Coordinateur de manifestations Protocole H/F
Offre n° O028260703000924
Publiée le 03/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place des halles, Chartres (Eure-et-Loir (28))
Poste à pourvoir le
15/08/2026
Date limite de candidature
03/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction du Rayonnement et du Dynamisme du Territoire – service Évènementiel – pilote et coordonne les manifestations protocolaires de la collectivité. Pour renforcer l’équipe, le service recrute par voie statutaire ou contractuelle un :
COORDINATEUR DE MANIFESTATIONS – PROTOCOLE (H/F)
(CATEGORIE C- B – REDACTEUR ou ADJOINT ADMINISTRATIF OU CONTRACTUEL)
Au cœur de l’action protocolaire, il prépare, coordonne et suit les cérémonies et évènements officiels de la collectivité, accompagne les projets portés par la Ville et Chartres Métropole en lien avec le cabinet du Maire, et gère les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert.
COORDINATEUR DE MANIFESTATIONS – PROTOCOLE (H/F)
(CATEGORIE C- B – REDACTEUR ou ADJOINT ADMINISTRATIF OU CONTRACTUEL)
Au cœur de l’action protocolaire, il prépare, coordonne et suit les cérémonies et évènements officiels de la collectivité, accompagne les projets portés par la Ville et Chartres Métropole en lien avec le cabinet du Maire, et gère les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales :
- Participer à l’élaboration et à l’organisation des évènements protocolaires (cérémonies officielles et commémoratives, défilé républicain, inaugurations).
- Piloter, organiser et coordonner ces évènements avec les services supports et prestataires; monter et suivre les dossiers.
- Rédiger les déroulés et prompteurs en lien avec la préfecture et les acteurs concernés.
- Rédiger et suivre les actes et documents (décisions, conventions, autorisations, courriers, notes organisationnelles, comptes rendus).
- Assurer le suivi budgétaire: demandes de devis, bons de commande, traitement des factures; gérer la commande de gerbes.
- Animer et participer aux réunions interservices; assurer une diffusion claire des informations.
- Être présent sur le terrain lors des manifestations (accueil, coordination, manutention, déplacements) dans le respect des procédures et délais réglementaires.
- Enregistrer et instruire les demandes évènementielles liées au protocole; étudier la faisabilité avec les services supports; présenter à l’arbitrage (comité évènementiel) et en assurer le suivi.
- Être l’interlocuteur unique des organisateurs et des services supports; accompagner les porteurs de projets (Ville/Chartres Métropole) et autres directions.
- Prévoir, rédiger et diffuser l’ensemble des documents nécessaires à la coordination; transmettre la réglementation en vigueur et alerter sur les procédures.
- Coordonner les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert: réception, instruction, coordination et suivi; lien avec le Responsable Unique de Sécurité et le secrétariat des élus pour les réservations.
- Contribuer à la vie du service: réunions hebdomadaires (hôtellerie, moyens généraux), permanence sur l’adresse générique, accueil et renseignement des administrés; relais des dossiers en cas d’absence; appui ponctuel en période de forte activité.
- Participer à l’élaboration et à l’organisation des évènements protocolaires (cérémonies officielles et commémoratives, défilé républicain, inaugurations).
- Piloter, organiser et coordonner ces évènements avec les services supports et prestataires; monter et suivre les dossiers.
- Rédiger les déroulés et prompteurs en lien avec la préfecture et les acteurs concernés.
- Rédiger et suivre les actes et documents (décisions, conventions, autorisations, courriers, notes organisationnelles, comptes rendus).
- Assurer le suivi budgétaire: demandes de devis, bons de commande, traitement des factures; gérer la commande de gerbes.
- Animer et participer aux réunions interservices; assurer une diffusion claire des informations.
- Être présent sur le terrain lors des manifestations (accueil, coordination, manutention, déplacements) dans le respect des procédures et délais réglementaires.
- Enregistrer et instruire les demandes évènementielles liées au protocole; étudier la faisabilité avec les services supports; présenter à l’arbitrage (comité évènementiel) et en assurer le suivi.
