordonner et suivre les procédures d'acquisition, d'aliénation et de rétrocession de biens (ex. : intégration de voies ou réseaux de lotissements dans le domaine public), assurer l'interface avec les géomètres, les notaires et les services de l'État.
• Gérer les courriers signalés, les réclamations des usagers et la préparation des réponses aux dossiers litigieux (mise en demeure, constats de défaillance).
Appui Administratif et Technique (Direction des Services Techniques - DST)
• Marchés publics et dossiers administratifs : Constituer les dossiers administratifs et apporter un appui à la rédaction ainsi qu'au suivi des pièces constitutives des marchés publics.
• Logistique et intendance du site de Sombernon : Superviser l'organisation locale du site, incluant la gestion des stocks, le suivi des commandes de fournitures et l'optimisation de l'occupation des salles.
• Exécution budgétaire : Assurer l'émission et le suivi rigoureux des bons de commande du service.
• Aide à la décision et études : Participer aux études portées par la collectivité en lien avec la Direction des Services Techniques.
• Secrétariat et gestion documentaire : Rédiger les actes administratifs nécessaires au service et garantir l'organisation, le classement et l'archivage pérenne des dossiers.
• Appui à la planification et au suivi de l'activité opérationnelle : Assister le DST dans la coordination quotidienne des services en optimisant les plannings des équipes, en assurant la gestion administrative et la traçabilité des interventions (émissions et suivi des fiches de travaux), et en pilotant les outils de suivi logistique (véhicules, matériels) et les tableaux de bord d'activité.
Gestion Spécifique et Suivi d'Activité (SPANC)
• Secrétariat et accueil spécialisé : Assurer le secrétariat administratif du service, accueillir les usagers et les orienter vers les interlocuteurs techniques compétents.
• Suivi de l'activité technique : Gérer les dossiers des redevables, mettre à jour les bases de données et assurer le contrôle ainsi que l'édition des rapports de bon fonctionnement, vente, …
• Administration de l'outil métier : Administrer le logiciel spécifique du service (mises à jour, maintenance de premier niveau) et assurer l'interface avec le prestataire technique.
• Suivi qualité et reporting : Traiter les réclamations, rédiger les correspondances diverses et assurer la remontée systématique des dysfonctionnements récurrents ou des interrogations usagers à la hiérarchie.