Votre mission principale vise à sécuriser et garantir la qualité du processus délibératif de la commune de Quimper, de sa communauté d'agglomération (" Quimper Bretagne Occidentale ") et des trois syndicats mixtes associés (Sivalodet ; Sidépaq ; Symescoto), dans le cadre de la législation en vigueur.

Vous travaillez au sein d'une équipe de 4 agents, à même de vous former et de vous accompagner, placés sous l'autorité hiérarchique du responsable du service des assemblées.

Le service des assemblées est rattaché à la Direction Générale des Services.

Vous disposez de bonnes connaissances juridiques (droit public), le poste que nous vous proposons vous permettra de découvrir ou de parfaire votre connaissance des acteurs institutionnels, des processus décisionnels des collectivités territoriales et de leurs groupements.

En relation avec l'ensemble des services et des élus de la collectivité, vous participez à l'organisation et à la gestion des assemblées délibérantes communales et intercommunales, au suivi de la bonne exécution de leurs décisions et à la sécurisation juridiques des différents actes.
  Votre rôle au niveau de l'administration des instances communales et intercommunales consiste à :
- Mettre en œuvre les procédures relatives aux instances délibérantes (conseils et comités) et non-délibérantes (bureaux, commissions) ;
- Préparer et suivre les instances décisionnelles - conseils municipaux et communautaires (centralisation et contrôle formel des projets d'actes, visas administratifs internes, etc.) ;
- Suivre les autres instances intercommunales (trois syndicats mixtes) ;
- Gérer au quotidien le flux des actes des exécutifs locaux pris dans le cadre de leurs pouvoirs propres (arrêtés) ou dans le cadre de la délégation des assemblées délibérantes (décisions) ;
- Communiquer aux élus, de manière dématérialisée ou non, dans le respect des délais réglementaires : calendriers, convocations, ordres du jour et notes de synthèse ;etc.
- Rédiger, contrôler, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, délibérations, etc.) ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service 
- Réaliser l'illustration visuelle (diaporama) des séances.
Ø  Votre rôle en ce qui concerne la garantie du caractère exécutoire des actes consiste à :
- Assurer la publicité des actes sur les sites internet des différentes entités ;
- Transmettre, de manière dématérialisée ou non, les actes et leurs pièces annexes au contrôle de légalité.
Ø  Vous aurez la charge de tâches postérieures aux séances :
- Rédiger les procès-verbaux des séances des conseils et centraliser les comptes-rendus succincts des bureaux et des commissions ;
- Assurer la tenue des registres des actes ;
- Alimenter les bases informatiques recueillant les données relatives aux instances, à destination des services (intranet) et du public (internet) en lien avec la direction des systèmes d'information.
Ø  Vous pourrez être impliqué(e) dans la participation au contrôle interne de légalité des projets d'actes, en cas d'indisponibilité du responsable de service.
Ø  Lors des renouvellements généraux des instances, vous contribuez, dans des délais restreints, à la régularité de l'installation du nouveau mandat ; à la prise des premiers actes (élection du maire et des adjoints, des présidents et VP, actes de délégation, organismes extérieurs, règlements intérieurs des assemblées...)

Ø  Vous pourrez être sollicité(e) dans l'assistance aux séances des conseils en soutien au responsable de service :
- Assurer la préparation matérielle et, le cas échéant, assister aux séances des conseils ; secrétariat de séance (vérification du quorum, décompte des votes, signature du registre, enregistrement des débats...)

Connaissances générales :
- Bonnes connaissances en droit public et intérêt pour l'environnement institutionnel et juridique des collectivités territoriales et de leurs groupements ;

- Goût de l'action publique et sens du service public.

Connaissances pratiques :
- Maîtriser Word, Excel, Outlook, et être en capacité de maîtriser les logiciels appliqués au domaine d'activité (Oxyad, Gédélibération, e-procédure ; KIOSK/KBOX...) ;

- Avoir le goût et une maîtrise impérative de l'expression écrite, de la correction orthographique et syntaxique ; Savoir rédiger ;

- Bon esprit d'analyse et de synthèse.

Qualités professionnelles :
- Bonne gestion du stress, capacité à travailler à un rythme soutenu, adaptation et polyvalence ;

- Capacité d'organisation, grande rigueur ;

- Sens des priorités et de l'anticipation, respect des délais ;

- Capacités relationnelles (diplomatie, adaptation aux interlocuteurs) ;

- Capacité à travailler en équipe ;

- Sens de la discrétion des informations traitées, devoir de réserve ;

- Capacité d'initiative et autonomie.