Sous l'autorité du Directeur des Services à la Population, le (la) chargé(e) d'accueil effectue au sein d'une équipe de 4 agents les missions d'accueil et d'orientation des administrés, les tâches de secrétariat et d'état civil. Il (elle) contribue à valoriser l'image de la Ville en instaurant une relation et un service de qualité avec les administrés.

Assurer les services à la population :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers de l'ensemble des services municipaux,
* Renseigner les usagers sur place ou par téléphone,
* Recevoir, filtrer et orienter les appels,
* Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence,
* Gérer les formalités administratives (tenue et mise à jour de l'affichage à l'accueil, mise à jour des guides, assurer l'affichage réglementaire...).

Gérer le courrier :
* Gestion du courrier (postal et électronique) enregistrer, scanner, assurer la diffusion auprès des élus et des services,
* Enregistrement et affranchissement du courrier, gestion de la boîte mail " contact " et diffusion de l'information

Gérer les demandes de CNI et passeport :
* Assurer les rdv dépôts et remises de titres,
* Traiter les dossiers au dépôt,
* Préparer les dossiers pour les rdvs du jour,
* Traiter les demandes de cartes d'identité, de passeports et de titres de séjour,
* Contrôler la validité des dossiers (photo, documents fournis)
* Procéder aux enregistrements des demandes de création et de renouvellement sur la plateforme de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés,
* Assurer l'impression des récépissés, la numérisation des signatures des demandes et des empreintes,

Assurer les opérations d'état civil :
* Traiter les demandes d'actes d'état civil, les avis de mention ...,
* Etablir les déclarations de décès, de mariage, les transcriptions, de naissance/reconnaissance, changement de nom, prénom,
* Délivrer les livrets de famille,
* Préparer les dossiers de mariages, de parrainages civils, de PACS.

Assurer les formalités liées aux cimetières :
* Accueillir et conseiller les familles,
* Délivrer les diverses autorisations,
* Attribuer ou renouveler les concessions funéraires.

Assurer l'organisation des élections :
* Tenir à jour les listes électorales (inscriptions, radiations, changement adresses...),
* Préparer, organiser et participer aux scrutins,
* Vérifier et corriger les listes électorales.

Assurer les formalités liées aux associations :
* Gestion des demandes de subvention,
* Gestion des conventions de partenariat,
* Gestion des mises à disposition de salles,
* Gestion du calendrier des événements.


Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public

Connaissances :
- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
- Connaissances en matière d'état civil, de législation funéraire et d'accueil du public
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Connaissances des collectivités territoriales

Savoir-faire :
- Sens du contact avec les usagers et disponibilité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Diplomatie, dynamisme et discrétion
- Rigoureux, méthodique et organisé
- Faire preuve de réactivité
- Savoir rendre compte à l'autorité hiérarchique
- Être force de proposition et d'innovation