Responsable des Affaires Générales
Offre n° O022240408000429
Publiée le 30/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LOUDEAC Cédex
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
31/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
La Mairie de LOUDÉAC recrute H/F un responsable des affaires générales à temps complet (35h/semaine) par voie statutaire, à défaut par voie contractuelle, à compter du 02 septembre 2024.
Placé sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle de la Direction Générale des Services.
Placé sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle de la Direction Générale des Services.
Missions / conditions d'exercice
Missions et principales activités exercées :
• Coordonne les activités du service
• Gère le service et encadre l’équipe du pôle « affaires générales » en lien avec la direction des Ressources Humaines
• En charge de l’Etat-Civil : réceptionne, instruit et rédige les actes d’état civil, délivre les actes d’Etat-Civil, assure la tenue administrative des registres et des livrets de famille, prépare les cérémonies de mariage et de parrainage, enregistre les PACS ...
• Instruit les dossiers de demande de changement de nom et de prénom
• Gère le fichier électoral
• Organise et encadre les élections
• Gère le cimetière : suivi des concessions et des interventions
• Réceptionne et étudie des demandes d’attestation d’accueil
• Assure l’accueil physique et téléphonique du public
• Réceptionne et traite les différents courriers et courriers électroniques des particuliers et des autres collectivités
• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service
• Ordonne et classe les dossiers divers
Management et encadrement de l’équipe du pôle « Affaires générales »
• Encadrer les agents du pôle « Affaires générales « et assurer le suivi et la logistique du service
• Contrôler l’exécution des activités et veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Concevoir et mettre en œuvre des outils de planification et des procédures de contrôle adapté à l'activité du service (procédures, documents, traçabilité)
• Contrôler et évaluer les actions du service
• Organiser l'accueil et l'intégration des agents en lien avec la Direction des Ressources Humaines
• Organiser la vie du service : définir les emplois du temps, les formations, organiser les congés, superviser le suivi des présences et heures supplémentaires, organiser la gestion des absences (arrêts maladies ou AT, congés, RTT, formation)
• Superviser et harmoniser les méthodes de travail
• Motiver les équipes, être force de proposition
• Effectuer l’évaluation annuelle des agents du service
• Analyser, écouter, anticiper, être réactif
• Repérer et réguler les conflits internes au service
• Actualiser l’organigramme et les fiches de postes en lien avec la direction des ressources humaines
• Alerter la Direction Générale des Services et la Direction des Ressources Humaines en cas de difficultés rencontrées avec les agents placés sous sa responsabilité
• Veiller à la sécurité des agents
• Définir les besoins du service et les compétences associées de son service
• Possibilité de définir un projet de service partagé (organisation, missions, ressources)
• Définir les missions, les objectifs prioritaires, les résultats attendus et évaluer leur réalisation
• Animer le dialogue et la concertation au sein du pôle « Affaires générales »
• Communiquer et valoriser en interne les missions et les projets du service
• Assister et assurer les réunions de service et les réunions transversales
• Respecter la législation
• Remonter les informations vers les élus, le DGS
• Assurer une gestion conforme aux directives du directeur général des Services et de l’autorité territoriale
Missions diverses et ponctuelles
• Tenue du standard téléphonique et orientation du public vers les services
• Délivrance de formulaires divers
• Recensement citoyen
• Tenue registre des arrêtés
• Affranchissement du courrier
• Gestion des dossiers divers : vente au déballage, vente en liquidation,
ouverture des commerces le dimanche, ouverture tardive des commerces…
• Coordonne les activités du service
• Gère le service et encadre l’équipe du pôle « affaires générales » en lien avec la direction des Ressources Humaines
• En charge de l’Etat-Civil : réceptionne, instruit et rédige les actes d’état civil, délivre les actes d’Etat-Civil, assure la tenue administrative des registres et des livrets de famille, prépare les cérémonies de mariage et de parrainage, enregistre les PACS ...
