La commune de Doubs (3350 habitants / 9 agents) cherche à compléter son Service administratif en raison d'une démission et d'un départ en retraite prévu fin 2025.
Sous l'autorité du Maire, des Adjoints et du Directeur et au sein du Secrétariat communal (3 agents en tout), vous aurez à intervenir dans quasiment toutes les missions dans le cadre d'un poste évolutif détaillé plus bas.

Temps non-complet 31,5/35ème, comprenant des matinées à l'Agence Postale communale.
Travail 1 samedi matin sur 4 (9h-12h) et après-midi pour les mariages.

Rémunération statutaire + IFSE + CIA + CNAS. Congés: 30 jours par an.

Préambule :
Suite à la démission d’un agent et dans l’optique d’un départ en retraite en novembre 2025, la commune de Doubs cherche à recruter un agent polyvalent du Secrétariat. La présente annonce concerne un poste évolutif, qui verra l’exercice dans un premier temps des missions décrite à la partie n°1 avec en parallèle, à travers une formation interne et externe, une évolution vers une autre fonction décrite en partie n°2.

Partie n°1 :
Missions principales :
- Élections : gestion des listes électorales, Commission de contrôle des listes électorales, REU, Elire, organisation, dépouillement des scrutins.
- Agence Postale Communale (3 matinées par semaine) : ventes, courrier, colis, gestion de caisse, des fonds et du stock.
- Dispositif de recueil CNI – Passeport (X après-midi par semaine) : accueil des usagers, recueil des dossiers, remise des titres.
- Relations avec les associations : occupation des locaux, demandes et versements des subventions, demandes spécifiques (matériels, buvettes, salles, sécurité...).
- Secrétariat administratif : messagerie papier et électronique…
Activités secondaires:
- Cérémonies patriotiques, manifestations festives communales.
- Achats courants : fournitures administratives, produits d'entretien...
- Relations avec entreprises de la commune : vente au déballage, travail dominical...
- Secrétariat : rédaction de courriers, mission d'accueil, standard.
- Etat-civil : décès, reconnaissance, dossiers de mariages, PACS, mentions...
Activités occasionnelles : accueil physique et téléphonique, réception des dossiers d’urbanisme.

Partie n°2 :
Missions principales :
- Gestion des paies et indemnités, acquittement des charges sociales et patronales, état N-1, déclaration DSN.
- Ressources humaines: suivi des arrêts de travail, indemnisations, bilan social.
- Finances / comptabilité : dépenses d’investissement, encaissement des recettes, écritures d’amortissement, déclaration de la TVA, suivi de la taxe d'aménagement, des budgets annexes (Bois et Champ photovoltaïque), de la dette, des amortissements.
- Gestion de l’actif et de l’inventaire.
- Transmission budgétaire : saisie informatique des documents budgétaires et transmissions.
- Domaine funéraire : gestion des concessions, caveaux, cavurnes et columbariums.
- Suivi des logements, garages et jardins communaux, des baux ruraux et conventions d'occupation.
- Agence Postale Communale (1 matinée par semaine).
- Dispositif de recueil CNI – Passeport (1 après-midi par semaine) : accueil des usagers, recueil des dossiers, remise des titres.
- Suivi des dérogations scolaires.
Activités secondaires:
- Etat-civil : décès, reconnaissance, dossiers de mariages, PACS, mentions... Préparation du registre.
- Dispositif Aidants Connect.
- Suivi des dépenses fournitures scolaires.
- Redevance d'occupation du domaine public.
- Recensements militaire et quinquennal.
- Secrétariat de l'ASA: rôle des cotisations, saisie budgétaire, comptabilité.

SAVOIRS FAIRE
- Connaissance du métier de Secrétariat de Mairie avec coloration sur la comptabilité, les paies et le domaine électoral.
- Connaissance du logiciel E-Magnus de Berger-Levrault.

SAVOIRS ETRE
- Sens de l'organisation et autonomie.
- Relationnel de qualité avec les divers publics.
- Efficacité et polyvalence.