- Être l’interlocuteur unique des organisateurs et des services supports; accompagner les porteurs de projets (Ville/Chartres Métropole) et autres directions.
- Prévoir, rédiger et diffuser l’ensemble des documents nécessaires à la coordination; transmettre la réglementation en vigueur et alerter sur les procédures.
- Coordonner les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert: réception, instruction, coordination et suivi; lien avec le Responsable Unique de Sécurité et le secrétariat des élus pour les réservations.
- Contribuer à la vie du service: réunions hebdomadaires (hôtellerie, moyens généraux), permanence sur l’adresse générique, accueil et renseignement des administrés; relais des dossiers en cas d’absence; appui ponctuel en période de forte activité.
Profils recherchés
Vous connaissez le fonctionnement des services d’une collectivité et la réglementation applicable aux manifestations sur domaine public et privé. Vous maîtrisez la gestion administrative et financière d’un évènement (devis, commandes, factures) ainsi que les procédures de marchés publics. À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels métiers internes (ex. ATAL, Civil Net Finances, Doxis, AirsDélib, Outlook), vous produisez des écrits fiables et structurés.
Organisé, rigoureux et polyvalent, vous anticipez, priorisez et tenez les délais. Doté d’un excellent sens du service et des relations humaines, vous savez travailler en équipe et en transversalité, faire preuve de diplomatie et de discrétion, et exercer votre devoir de réserve. Disponible pour des interventions en soirée et le week-end selon le calendrier des manifestations, vous êtes à l’aise sur le terrain pour coordonner services et prestataires. Permis B requis.
Organisé, rigoureux et polyvalent, vous anticipez, priorisez et tenez les délais. Doté d’un excellent sens du service et des relations humaines, vous savez travailler en équipe et en transversalité, faire preuve de diplomatie et de discrétion, et exercer votre devoir de réserve. Disponible pour des interventions en soirée et le week-end selon le calendrier des manifestations, vous êtes à l’aise sur le terrain pour coordonner services et prestataires. Permis B requis.
Contact et modalités de candidature
Contact
0237234000
Informations complémentaires
Rejoignez-nous et donnez du sens à votre carrière !
En intégrant nos équipes, vous bénéficiez :
D’une rémunération attractive : rémunération statutaire + régime indemnitaire
Pour les contractuels : un CDD de 1 à 3 ans, renouvelable.
Un cadre de travail agréable en cœur de ville, facilement accessible en transports.
Du télétravail possible pour un meilleur équilibre vie pro/vie perso.
Des perspectives d’évolution avec un large accès à la formation pour enrichir vos compétences.
Une couverture santé et prévoyance avantageuse, avec une participation de l’employeur.
Des avantages sociaux grâce au Comité des œuvres sociales : billetterie à tarifs préférentiels, activités sportives, etc.
Un restaurant collectif pour vos pauses déjeuner.
Des RTT pour profiter de votre temps libre.
Ensemble, construisons le futur !
Prêt à relever le défi ? Rejoignez-nous !
Dans le respect du principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires définies par le code général de la fonction publique.
À compétences égales, toutes les candidatures seront examinées avec attention.
En intégrant nos équipes, vous bénéficiez :
D’une rémunération attractive : rémunération statutaire + régime indemnitaire
Pour les contractuels : un CDD de 1 à 3 ans, renouvelable.
Un cadre de travail agréable en cœur de ville, facilement accessible en transports.
Du télétravail possible pour un meilleur équilibre vie pro/vie perso.
Des perspectives d’évolution avec un large accès à la formation pour enrichir vos compétences.
Une couverture santé et prévoyance avantageuse, avec une participation de l’employeur.
Des avantages sociaux grâce au Comité des œuvres sociales : billetterie à tarifs préférentiels, activités sportives, etc.
Un restaurant collectif pour vos pauses déjeuner.
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Dans le respect du principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires définies par le code général de la fonction publique.
À compétences égales, toutes les candidatures seront examinées avec attention.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.