Secrétaire du Maire et de la DG
Offre n° O026240329001304
Publiée le 29/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ETOILE-SUR-RHONE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
30/04/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant temporairement suite à un temps partiel
Durée de la mission
9 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous. Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas, et la rédaction d’actes administratifs.
Missions / conditions d'exercice
SECRETARIAT DU MAIRE
- Gestion de l’agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE
- Gestion du courrier : enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
- Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Accueil téléphonique, gestion de l’agenda de la DGS et prise de message
- Classement et archivage
MISSIONS DE CABINET
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o RDV et réceptions du maire
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l’organisation des vœux à la population
- Gestion de l’agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE
- Gestion du courrier : enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
- Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Accueil téléphonique, gestion de l’agenda de la DGS et prise de message
- Classement et archivage
MISSIONS DE CABINET
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o RDV et réceptions du maire
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l’organisation des vœux à la population
Profils recherchés
COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la formation et l’expérience professionnelles)
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste)
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
- Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste)
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
- Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre
Contact
Contact
0475606958
Informations complémentaires
Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en œuvre de gestion de crise (neige, inondation…).
Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).
Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.