Activités

Accueil public :

- Assurer l’accueil téléphonique physique et téléphonique du public du CIAS Loue Lison
- Identifier, qualifier la demande et faire une première évaluation du besoin et/ou de la situation d’urgence
- Planifier les rendez-vous et les réunions d’équipe internes
- Renseigner les usagers sur les démarches administratives simples
- Orienter vers les professionnels et partenaires compétents
- Effectuer les saisies sur le logiciel métier

Organisation des réunions partenariales :

- Planifier les réunions : réserver les dates, horaires et salles en lien avec les partenaires.
- Gérer les invitations : préparer et diffuser les convocations, invitations et ordres du jour.
- Assurer le suivi des participants : recueillir les confirmations de présence et actualiser la liste des participants.
- Préparer la salle : organiser l’espace, installer les tables et les chaises et prévoir les équipements nécessaires.
- Préparer les supports : imprimer les documents utiles, préparer les dossiers et la feuille d’émargement.
- Organiser l’accueil : accueillir les participants, les orienter et faciliter leur installation.
- Assurer la logistique : prévoir les fournitures, le matériel informatique et, si nécessaire, les boissons et collations.
- Assurer le suivi administratif : récupérer les feuilles d’émargement, classer les documents et actualiser les listes de présence.
- Diffuser les suites de réunion : transmettre les comptes rendus, documents et informations utiles selon les consignes du responsable.
- Remettre la salle en état : ranger le matériel et vérifier que l’espace est propre et fonctionnel.

Gestion administrative :

- Rédiger les comptes-rendus de réunions internes
- Enregistrer et suivre les demandes d’aide légale (dossiers d’aide sociale et d’obligation alimentaire) ;
- Gérer les courriers (entrant et sortant), les mails
- Renseigner l’outil de suivi mensuel du lien partenarial
- Etablir les statistiques globales du service (suivi de l’activité trimestrielle et bilan annuel)
- Gérer et mettre à jour de la domiciliation (renouvellement, résiliations et mises à jour)
- Enregistrer les demandes de subventions (envoi, suivi, relances)
- Assurer la mise à jour trimestrielle des aides à la téléassistance
- Commande et suivi des fournitures bureautiques

Gestion administration du CIAS :

- Contribuer à la préparation des Conseils d’Administration ; appui à la rédaction les supports (Pré-rapport, procès-verbal, délibérations) ;
- Créer les supports de présentation ;

Gestion projets :

- Contribuer à l’élaboration de l’Analyse des Besoins Sociaux du territoire
- Participer et s’impliquer dans les différents projets de prévention et de développement social
- Répondre à des appels à projets
- Animer les manifestations hors les murs.

Gestion de la communication du service :

- Anticiper les fermetures : recenser les dates prévisibles (jours fériés, ponts, réunions, contraintes de personnel).
- Informer les usagers : préparer et diffuser les communications (affichage, site internet, courriels).
- Informer les partenaires : transmettre les dates de fermeture aux services et organismes concernés
- Mettre à jour les outils de communication : modifier les horaires affichés, les messages téléphoniques et les réponses automatiques.
- Gérer les changements de dernière minute : diffuser rapidement les rectificatifs et informer les personnes concernées
- Élaboration d’outils de communication : diaporama, cartes visites, courriers type… ;
- Mise à jour annuel du Mémo des Services de Santé et de Solidarité ;
- Participation active aux différentes réunions et instances partenariales ;

Travail en réseau et continuité de service

- Collaborer avec les travailleurs sociaux du service.
- Entretenir les relations avec les partenaires institutionnels et associatifs.
- Participer à la circulation des informations utiles au suivi des demandes.
- Contribuer à l’amélioration de la qualité de l’accueil et des procédures internes.


Moyens : Outils informatiques, Logiciel métier