Le Département des Côtes d'Armor recrute un-e Chargé-e d'accueil et de gestion administrative dans le cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux à la Maison du Département de Lannion - Service Ressources.
Sous l'autorité hiérarchique de l'adjointe à la directrice, vous assurez les fonctions de réception physique et téléphonique du public.
Sous l'autorité fonctionnelle du/de la chef-fe de service SASP Trégor Nord, vous assurez le secrétariat administratif en lien avec les coordonnateurs RSA.

Accueil physique et téléphonique du public :
- Assure le premier contact entre l'usager et les services de la collectivité, et donc représente les services du département,
- Oriente les usagers dans les services de la Maison du Département ou auprès des partenaires,
- Veille au respect des règles de bienséance et à la sécurité dans les espaces dédiés au public,
- Assure une vigilance et alerte en cas de difficultés à l'accueil,
- Contribue au bon accueil et à l'animation des espaces d'attente et d'accueil du public,
- Participe aux séances de travail collectif,
- Accompagne et forme les nouveaux arrivants et les stagiaires à l'activité de l'accueil,
- Réception et orientation du courrier.
Le poste nécessite d'assurer des astreintes téléphoniques entre 8h30-12h30/13h30-17h30 en rotation avec l'équipe.

Secrétariat RSA :
- Réalisation des envois mensuels une fois par mois entre le 15 et le 30 du mois,
- Enregistrement des Contrats d’Engagement Réciproque (CER) établis dans Xérus,
- Traitement des parapheurs de notifications des CER,
- Saisie des CER dans Solis et rédaction des courriers adaptés si nécessaire + envoi et copie dossier,
- Préparation des dossiers avant instruction des CER par les coordonnateurs RSA,
- Traitement des parapheurs suite aux instances (Cellule d’Orientation/Commission Locale RSA) avec envoi des courriers et copie dans le dossier ainsi que la mise à jour logiciel Xérus et copie aux travailleurs sociaux,
- Impression des courriers des nouveaux entrants orientés Mission Locale dans Solis et
transmission par email à la Mission Locale, création du dossier avec N° classothèque et copie dossier et classement,
- Impression des CER et fiches de synthèse du Forum des savoirs dans GECO et création des dossiers avec N° classothèque,
- Traitement des orientations Pôle Emploi et Forum des savoirs avec enregistrement dans
Solis, impression du courrier, envoi et copie dossier puis classement,
- Impression des prescriptions ELAN dans GECO et classement dans les dossiers,
- Vérification des dossiers en ressources supérieures et envoi des relances si nécessaire avec saisie Xérus ou clôture des dossiers et archivage,
- Archivage des dossiers clos dans la classothèque en respectant les années de clôture environ 2 fois par an,
- Archivage en fin d’année des Ordres Du Jour et Procès-Verbaux des Cellule d’Orientation/Commission Locale RSA,
- Transmission des dossiers si changement de MdD.

Savoir-faire :
- Capacité à traiter des bases de données
- Aptitude à planifier et respecter des échéances
- Faculté à recouper des données
- Capacités rédactionnelles de base
- Aptitude à travailler en équipe
- Maîtrise des outils de la bureautique
- Aptitude à l’utilisation simultanée de plusieurs logiciels métiers

Savoir-être :
- Discrétion
- Aisance orale
- Réactivité
- Capacité d'adaptation, souplesse
- Curiosité
- Rigueur et méthode
- Maîtrise de soi