Missions :En votre qualité de responsable de l'unité support au sein de la direction Commune des Bâtiments et Ateliers Généraux, vous :- Managez, organisez et contrôlez la mise en oeuvre des activités de l'unité support (3 à 4 assistants administratifs),- Assurez le bon fonctionnement de l'unité par la réalisation de missions d'ordre administratives et d'accueil.- Assurez des missions de supports auprès du chef de service et des responsables d'unités des ateliers généraux sur la rédaction (mise en forme administrative uniquement) des pièces (CCTP, DPGF, BPU ) et le suivi des dossiers de consultation des marchés utilisés par le service en lien avec la Direction Commune des Achats et Moyens Généraux.- Assurez la gestion sécurisée des prises de carburant.- Participez au bon fonctionnement de la Direction par la réalisation de missions d'ordre administratives et d'accueil.Environnement du poste : L'unité support est organisée par domaines d'intervention spécifiques, ses missions varient en fonction de la localisation CTM ou Brel :- Missions Communes : Accueil physique et téléphonique/ Suivi et appui administratif des services et de la direction / rédaction de process / accompagnement des nouveaux arrivants / organisation de réunions/ Mise à jour des différentes bases de données / organisation des EPA/ en lien avec la DCRH : gestion des congés, la gestion des autorisations, des campagnes de télétravail, suivi des grévistes, des dossiers pour les médailles, l'organisation des formations et suivi du plan de formations aide à la rédaction/ gestion des fournitures et des abonnements / gestion des panneaux d'affichage/ gestion des photocopieurs et du petit matériel (appareils photos, tablettes...)/ gestion des messageries génériques / Rédaction et suivi de documents administratifs (rapports d'activité, Donut, bilan d'activité etc..) / Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ou documents / diffusion ainsi que le classement et l'archivage de tout type de documents.- Missions spécifiques CTM : saisie et suivi des demandes d'interventions urgentes/ /saisie des congés (de l'ensemble des agents) / gestion du prêt de véhicules en lien avec le garage / distribution et suivi des cartes carburant (de la commande à la facturation, imports + exports des données), des cartes de lavage, des badges d'accès / gestion des avis de contravention / assistance (téléphone rouge) pool de véhicules / valorisation des travaux en régie (extractions pour les finances) /suivi des refacturations dans le cadre des conventions /appui rédactionnel des marchés publics / Suivi et gestion des différentes taxes (à l'essieu ...) ...- Missions spécifiques BREL : gestion du courrier (enregistrement, distribution et gestion sous Acropolis) / constitution et suivi des parapheurs / organisation de la préparation budgétaire / aide à la gestion des agendas de la directionManagement de l'équipe Support :- Former et informer les assistants de l'unité- Organiser et suivre le travail de chacun- Le responsable d'unité doit être en mesure de prendre le relai sur n'importe laquelle des missions de son unité.- Organiser les plannings de congés pour assurer une continuité de service au sein de l'équipe support,- Assurer la coordination des activités- Donner les orientations et suivre l'activité de l'unité- Contrôler et vérifier la bonne exécution des missions qui sont données à son équipe- S'assurer de l'interface avec l'ensemble des interlocuteurs, internes, externes,- S'assurer de la qualité de l'accueil physique et téléphonique- Analyser les demandes, identifier les besoins, apporter une réponse adaptée- S'assurer de la bonne planification des rendez-vous et faire le relais auprès des différents membres de la direction.- Être le garant de la qualité du travail rendu- Anime, dynamise, accompagne son équipe, veille à conforter un esprit et une cohésion d'équipe,- Assure la gestion des ressources humaines de l'unité, en phase avec l'activité: recrutement, définition des besoins de formation, évaluation et promotion des agents,- Organise et réalise les entretiens annuels de son équipeMissions spécifiques :Les missions spécifiques du responsable d'unité (autre que le management de l'unité) sont :- rédaction et suivi des délibérations de la direction- gestion et suivi des conventions en lien avec avec les différents partenaires- rédaction de documents administratifs (rapports d'activité, Donut, bilan d'activité etc..)- supports auprès du chef de service et des responsables d'unités des ateliers généraux sur la rédaction (mise en forme administrative uniquement) des pièces (CCTP, DPGF, BPU ) et le suivi des dossiers de consultation des marchés utilisés par le service en lien avec la Direction Commune des Achats et Moyens Généraux.- Gérer la communication de la Direction vers l'extérieur- Suivre les différentes taches :o Tableaux de bordo Planning- Faire le lien avec le gestionnaire de la base patrimoniale pour la réalisation d'extractions de données.- Préparer des dossiers d'aide à la décision (recherche d'informations, rédaction de notes etc..) en lien avec la direction ou les chefs de service- Rédiger et suivre les process de la direction- Organiser les données / documents sur les espaces réseaux- Suivre les marchés à relancer