Secrétariat et accueil des services techniques
Offre n° O026240423000214
Publiée le 23/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Portes les valence
Poste à pourvoir le
10/06/2024
Date limite de candidature
15/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du responsable des services techniques, l'agent devra assurer les missions ci-dessous avec une capacité de polyvalence :
- Accueil des usagers sur des problématiques techniques
- Gestion logistique (location de salles, prêts de clés, de matériel)
- Accueil des usagers sur des problématiques techniques
- Gestion logistique (location de salles, prêts de clés, de matériel)
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique, gestion des appels téléphoniques
- Gestion de salles : Assure la location des salles municipales, suivi informatique du planning de location, encaissement des recettes, gestion des cautions, gestion des clés, rédaction des réponses en lien avec l’élu avec de référence, (devis, contrat, règlement intérieur signé, attestation d'assurance, besoins logistiques...)
- Rédiger et suivre les conventions de mise à disposition des locaux aux associations
- Élaborer les plannings annuels d'occupation des salles
- Assumer la fonction de régisseur de recettes pour les locations de salles et matériel
- Garantir la gestion informatique des plannings d'occupation des salles municipales (pré-réservations et confirmations)
- Organiser la réunion annuelle en vue de la planification des salles avec les associations
- Faire remonter les problèmes rencontrés par les utilisateurs dans les salles associatives ou municipales, traitement des demandes, en lien avec l’unité entretien des salles municipales ou du centre technique municipal
- Suivre et tenir à jour un inventaire des matériels des salles
- En doublon avec l’agent du service logistique technique, prendre en compte les questions, réclamations ou autres des usagers au moyen du logiciel ATAL
- Collaboration avec les services internes
- Gestion de salles : Assure la location des salles municipales, suivi informatique du planning de location, encaissement des recettes, gestion des cautions, gestion des clés, rédaction des réponses en lien avec l’élu avec de référence, (devis, contrat, règlement intérieur signé, attestation d'assurance, besoins logistiques...)
- Rédiger et suivre les conventions de mise à disposition des locaux aux associations
- Élaborer les plannings annuels d'occupation des salles
- Assumer la fonction de régisseur de recettes pour les locations de salles et matériel
- Garantir la gestion informatique des plannings d'occupation des salles municipales (pré-réservations et confirmations)
- Organiser la réunion annuelle en vue de la planification des salles avec les associations
- Faire remonter les problèmes rencontrés par les utilisateurs dans les salles associatives ou municipales, traitement des demandes, en lien avec l’unité entretien des salles municipales ou du centre technique municipal
- Suivre et tenir à jour un inventaire des matériels des salles
- En doublon avec l’agent du service logistique technique, prendre en compte les questions, réclamations ou autres des usagers au moyen du logiciel ATAL
- Collaboration avec les services internes
Profils recherchés
Profil :
- Expérience dans des postes administratifs, de gestion des plannings et accueil du public
Savoir-faire :
- Accueil du public, politesse, discrétion
- Aisance administrative dans la gestion et suivi des dossiers (bonne maîtrise de l'orthographe)
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, Open Office, ATAL etc.…)
- Gestion de planning
- Savoir rendre compte de son activité
- Savoir s’organiser et planifier le travail
- Sens du service et de l’accueil
Aptitudes/qualités :
- Organisation et rigueur
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Gestion du stress en période de forte activité
- Bon relationnel
- Goût pour le travail collaboratif et en équipe
- Être force de proposition
- Expérience dans des postes administratifs, de gestion des plannings et accueil du public
Savoir-faire :
- Accueil du public, politesse, discrétion
- Aisance administrative dans la gestion et suivi des dossiers (bonne maîtrise de l'orthographe)
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, Open Office, ATAL etc.…)
- Gestion de planning
- Savoir rendre compte de son activité
- Savoir s’organiser et planifier le travail
- Sens du service et de l’accueil
Aptitudes/qualités :
- Organisation et rigueur
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Gestion du stress en période de forte activité
- Bon relationnel
- Goût pour le travail collaboratif et en équipe
- Être force de proposition
Contact
Contact
0475579543
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année + CNAS + Tickets restaurant + Participation Mutuelle et Prévoyance (contrats mairie).
Candidature + CV à adresser par courrier à Mme le Maire Place de la République 26800 PORTES LES VALENCE ou par mail : rh@mairie-plv.fr
Candidature + CV à adresser par courrier à Mme le Maire Place de la République 26800 PORTES LES VALENCE ou par mail : rh@mairie-plv.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.