Assistant gestion administrative (H/F)
Offre n° O025260306000542
Publiée le 11/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
7 Rue de Mi-Cour, Baume-les-Dames (Doubs (25))
Poste à pourvoir le
01/05/2026
Date limite de candidature
10/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Situé au coeur de la vallée du Doubs, le siège de la Communauté de Communes Doubs Baumois se trouve à Baume les Dames, ville dynamique desservie par une gare et un accès autoroutier à 5 minutes.
Etendue sur un territoire de 58 communes, la CC Doubs Baumois est une intercommunalité en développement constant depuis 2017 (transferts de compétences d'envergure).
Aujourd'hui elle gère de nombreux services à la population tels que le service scolaire, le service petite enfance/enfance/jeunesse, la collecte des déchets ménagers, le développement économique, l'assainissement et l'eau.
L'accueil de loisirs de Baume les Dames, service géré en régie directe de la Communauté de Communes Doubs Baumois, s'occupe de la prise en charge des enfants scolarisés de 3 à 11 ans sur les temps périscolaires et méridiens ainsi que sur les mercredis et les vacances scolaires.
C'est un accueil de loisirs de 350 mineurs de 3 à 11 ans : 1 direction maternelle, 1 direction élémentaire.
50 à 130 enfants en périscolaire, 350 enfants en restauration scolaire, environ 50 enfants en extrascolaire.
Equipe actuelle composée de 2 directrices, 2 adjoints, 1 assistante de gestion administrative et 30 à 40 agents.
Les bureaux de l'accueil de loisirs se trouvent au sein du groupe scolaire/périscolaire de Monts et Vallées à Baume les Dames
L’accueil de loisirs recherche un assistant de gestion administrative (H/F) dont le rôle sera d'accueillir, orienter et inscrire le public aux différents services tout en assistant l'équipe de direction, composée de 4 personnes, dans l'organisation du service.
Etendue sur un territoire de 58 communes, la CC Doubs Baumois est une intercommunalité en développement constant depuis 2017 (transferts de compétences d'envergure).
Aujourd'hui elle gère de nombreux services à la population tels que le service scolaire, le service petite enfance/enfance/jeunesse, la collecte des déchets ménagers, le développement économique, l'assainissement et l'eau.
L'accueil de loisirs de Baume les Dames, service géré en régie directe de la Communauté de Communes Doubs Baumois, s'occupe de la prise en charge des enfants scolarisés de 3 à 11 ans sur les temps périscolaires et méridiens ainsi que sur les mercredis et les vacances scolaires.
C'est un accueil de loisirs de 350 mineurs de 3 à 11 ans : 1 direction maternelle, 1 direction élémentaire.
50 à 130 enfants en périscolaire, 350 enfants en restauration scolaire, environ 50 enfants en extrascolaire.
Equipe actuelle composée de 2 directrices, 2 adjoints, 1 assistante de gestion administrative et 30 à 40 agents.
Les bureaux de l'accueil de loisirs se trouvent au sein du groupe scolaire/périscolaire de Monts et Vallées à Baume les Dames
L’accueil de loisirs recherche un assistant de gestion administrative (H/F) dont le rôle sera d'accueillir, orienter et inscrire le public aux différents services tout en assistant l'équipe de direction, composée de 4 personnes, dans l'organisation du service.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
* Accueillir, orienter, renseigner et inscrire aux différents services le public:
- accueillir le public avec amabilité,
- prendre des messages,
- dispatcher les informations sur les différents services,
- prendre les inscriptions,
- conseiller les usagers et les agents sur les procédures.
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service:
- saisir les dossiers d'inscriptions sur le logiciel de gestion,
- gérer les inscriptions depuis le portail familles,
- effectuer les commandes de repas.
* Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses missions:
- actualisation QF Caf (2 fois/an),
- édition des attestations fiscales,
- élaboration les factures aux familles.
* Assister l'équipe de direction dans l'organisation du travail administratif du service:
- gestion des ressources humaines : assister l'équipe de direction dans la gestion et le suivi des remplacements;
- gestion comptable : préparer les bons de commande en lien avec les responsables, traiter les factures (contrôle, ventilation et transmission en comptabilité).
* Réaliser des travaux bureautiques :
- prendre des notes et mettre en forme tous type de courrier, mail,
- réaliser les documents d'inscriptions, de suivi concernant les services de l'accueil de loisirs,
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- mise à jour RGPD.
* Assurer de la communication :
- gérer la communication sur le portail familles : mise en ligne des plaquettes, publications, événements, photos, etc.;
- élaborer, en lien avec l'équipe de direction, les plaquettes et affiches pour chaque période de vacances, fêtes de fin d'année;
- élaborer les supports de communication pour la rentrée scolaire : plaquettes, affiches, dossiers d'inscriptions, etc.
* Accueillir, orienter, renseigner et inscrire aux différents services le public:
- accueillir le public avec amabilité,
- prendre des messages,
- dispatcher les informations sur les différents services,
- prendre les inscriptions,
- conseiller les usagers et les agents sur les procédures.
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service:
- saisir les dossiers d'inscriptions sur le logiciel de gestion,
- gérer les inscriptions depuis le portail familles,
- effectuer les commandes de repas.
* Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses missions:
- actualisation QF Caf (2 fois/an),
- édition des attestations fiscales,
- élaboration les factures aux familles.
* Assister l'équipe de direction dans l'organisation du travail administratif du service:
- gestion des ressources humaines : assister l'équipe de direction dans la gestion et le suivi des remplacements;
- gestion comptable : préparer les bons de commande en lien avec les responsables, traiter les factures (contrôle, ventilation et transmission en comptabilité).
* Réaliser des travaux bureautiques :
- prendre des notes et mettre en forme tous type de courrier, mail,
- réaliser les documents d'inscriptions, de suivi concernant les services de l'accueil de loisirs,
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- mise à jour RGPD.
* Assurer de la communication :
- gérer la communication sur le portail familles : mise en ligne des plaquettes, publications, événements, photos, etc.;
- élaborer, en lien avec l'équipe de direction, les plaquettes et affiches pour chaque période de vacances, fêtes de fin d'année;
- élaborer les supports de communication pour la rentrée scolaire : plaquettes, affiches, dossiers d'inscriptions, etc.
Profils recherchés
Formation supérieure en gestion administrative
Expérience en accueil et gestion administrative exigée
Expérience du logiciel Dominoweb 2 serait un plus
SAVOIR :
- Règle de l'expression orale et écrite de qualité;
- Techniques de secrétariat, notions d'organisation et de gestion du temps de travail;
- Procédures du service;
- Logiciel bureautique;
- Cadre réglementaire régissant les établissements accueillant du public (jeune enfant, mineur et jeune adulte);
- Réglementation sur la protection des mineurs et instructions et recommandations départementales ;
- Réglementation relative à l'organisation d'accueil de jeunes et la mise en oeuvre d'activités.
SAVOIR-FAIRE :
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes;
- Appliquer les règles de communication et de protocole;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions;
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations;
- S'adapter aux publics de cultures différentes;
- Adapter son intervention aux différents publics.
SAVOIR ETRE :
- Sens de la hiérarchie;
- Sens du travail en équipe;
- Sens des relations avec les équipes, les usagers et les acteurs éducatifs (directeurs d'école et enseignants);
- Sens du service public;
- Sens de la relation aux équipes;
- Sens pédagogique, relation à l'enfant et aux parents, attitude éducative;
- Autonomie dans le travail tout en rendant compte;
- Disponibilité/Réactivité;
- Rigueur.
Expérience en accueil et gestion administrative exigée
Expérience du logiciel Dominoweb 2 serait un plus
SAVOIR :
- Règle de l'expression orale et écrite de qualité;
- Techniques de secrétariat, notions d'organisation et de gestion du temps de travail;
- Procédures du service;
- Logiciel bureautique;
- Cadre réglementaire régissant les établissements accueillant du public (jeune enfant, mineur et jeune adulte);
- Réglementation sur la protection des mineurs et instructions et recommandations départementales ;
- Réglementation relative à l'organisation d'accueil de jeunes et la mise en oeuvre d'activités.
SAVOIR-FAIRE :
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes;
- Appliquer les règles de communication et de protocole;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions;
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations;
- S'adapter aux publics de cultures différentes;
- Adapter son intervention aux différents publics.
SAVOIR ETRE :
- Sens de la hiérarchie;
- Sens du travail en équipe;
- Sens des relations avec les équipes, les usagers et les acteurs éducatifs (directeurs d'école et enseignants);
- Sens du service public;
- Sens de la relation aux équipes;
- Sens pédagogique, relation à l'enfant et aux parents, attitude éducative;
- Autonomie dans le travail tout en rendant compte;
- Disponibilité/Réactivité;
- Rigueur.
Contact et modalités de candidature
Contact
0381847590
Informations complémentaires
Fermeture des bureaux aux vacances de Noël et les 3ères semaines d’août.
Horaires fixes : organisation sur 5 jours (8h30-12h30 / 14h-17h)
Avantages liés au poste:
- RIFSEEP;
- CNAS;
- Participation forfaitaire de l’employeur à la protection sociale complémentaire (contrats groupes pour la prévoyance et la santé)
- Ticket mobilité ou prise en charge des frais de transports publics à hauteur de 75% (si conditions remplies).
Candidature en ligne, via emploi territorial (CV + lettre de motivation obligatoire) avant le 10/04/2026, date
limite de candidature.
Pour les agents titulaires de la Fonction Publique, merci de joindre votre dernier arrêté de situation à votre candidature.
Horaires fixes : organisation sur 5 jours (8h30-12h30 / 14h-17h)
Avantages liés au poste:
- RIFSEEP;
- CNAS;
- Participation forfaitaire de l’employeur à la protection sociale complémentaire (contrats groupes pour la prévoyance et la santé)
- Ticket mobilité ou prise en charge des frais de transports publics à hauteur de 75% (si conditions remplies).
Candidature en ligne, via emploi territorial (CV + lettre de motivation obligatoire) avant le 10/04/2026, date
limite de candidature.
Pour les agents titulaires de la Fonction Publique, merci de joindre votre dernier arrêté de situation à votre candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.