La commune est régulièrement présentée comme l'échelon territorial le plus proche des administrés. Ainsi, elle se voit confier des missions obligatoires telles que la gestion de l'état civil, l'organisation des élections, ou encore la gestion des cimetières.
Le service Citoyenneté, rattaché au Pôle Service à la Population, est en charge de l'ensemble de ces missions.
Suite à un prochain départ en retraite, la ville recrute un(e) chargé(e) d'état-civil et des cimetières.
Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service Citoyenneté, vous avez en charge la gestion des deux cimetières communaux, des concessions et des espaces funéraires.
Vous supervisez l'ensemble des opérations funéraires dont vous assurez le contrôle et l'enregistrement. Vous êtes garant de la qualité de l'accueil et du respect de la règlementation en vigueur.
Vous participez à la polyvalence du service dont vous assurez la continuité sur les missions d'état civil et les démarches citoyennes.

Gestion des deux cimetières communaux :
* Suivi et gestion prospective des concessions :
o Délivrance et contrôle des titres de concessions (achat, renouvellement, statut des ayants-droit, ...),
o Création et mise à jour des dossiers de concessions,
o Suivi et coordination des procédures de reprise de concessions échues et en état d'abandon,
* Régie des recettes :
o Encaissement des sommes dues par les concessionnaires,
o Relations avec la Trésorerie,

Suivi des opérations funéraires :
* Relation avec les entreprises funéraires / marbriers,
* Délivrance et contrôle des autorisations funéraires,
* Enregistrement, suivi et contrôle des opérations funéraires (inhumations, exhumations, crémations ...) et tenue des registres,

Accueil des usagers et des familles :
* Accueil physique et téléphonique des usagers, les renseigner et les orienter,
* Accueillir et accompagner les familles endeuillées, faire le lien avec les partenaires extérieurs (mairie, pompes funèbres),

Législation et police des lieux :
* Application du règlement du cimetière, notamment en matière de travaux et de surveillance des lieux,
* Veille réglementaire en matière de législation funéraire et participation à la mise à jour régulière du règlement,

Mise en valeur des sites :
* En partenariat avec le service des espaces verts, veiller au bon entretien des cimetières,
* Participation à la mise en valeur de l'historique des cimetières,

Participation à la polyvalence du service :
* État civil
o Rédaction des actes, apposition des mentions,
o Gestion des dossiers des défunts indigents ou isolés,
o Délivrance des extraits et copies d'actes et de tous documents d'état civil,
o Traitement des demandes sur COMEDEC,
o Mise à jour des livrets de familles,
* Démarches citoyennes
o Participer à la tenue du répertoire électoral unique dans le logiciel CIRIL,
o Participer à l'organisation administrative et logistique des élections,
o Réceptionner et traiter les demandes de légalisation de signatures, de certification conforme, de certificat de vie,
o Instruire et suivre les affaires militaires (JDC) : établir les recensements militaires, délivrer les diplômes afférents,

Temps de travail : 40h hebdomadaire.

Spécificités du poste :
Disponibilités requises :
* Présence le samedi en cas de cérémonie de funérailles,
* Permanence le jour de la Toussaint,
* Déplacements réguliers entre l'Hôtel de Ville et les cimetières,
* Présences ponctuelles les week-ends lors des scrutins d'élections,
* Organisation des congés selon la continuité de service,
* Permis B requis,

Savoirs, savoir-faire et savoir-agir :
* Bonne connaissance de la réglementation funéraire,
* Connaissances souhaitées de la réglementation en matière d'état civil,
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels dédiés (cimetière, état civil, élections ...),
* Respect et application des procédures administratives,
* Qualités rédactionnelles et bonne orthographe,

Savoirs-être :
* Savoir être à l'écoute du public,
* Savoir accueillir les familles en situation de deuil,
* Ponctualité, rigueur, sens de l'organisation,
* Savoir travailler en autonomie tout en ayant l'esprit d'équipe,
* Capacité à prendre des décisions,
* Patience, discrétion et confidentialité,
* Intérêt pour les missions polyvalentes,
* Sens du service public,
* Disponibilité,

Expérience sur un poste équivalent appréciée.