Assistant administratif QVT (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O026230401020564
Publiée le 27/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Place Jacques Brel, Valence (Drôme (26))
Poste à pourvoir le
03/07/2023
Date limite de candidature
27/05/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Commune des Relations Humaines de Valence Romans Agglo, sous l'autorité de la responsable du service Qualité de Vie au Travail vous :
* Planifiez les visites médicales, apporte une aide à leur réalisation et assure des missions d'ordre administratif et logistique
* Apportez une aide permanente au service QVT par la réalisation de missions et de tâches d'ordre administratif, financier, et d'accueil
* Organisez, traitez et gérez des informations (bibliothèque de documentations et veille sur l'actualité professionnelle et de l'activité)
* Planifiez les visites médicales, apporte une aide à leur réalisation et assure des missions d'ordre administratif et logistique
* Apportez une aide permanente au service QVT par la réalisation de missions et de tâches d'ordre administratif, financier, et d'accueil
* Organisez, traitez et gérez des informations (bibliothèque de documentations et veille sur l'actualité professionnelle et de l'activité)
Missions / conditions d'exercice
Gestion des visites médicales
- Planifie des visites médicales en fonction des dates de visites fixées, rédige et adresse les convocations afférentes aux agents
- Réalise l'accueil téléphonique des agents
- Recueille les avis médicaux, en assure la diffusion aux personnes concernées ainsi que le classement
- Mise à jour des différents supports
- Développe et met en œuvre des tableaux de bord d'activités, états à des fins statistiques
- Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers, les diffuse éventuellement
Gestion administrative
- Gère les courriers " arrivée/départ " : collecte, ouverture, tri, distribution et suivi des parapheurs.
- Rédaction et gestion des courriers, documents afférents à l'activité en lien avec le temps partiel thérapeutique
- Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers, en assure la diffusion ainsi que le classement et l'archivage
- Assure la préparation administrative de réunions et en suit la logistique (réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents, ordre du jour...) notamment dans le cadre de la F3SCT
- Réalise des statistiques.
- Elabore des indicateurs de gestion et des tableaux de bord.
- Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et gère des supports de communication : panneaux d'affichage, mise sous pli, envoi de documents.
Missions comptables / financières
- Etablit des bons de commande.
- Traite, coordonne et suit : les recettes, subventions, dépenses, mandatements...
- Saisit, met en forme et vérifie des données d'ordre comptable et financier.
- Relève les anomalies éventuelles et a un rôle d'alerte.
- Suit divers budgets (Ville et Agglo).
- Gère et paye les factures relevant du domaine du service.
- Participe à la préparation et à l'élaboration des budgets et assure le suivi de l'exécution, le contrôle et la clôture.
Accueil et Partenariat
- Accueille, renseigne et oriente les différents interlocuteurs (notamment les agents, services, organismes, en lien avec les thématiques du service) sur place ou par téléphone.
- Analyse les demandes, identifie les besoins, apporte une réponse adaptée et/ou donne les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité, et fait le relais auprès des différents membres du service, de la direction, voire des élus.
- Assure le suivi des relations avec les tiers : associations, administrations, directions, services, agents, divers partenaires extérieurs, etc...
Soutien à l'organisation logistique et technique du service
- Référent CHRONOTIME (logiciel de gestion du temps) le cas échéant
- Assure, le cas échéant, la tenue et la diffusion des documents issus du système documentaire
- Centralise les demandes informatiques (dépannages, demandes nouvelles d'équipements) le cas échéant
- Planifie des visites médicales en fonction des dates de visites fixées, rédige et adresse les convocations afférentes aux agents
- Réalise l'accueil téléphonique des agents
- Recueille les avis médicaux, en assure la diffusion aux personnes concernées ainsi que le classement
- Mise à jour des différents supports
- Développe et met en œuvre des tableaux de bord d'activités, états à des fins statistiques
- Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers, les diffuse éventuellement
Gestion administrative
- Gère les courriers " arrivée/départ " : collecte, ouverture, tri, distribution et suivi des parapheurs.
- Rédaction et gestion des courriers, documents afférents à l'activité en lien avec le temps partiel thérapeutique
- Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers, en assure la diffusion ainsi que le classement et l'archivage
- Assure la préparation administrative de réunions et en suit la logistique (réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents, ordre du jour...) notamment dans le cadre de la F3SCT
- Réalise des statistiques.
- Elabore des indicateurs de gestion et des tableaux de bord.
- Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et gère des supports de communication : panneaux d'affichage, mise sous pli, envoi de documents.
