La Roche de Glun est une commune de près de 3500 habitants (30 agents). Elle offre un cadre de travail agréable et un environnement préservé. Petite ville de verdure au bord du Rhône, elle dispose de tous les commerces essentiels à proximité, de deux écoles publiques (maternelle et élémentaire), ainsi que des services périscolaires : 2 restaurants scolaires et 2 garderies matin et soir.
La commune est proche des sorties d'autoroute (Tain l'Hermitage et Bourg les Valence), de la N7 et de la gare TGV (Valence-Alixan).
Les missions du Chargé d’accueil / Secrétariat Polyvalent sont importantes pour la commune. En effet, les administrés se font une image de la collectivité en fonction de l'accueil, de la compréhension de leur problématique et des solutions apportées par cet agent.
L'agent polyvalent devra donc être porteur des valeurs du service public entendu comme un service apporté au public.
Il/elle devra mettre en œuvre ses capacités d'organisation, de synthèse et de gestion des priorités pour mener à bien ses missions. Il/elle saura trouver le bon interlocuteur pour transmettre les demandes qui lui parviennent, tout en conservant la discrétion professionnelle qui est primordiale sur ce poste.

Sous la responsabilité du Maire et de la DGS, vous êtes en charge de l’accueil et du secrétariat polyvalent de la Mairie.

Accueil / secrétariat
- Accueil physique et standard téléphonique
- Gestion des mails entrants et réponse ou transmission aux services concernés
- Enregistrement de tout courrier arrivé dans la GED, affranchissement du courrier départ et remise à la poste entre 11h45 et 12h00 (la poste
- Secrétariat (à la demande des élus ou de la DGS : création et suivi de tableurs excel, mise en forme de courriers, etc)
- Gestion des demandes de recensement militaire, attestations d'accueil et d'hébergement, remise des cartes de déchetterie, etc.
- Effectuer l’accueil du CCAS (principalement donner des renseignements sur les aides sociales)

Secrétariat / Logistique
- Tenue des plannings de réservation des salles et du prêt de matériel
- Gestion des réservations du minibus communal prêté aux associations et réalisation des états des lieux de départ et de retour du minibus
- Gestion des locations de salles municipales payantes : établissement des contrats de location et des formulaires d'état des lieux (ces derniers étant réalisés par le service technique)
- Gestion et réception des commandes (fournitures administratives et d'entretien principalement), des stocks et de l’intendance
- Signalement en ligne des réseaux défectueux (éclairage public, téléphonie, informatique, etc)
- Commande quotidienne des repas cantine et suivi des réservations de la garderie
- Réalisation des photocopies demandées par les administrés et encaissement des paiements
- A partir de septembre réalisation de l'appel dans les classes élémentaires (école située à 2 min à pied de la Mairie) chaque matin pour vérifier le nombre de demi-pensionnaires

Réglementaire
- Tamponner les documents liés à la légalisation de signature et à la certification conforme
- Mise à jour des affichages réglementaires, panneau des associations, manifestations, gestion du panneau électronique

Missions annexes
- Mise à jour du classeur de procédures détaillant les missions relevant du poste d'accueil (au fil des évolutions)
- Ponctuellement : remplacement de l'agent en charge de l’état civil et de l’urbanisme (au moyen des fiches de procédure existantes (permettant d'intervenir en dépannage sur des tâches précises sans disposer des connaissances métier)
- Réaliser les copies d’actes d’état civil (en fonction du temps disponible)

- Maîtrise des outils informatique indispensable : Word et Excel
- Maitrise indispensable de la langue française, de l’orthographe et de la grammaire
- Une connaissance des logiciels métier serait un plus, notamment : Cosoluce (polychrome et cyan), Ezged, SIG Arche Agglo, plateforme SDED, réseau Orange
- Être ponctuel et se consacrer pleinement à son travail
- Respecter les obligations des agents publics, notamment la réserve et la discrétion professionnelle

COMPETENCES ATTENDUES :
- Savoir coordonner ses activités, être organisé, réactif et polyvalent
- Savoir établir une relation de sympathie et de confiance avec le public (écouter, reformuler et apaiser les conflits éventuels) – être diplomate
- Savoir rédiger un mail et un courrier – être à l’aise sur les tournures de phrases à employer
- Respecter la confidentialité des informations lues ou entendues en Mairie
- Savoir orienter les administrés vers les personnes compétentes afin de répondre au mieux à leurs attentes
- Savoir gérer une pression ponctuelle (demande pressante d’un administré mécontent, délai à respecter, etc)
- Savoir réaliser un reporting de ses activités (aux élus et à la DGS si nécessaire)
- A terme, savoir être force de proposition pour l’amélioration de la qualité de l’accueil du public et le traitement des dossiers administratifs