• Instruit les dossiers de demande de changement de nom et de prénom
• Gère le fichier électoral
• Organise et encadre les élections
• Gère le cimetière : suivi des concessions et des interventions
• Réceptionne et étudie des demandes d’attestation d’accueil
• Assure l’accueil physique et téléphonique du public
• Réceptionne et traite les différents courriers et courriers électroniques des particuliers et des autres collectivités
• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service
• Ordonne et classe les dossiers divers
Management et encadrement de l’équipe du pôle « Affaires générales »
• Encadrer les agents du pôle « Affaires générales « et assurer le suivi et la logistique du service
• Contrôler l’exécution des activités et veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Concevoir et mettre en œuvre des outils de planification et des procédures de contrôle adapté à l'activité du service (procédures, documents, traçabilité)
• Contrôler et évaluer les actions du service
• Organiser l'accueil et l'intégration des agents en lien avec la Direction des Ressources Humaines
• Organiser la vie du service : définir les emplois du temps, les formations, organiser les congés, superviser le suivi des présences et heures supplémentaires, organiser la gestion des absences (arrêts maladies ou AT, congés, RTT, formation)
• Superviser et harmoniser les méthodes de travail
• Motiver les équipes, être force de proposition
• Effectuer l’évaluation annuelle des agents du service
• Analyser, écouter, anticiper, être réactif
• Repérer et réguler les conflits internes au service
• Actualiser l’organigramme et les fiches de postes en lien avec la direction des ressources humaines
• Alerter la Direction Générale des Services et la Direction des Ressources Humaines en cas de difficultés rencontrées avec les agents placés sous sa responsabilité
• Veiller à la sécurité des agents
• Définir les besoins du service et les compétences associées de son service
• Possibilité de définir un projet de service partagé (organisation, missions, ressources)
• Définir les missions, les objectifs prioritaires, les résultats attendus et évaluer leur réalisation
• Animer le dialogue et la concertation au sein du pôle « Affaires générales »
• Communiquer et valoriser en interne les missions et les projets du service
• Assister et assurer les réunions de service et les réunions transversales
• Respecter la législation
• Remonter les informations vers les élus, le DGS
• Assurer une gestion conforme aux directives du directeur général des Services et de l’autorité territoriale
Missions diverses et ponctuelles
• Tenue du standard téléphonique et orientation du public vers les services
• Délivrance de formulaires divers
• Recensement citoyen
• Tenue registre des arrêtés
• Affranchissement du courrier
• Gestion des dossiers divers : vente au déballage, vente en liquidation,
ouverture des commerces le dimanche, ouverture tardive des commerces…
Profils recherchés
• Maîtrise de la règlementation en matière d’état-civil,
• Maîtrise des techniques de communication,
• Capacité à analyser et gérer rapidement les situations,
• Capacité à s’exprimer clairement et à communiquer avec le public,
• Connaissance des procédures d’urgence,
• Sens de l’organisation,
• Amabilité, tempérance,
• Expérience similaire fortement souhaitée
• Rigueur, discrétion,
• Sens relationnel,
• Capacité à travailler en équipe
• Bonne présentation requise,
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel), logiciels métiers : Berger Levrault
• Maîtrise des techniques de communication,
• Capacité à analyser et gérer rapidement les situations,
• Capacité à s’exprimer clairement et à communiquer avec le public,
• Connaissance des procédures d’urgence,
• Sens de l’organisation,
• Amabilité, tempérance,
• Expérience similaire fortement souhaitée
• Rigueur, discrétion,
• Sens relationnel,
• Capacité à travailler en équipe
• Bonne présentation requise,
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel), logiciels métiers : Berger Levrault
Contact
Contact
0296668500
Informations complémentaires
Transmettre votre candidature (lettre de motivation + CV, dernière position statutaire le cas échéant), à Monsieur le Maire
Service des Ressources Humaines
Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs ou grade de Rédacteur territorial + IFSE + 13ème mois + participation employeur à la garantie maintien de salaire + tickets-restaurants + CNAS.
Service des Ressources Humaines
Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs ou grade de Rédacteur territorial + IFSE + 13ème mois + participation employeur à la garantie maintien de salaire + tickets-restaurants + CNAS.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.