Missions comptables / financières
- Etablit des bons de commande.
- Traite, coordonne et suit : les recettes, subventions, dépenses, mandatements...
- Saisit, met en forme et vérifie des données d'ordre comptable et financier.
- Relève les anomalies éventuelles et a un rôle d'alerte.
- Suit divers budgets (Ville et Agglo).
- Gère et paye les factures relevant du domaine du service.
- Participe à la préparation et à l'élaboration des budgets et assure le suivi de l'exécution, le contrôle et la clôture.
Accueil et Partenariat
- Accueille, renseigne et oriente les différents interlocuteurs (notamment les agents, services, organismes, en lien avec les thématiques du service) sur place ou par téléphone.
- Analyse les demandes, identifie les besoins, apporte une réponse adaptée et/ou donne les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité, et fait le relais auprès des différents membres du service, de la direction, voire des élus.
- Assure le suivi des relations avec les tiers : associations, administrations, directions, services, agents, divers partenaires extérieurs, etc...
Soutien à l'organisation logistique et technique du service
- Référent CHRONOTIME (logiciel de gestion du temps) le cas échéant
- Assure, le cas échéant, la tenue et la diffusion des documents issus du système documentaire
- Centralise les demandes informatiques (dépannages, demandes nouvelles d'équipements) le cas échéant
Profils recherchés
Techniques mises en œuvre :
- Techniques liées à l'accueil physique et téléphonique,
- Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage...
- Techniques liées au secrétariat : prise de note, mailing...
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Techniques et capacités rédactionnelles,
- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques (Word, Excel, Power Point, Acropolis, ...),
- Techniques liées à la messagerie électronique et à Internet,
Connaissances
- Connaissance des principales règles comptables, et des principes de gestion du budget et de la comptabilité publique,
- Connaissances du cadre réglementaire de son domaine d'intervention et de l'environnement juridique des collectivités territoriales,
- Connaissances des notions réglementaires et techniques dans l'activité du service et de l'environnement du poste : services, directions et leur organisation ainsi que différents interlocuteurs et partenaires extérieurs,
- Connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la médecine professionnelle
- Techniques liées à l'accueil physique et téléphonique,
- Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage...
- Techniques liées au secrétariat : prise de note, mailing...
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Techniques et capacités rédactionnelles,
- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques (Word, Excel, Power Point, Acropolis, ...),
- Techniques liées à la messagerie électronique et à Internet,
Connaissances
- Connaissance des principales règles comptables, et des principes de gestion du budget et de la comptabilité publique,
- Connaissances du cadre réglementaire de son domaine d'intervention et de l'environnement juridique des collectivités territoriales,
- Connaissances des notions réglementaires et techniques dans l'activité du service et de l'environnement du poste : services, directions et leur organisation ainsi que différents interlocuteurs et partenaires extérieurs,
- Connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la médecine professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0475792515
Informations complémentaires
Conditions de recrutement et avantages :
- Poste à temps complet
- Poste basé à Valence - Place Jacques BREL
- Poste permanent ouvert à tous les fonctionnaires, sinon aux contractuels (CDD d'un an, renouvelable) cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (C)
- Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
- Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
- Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
- Adhésion de la collectivité au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles.
Informations complémentaires :
- Anne-Sophie MARTIN, Cheffe de service Qualité de Vie au Travail - anne-sophie.martin@valenceromansagglo.fr
- Sarah COURTHIAL, Chargée de recrutement et mobilité : 04 75 79 25 15 ou sarah.courthial@valenceromansagglo.fr
Si cette offre vous intéresse, merci de nous transmettre votre CV ainsi que votre lettre de motivation en utilisant le lien dédié à cet effet.
Date limite de candidature : 27/05/23
- Poste à temps complet
- Poste basé à Valence - Place Jacques BREL
- Poste permanent ouvert à tous les fonctionnaires, sinon aux contractuels (CDD d'un an, renouvelable) cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (C)
- Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
- Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
- Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
- Adhésion de la collectivité au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles.
Informations complémentaires :
- Anne-Sophie MARTIN, Cheffe de service Qualité de Vie au Travail - anne-sophie.martin@valenceromansagglo.fr
- Sarah COURTHIAL, Chargée de recrutement et mobilité : 04 75 79 25 15 ou sarah.courthial@valenceromansagglo.fr
Si cette offre vous intéresse, merci de nous transmettre votre CV ainsi que votre lettre de motivation en utilisant le lien dédié à cet effet.
Date limite de candidature : 27/05/23
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.