[AGENCE INTERIM] Secrétaire administrative
Offre n° O025260302000402
Publiée le 02/03/2026
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
50 avenue wilson, Chalezeule (Doubs (25))
Poste à pourvoir le
08/03/2026
Date limite de candidature
08/03/2026
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
21 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Centre de Gestion du Doubs soutient les collectivités et établissements publics du Doubs dans leurs besoins de recrutement.
En ce sens, cette offre peut vous intéresser!
Nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) EXPERIMENTÉ(E) pour la commune de CHALEZEULE.
Poste à temps complet.
Horaires proposés:
Lundi , mardi, mercredi, jeudi et vendredi: de 8h00-12h00 et de 14h00-17h00
Remplacement prévu jusqu'au 27 mars 2026.
En ce sens, cette offre peut vous intéresser!
Nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) EXPERIMENTÉ(E) pour la commune de CHALEZEULE.
Poste à temps complet.
Horaires proposés:
Lundi , mardi, mercredi, jeudi et vendredi: de 8h00-12h00 et de 14h00-17h00
Remplacement prévu jusqu'au 27 mars 2026.
Missions / conditions d'exercice
Vous aurez à gérer:
-Accueil téléphonique.
-Accueil physique.
- Secrétariat général hors comptabilité et RH:
-Gestion du courrier départ (enregistrement, envoi, classement de copie).
-Gestion du courrier arrivé le mercredi (enregistrement).
-Gestion de la boîte mails concernant mes missions propres et de tous les mails le mercredi : diffusion / traitement / classement.
- Urbanisme :
-Enregistrement des dossiers sous oxalis, établissement des fiches « classeur » / affichage / classement / suivi et gestion des dossiers / traitement des décisions : DP / PC / AT / CUb.
-Instructeur : GBM ADS pour les PC / DP / AT / CUb.
-Enregistrement et instruction des dossiers AP (demande d'enseigne) / rédaction des arrêtés / classement.
-Enregistrement et suivi / gestion des DIA commune.
-Enregistrement DIA GBM et EPF / transmission.
-Renseignements cadastre.
- Etat civil :
-Copie d'actes
-Duplicata livret de famille
-Rédaction des actes d'état civil
-Tables annuelles et décennales
-PACS
-Baptême républicain
-Recensement militaire
-Attestation d'accueil
- Affouage :
-Affiche / tableau des inscriptions et suivi de l'état de l'exploitation par les affouagistes en collaboration avec l'Adjoint au Maire délégué.
- Recensement militaire :
-Etat trimestriel.
- Rédaction et mise en forme des divers courriers / des convocations.
- Communication :
-Envoi village infos par mail au CM / aux présidents des associations chalezeuloises et aux Elus / Maires du secteur EST
- Elections :
-Réception des demandes d'inscription au guichet.
- Cimetière :
-Information sur une concession et demande de concession .
- Etablissements Recevant du Public :
-Gestion et suivi des dossiers : convocation / diffusion / notification du PV / rapport et diffusion / classement dossier
- Rédaction des arrêtés autorisant l'ouverture au public d'un ERP (catégorie 1 à 4) / notification / transmission / classement dossier et registre / affichage.
- Planning de la salle de la maison commune et de la salle « Espace Aux Jardins » :
-Gestion des demandes en collaboration avec Mme Maire (conseillère municipale déléguée) / réponse / tenue du planning / retour des chèques de caution.
-Suivi et demande de la réception des attestations d'assurance aux associations utilisatrices / classement.
- Déclaration des manifestations en Préfecture :
-Transmission en Préfecture / Gendarmerie
- Classement.
- Gestion administrative du C.C.A.S. :
-Réunion du C.A. : convocation / préparation de la séance / rédaction des délibérations et du compte-rendu / diffusion / classement classeur - dossier et registre / courrier...
-Demande d'aide financière : gestion des demandes à réception du rapport social.
-Dossier d'obligation alimentaire : convocation obligé alimentaire / retour dossier / notification décision / classement.
-Arbre de naissance des enfants : courrier / classement.
-Gestion de l'organisation du repas des aînés : invitations / listing réponse / passation des commandes.
-Accueil téléphonique.
-Accueil physique.
- Secrétariat général hors comptabilité et RH:
-Gestion du courrier départ (enregistrement, envoi, classement de copie).
-Gestion du courrier arrivé le mercredi (enregistrement).
-Gestion de la boîte mails concernant mes missions propres et de tous les mails le mercredi : diffusion / traitement / classement.
- Urbanisme :
-Enregistrement des dossiers sous oxalis, établissement des fiches « classeur » / affichage / classement / suivi et gestion des dossiers / traitement des décisions : DP / PC / AT / CUb.
-Instructeur : GBM ADS pour les PC / DP / AT / CUb.
-Enregistrement et instruction des dossiers AP (demande d'enseigne) / rédaction des arrêtés / classement.
-Enregistrement et suivi / gestion des DIA commune.
-Enregistrement DIA GBM et EPF / transmission.
-Renseignements cadastre.
- Etat civil :
-Copie d'actes
-Duplicata livret de famille
-Rédaction des actes d'état civil
-Tables annuelles et décennales
-PACS
-Baptême républicain
-Recensement militaire
-Attestation d'accueil
- Affouage :
-Affiche / tableau des inscriptions et suivi de l'état de l'exploitation par les affouagistes en collaboration avec l'Adjoint au Maire délégué.
- Recensement militaire :
-Etat trimestriel.
- Rédaction et mise en forme des divers courriers / des convocations.
- Communication :
-Envoi village infos par mail au CM / aux présidents des associations chalezeuloises et aux Elus / Maires du secteur EST
- Elections :
-Réception des demandes d'inscription au guichet.
- Cimetière :
-Information sur une concession et demande de concession .
- Etablissements Recevant du Public :
-Gestion et suivi des dossiers : convocation / diffusion / notification du PV / rapport et diffusion / classement dossier
- Rédaction des arrêtés autorisant l'ouverture au public d'un ERP (catégorie 1 à 4) / notification / transmission / classement dossier et registre / affichage.
- Planning de la salle de la maison commune et de la salle « Espace Aux Jardins » :
-Gestion des demandes en collaboration avec Mme Maire (conseillère municipale déléguée) / réponse / tenue du planning / retour des chèques de caution.
-Suivi et demande de la réception des attestations d'assurance aux associations utilisatrices / classement.
- Déclaration des manifestations en Préfecture :
-Transmission en Préfecture / Gendarmerie
- Classement.
- Gestion administrative du C.C.A.S. :
-Réunion du C.A. : convocation / préparation de la séance / rédaction des délibérations et du compte-rendu / diffusion / classement classeur - dossier et registre / courrier...
-Demande d'aide financière : gestion des demandes à réception du rapport social.
-Dossier d'obligation alimentaire : convocation obligé alimentaire / retour dossier / notification décision / classement.
-Arbre de naissance des enfants : courrier / classement.
-Gestion de l'organisation du repas des aînés : invitations / listing réponse / passation des commandes.
Profils recherchés
EXPERIENCE(S) EN SECRETARIAT DE MAIRIE INDISPENSABLE.
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- SAVOIR ÊTRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
Logiciels à maîtriser:
- Logiciel berger Levrault - relatons citoyens
- Oxalis / GNAU
- Actes (Préfecture)
- Word / Excel
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- SAVOIR ÊTRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
Logiciels à maîtriser:
- Logiciel berger Levrault - relatons citoyens
- Oxalis / GNAU
- Actes (Préfecture)
- Word / Excel
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Postulez en cliquant sur le lien de candidature ci-dessous:
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.