Missions principales:
Intégration et suivi des marchés publics dans l’outil de Gestion financière:
Gérer et mettre à jour en temps réel la base d’information de l’outil métier intégré (saisie des informations, intégration des pièces) , en transversalité avec le pôle de la commande publique et le pôle budget et comptabilité ;
Intégrer et mettre en mettre en place les alertes de consommation des crédits marchés publics;
Etablir, suivre et partager, le calendrier des formules de révision;
Tenir à jour les documents et tableaux de bord financiers relatif au suivi des marchés;

Appui à l’intégration et de la saisie des bons de commandes dans l’outil de gestion financière :
Intégrer des bons de commande dans l’outil de gestion financière, en binôme avec le service utilisateur de la dépense;
Formaliser le bon de commande dans l’outil métier pour transmission au service utilisateur;

Appui à la vérification du service fait :
Contrôler la conformité des prix facturés aux bons de commande;
Contrôler la bonne application des formules de révision des prix en lien avec les clauses dédiés;
Informer et Alerter le service consommateur de la dépense;

Compte rendu de l’activité au N+1

Missions annexes:
Numérisations et archivages de dossiers en binôme avec les assistantes de la Direction Générale;
Numériser et archiver les documents des dossiers d’appels d’offres (DCE, offres des candidats, courriers, actes d’engagement, CCAP, CCTP, etc.) de l’ensemble des dossiers archivés en format papier et des nouveaux dossiers;
Numériser et archiver les documents relatifs aux offres rejetées, lettres de notification et les documents associées aux offres;
Vérifier la qualité et la lisibilité des fichiers numérisés;
Respecter les procédures internes de la dénomination et de l’indexation des documents pour l’archivage numérique;
Classer et indexer les dossiers dans la base d’archivage dédiée;
Assurer la cohérence de l’arborescence et le respect des normes d’archivage;
Veiller à la bonne conservation et accessibilité des documents papiers dans la durée légale;
Assurer un appui aux services de la collectivité dans la collecte et l’archivage des dossiers;
Participer à l’amélioration des processus de numérisation et d’archivage;
Contribuer à l’élaboration de procédures et de guides internes des missions d’archivage;