Assistant administratif et technique H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O027240201367974
Publiée le 27/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Louviers
Poste à pourvoir le
01/04/2024
Date limite de candidature
28/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Surclassée dans la strate géographique des villes de plus de 20 000 à 40 000 habitants, Louviers se tourne résolument vers l'avenir.
Ville centre de l'Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d'artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d'athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l'augmentation de la population de près d'un millier d'habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l'innovation, Louviers est une ville " moyenne " qui vise toujours l'excellence !
LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une :Assistant administratif et technique H/F
36H30/semaine
Contrat suite à une disponibilité jusqu'au 30/03/2025
Ville centre de l'Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d'artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d'athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l'augmentation de la population de près d'un millier d'habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l'innovation, Louviers est une ville " moyenne " qui vise toujours l'excellence !
LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une :Assistant administratif et technique H/F
36H30/semaine
Contrat suite à une disponibilité jusqu'au 30/03/2025
Missions / conditions d'exercice
Affecté au sein de la direction ressources, le poste d'assistant administratif et technique est un poste très polyvalent réparti entre des missions d'accueil du public (minimum1,5 jours par semaine), de soutien au service scolaire-périscolaire mais aussi intégré dans les missions d'organisation du pôle (gestion des demandes d'interventions, gestion des plannings des salles, gestion des locations de véhicules ...).
Missions principales:
1.Accueil physique et téléphonique du public du Kiosque famille
* Renseignement et orientation du public
* Gestion du courrier, des mails, des réclamations et du portail famille
* Identification et qualification de la demande sociale et orientation vers les services ou les professionnels concernés
* Accompagnement dans les démarches administratives
* Gestion et affichage d'information
* Adaptation de l'accueil au public en difficulté sociale
* Encaissements de la polyfacturation
2.Soutien au missions polyvalentes du service scolaire-périscolaire
* Inventaires (pharmacie, clés...)
* Création et utilisation de fichiers de suivi
* Courses ou livraisons ponctuelles
* Déclarations diverses
* Aide au pointage des feuilles d'heures et à leur exploitation
* Classement
* Rédaction de courriers
* Gestion et création de tableurs
3. Missions liées à l'organisation du pôle
* Demandes d'interventions techniques pour les bâtiments du pôle vie la logiciel Symphonie (Astech)
* Gestion des plannings des salles
* Gestion des plannings de réservation des véhicules
* Gestion de la rédaction et de la mise en signature des conventions de mise à disposition
* Gestion des états des lieux et des remises de clés
Missions spécifiques:
* Suivi de l'activité du kiosque famille et recueil de données statistiques
* Polyvalence avec les autres agents d'accueil du kiosque famille pour les missions d'accueil, de rdv inscriptions et dérogations scolaires, entretien cocoon (accueil du jeune enfant) - notamment en période d'absences.
* Binôme de la coordinatrice des communautés éducatives sur la saisie des demandes d'interventions pour les écoles
Contraintes:
* Travail sur écran en bureau et guichet d'accueil
* Discrétion et secret professionnels et devoir de réserve
* Pics d'activités liés aux périodes d'inscriptions, de paiements, rentrée scolaire...
* Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation du public
* Grande polyvalence dans les missions
* Tenue vestimentaire et hygiène corporelle adaptées
Temps de travail : 36h30/semaine
Missions principales:
1.Accueil physique et téléphonique du public du Kiosque famille
* Renseignement et orientation du public
* Gestion du courrier, des mails, des réclamations et du portail famille
* Identification et qualification de la demande sociale et orientation vers les services ou les professionnels concernés
* Accompagnement dans les démarches administratives
* Gestion et affichage d'information
* Adaptation de l'accueil au public en difficulté sociale
* Encaissements de la polyfacturation
2.Soutien au missions polyvalentes du service scolaire-périscolaire
* Inventaires (pharmacie, clés...)
* Création et utilisation de fichiers de suivi
* Courses ou livraisons ponctuelles
* Déclarations diverses
* Aide au pointage des feuilles d'heures et à leur exploitation
* Classement
* Rédaction de courriers
* Gestion et création de tableurs
3. Missions liées à l'organisation du pôle
* Demandes d'interventions techniques pour les bâtiments du pôle vie la logiciel Symphonie (Astech)
* Gestion des plannings des salles
* Gestion des plannings de réservation des véhicules
* Gestion de la rédaction et de la mise en signature des conventions de mise à disposition
* Gestion des états des lieux et des remises de clés
Missions spécifiques:
* Suivi de l'activité du kiosque famille et recueil de données statistiques
* Polyvalence avec les autres agents d'accueil du kiosque famille pour les missions d'accueil, de rdv inscriptions et dérogations scolaires, entretien cocoon (accueil du jeune enfant) - notamment en période d'absences.
* Binôme de la coordinatrice des communautés éducatives sur la saisie des demandes d'interventions pour les écoles
Contraintes:
* Travail sur écran en bureau et guichet d'accueil
* Discrétion et secret professionnels et devoir de réserve
* Pics d'activités liés aux périodes d'inscriptions, de paiements, rentrée scolaire...
* Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation du public
* Grande polyvalence dans les missions
* Tenue vestimentaire et hygiène corporelle adaptées
Temps de travail : 36h30/semaine
Profils recherchés
SAVOIRS:
* Organisation de la collectivité
* Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
* Techniques et outils de communication, de médiation et de négociation
* Techniques de secrétariat et maîtrise des règles orthographiques et grammaticales
* Techniques de capitalisation et de classement des documents
* Techniques de recherche d'information
* Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
* Orientations et missions des services sociaux
* Logiciels métier
* Gestion d'une caisse
* Maîtrise des modes de paiements (numéraires/espèces, CESU, chèques, carte bancaire, prélèvement automatique...)
* Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint...)
Savoir-faire:
Accueil physique, téléphonique et numérique du public
* Accueillir le public avec amabilité et efficience (évaluer le degré d'urgence de la demande, orientation vers le bon interlocuteur)
* Connaître, respecter et savoir expliquer les procédures internes au service
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* S'adapter aux publics de cultures différentes
* Gérer un système de mesure de la fréquentation
* Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
* Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité
Accompagnement dans les démarches administratives
* Recueillir la demande de l'usager
* Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
* Participer à l'instruction de la demande de l'usager
* Donner une information sur le suivi des dossiers
* Demander des pièces complémentaires
* Vérifier la conformité des dossiers
Fonctions d'encaissement
* Encaisser les paiements
* Établir l'arrêté de caisse quotidien
* Rendre compte au régisseur principal
Gestion et affichage d'informations
* Diffuser des informations ou des documents par tout moyen
* Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Soutien au missions polyvalentes du service scolaire-périscolaire
* Connaître l'organisation et les missions du service scolaire et péri-scolaire
* Connaître la répartition des établissement (écoles, ALSH...)
* Connaître les différents métiers représentés dans ce service et leurs missions (ATSEM, animateur, agent d'entretien restauration, directeur ALSH...
* Connaître les bases d'un inventaire
Missions liées à l'organisation du pôle
* Maîtriser la gestion de plannings multiples sur outlook
* Respecter les procédures de mise à disposition de salles et de véhicules
* Maîtriser le logiciel de demandes d'interventions et connaître les bâtiments afin de rendre la demande la plus lisible possible pour les services techniques
* Savoir rédiger et mettre en forme des documents
* Savoir expliquer et faire respecter les règles d'utilisation des salles et des véhicules tout en restant courtois
Savoir-être:
* Qualités relationnelles : amabilité, constance, bienveillance, empathie,
* Sens de l'équité
* Sens de l'accueil
* Discrétion, sérieux et rigueur
* Réactivité
* Polyvalence
* Capacité d'adaptation
Diplômes requis: Niveau BAC secrétariat, accueil
* Organisation de la collectivité
* Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
* Techniques et outils de communication, de médiation et de négociation
* Techniques de secrétariat et maîtrise des règles orthographiques et grammaticales
* Techniques de capitalisation et de classement des documents
* Techniques de recherche d'information
* Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
* Orientations et missions des services sociaux
* Logiciels métier
* Gestion d'une caisse
* Maîtrise des modes de paiements (numéraires/espèces, CESU, chèques, carte bancaire, prélèvement automatique...)
* Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint...)
Savoir-faire:
Accueil physique, téléphonique et numérique du public
* Accueillir le public avec amabilité et efficience (évaluer le degré d'urgence de la demande, orientation vers le bon interlocuteur)
* Connaître, respecter et savoir expliquer les procédures internes au service
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* S'adapter aux publics de cultures différentes
* Gérer un système de mesure de la fréquentation
* Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
* Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité
Accompagnement dans les démarches administratives
* Recueillir la demande de l'usager
* Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
* Participer à l'instruction de la demande de l'usager
* Donner une information sur le suivi des dossiers
* Demander des pièces complémentaires
* Vérifier la conformité des dossiers
Fonctions d'encaissement
* Encaisser les paiements
* Établir l'arrêté de caisse quotidien
* Rendre compte au régisseur principal
Gestion et affichage d'informations
* Diffuser des informations ou des documents par tout moyen
* Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Soutien au missions polyvalentes du service scolaire-périscolaire
* Connaître l'organisation et les missions du service scolaire et péri-scolaire
* Connaître la répartition des établissement (écoles, ALSH...)
* Connaître les différents métiers représentés dans ce service et leurs missions (ATSEM, animateur, agent d'entretien restauration, directeur ALSH...
* Connaître les bases d'un inventaire
Missions liées à l'organisation du pôle
* Maîtriser la gestion de plannings multiples sur outlook
* Respecter les procédures de mise à disposition de salles et de véhicules
* Maîtriser le logiciel de demandes d'interventions et connaître les bâtiments afin de rendre la demande la plus lisible possible pour les services techniques
* Savoir rédiger et mettre en forme des documents
* Savoir expliquer et faire respecter les règles d'utilisation des salles et des véhicules tout en restant courtois
Savoir-être:
* Qualités relationnelles : amabilité, constance, bienveillance, empathie,
* Sens de l'équité
* Sens de l'accueil
* Discrétion, sérieux et rigueur
* Réactivité
* Polyvalence
* Capacité d'adaptation
Diplômes requis: Niveau BAC secrétariat, accueil
Contact
Contact
0232090346
Informations complémentaires
Adresser votre candidature : CV et lettre de motivation
à Monsieur le Maire : recrutement@ville-louviers.fr
ou
Hôtel de Ville
Direction des Ressources Humaines
19 rue Pierre Mendès France
27406 LOUVIERS CEDEX
En précisant le numéro de l'offre.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.