1- Favoriser le consentement de la personne âgée grâce à un processus d’accueil en amont de l’entrée en EHPAD
Participer avec l’ergothérapeute ou le médecin coordonnateur aux visites à domicile, à l’EHPAD ou à l’hôpital pour accepter le dépôt d’un dossier => s’assurer du consentement de la personne âgée pour qu’un dossier soit déposé en son nom au sein de l’EHPAD
Elaborer et formaliser les comptes rendus de visites avec les personnes âgées ayant déposé un dossier de pré-inscription en lien avec l’ergothérapeute ou le médecin coordonnateur
Faute de consentement possible : suivi des mesures de protection juridique

2- Organiser les commissions d’admissions en lien avec l’ergothérapeute, le médecin coordonnateur et la directrice
Préparation des commissions d’admission
Pilotage et animation des commissions d’admission
o Dossiers reçus
o VPA réalisées
o Chambres libres
o Hébergements temporaires
o Hospitalisations
Gestion de la liste d’attente
o Prise d’information auprès des familles, des médecins traitants, des services
o Mise à jour des dossiers
Mise en avant des dossiers prioritaires / urgents pour validation de la commission
Gestion de l’hébergement temporaire
Echanges réguliers avec l’adjointe administrative en charge de la facturation
Rester en veille sur la libération des chambres et les places vacantes : réactivité

3- Accueillir un nouveau résident en lien avec l’ergothérapeute
Organisation, réalisation et rédaction des VPA en présence des soignants référents
Recenser les besoins en matériel pour l’accueil et la prise en charge : matelas, dispositifs médicaux,…
Liens avec l’équipe pluridisciplinaire pour transmettre l’intégralité des informations recueillies sur les nouveaux arrivants : information au référent sur TITAN, diffusion de la VPA
Suivi des référents pour s’assurer de la bonne réalisation de la fiche d’identité
Organisation et mise en œuvre des entrées avec les équipes AGENTS, avec l’agent technique, les IDE et les familles
Favoriser une rotation plus rapide et raccourcir considérablement les délais d’entrée/de sortie des résidents pour éviter que les chambres ne restent trop longtemps vides.

4- Personnaliser le parcours de vie du résident et coordonner les projets personnalisés en lien avec l’ergothérapeute
Organisation de temps de dialogues avec les résidents et leurs proches pour aborder la question des directives anticipées en lien avec la psychologue et l’IDE référente « soins palliatifs »
Organisation de temps de concertation au moins une fois par an avec les référents, les familles, la psychologue, l’animateur, les IDE…
Pilotage, élaboration, communication, formalisation des projets personnalisés d’accompagnement en s’assurant de la participation de l’équipe pluridisciplinaire pour une co-construction de ces projets.
Prendre des nouvelles des résidents hospitalisés et transmettre aux équipes
Travailler en lien avec les référents

5- Interlocuteur privilégié des proches en lien avec l’ergothérapeute
Liens étroits avec les familles
Rapports réguliers sous forme d’échanges téléphoniques et/ou de mails visant à soulager les équipes et à améliorer la communication avec les familles
Relai d’information sur la vie de l’établissement
Médiateur entre les familles et l’équipe et faire remonter les informations/demandes/plaintes
Participation au Conseil de la Vie Sociale

6- Communiquer pour se faire connaître du grand public et favoriser une bonne image de l’EHPAD
Communication des places vacantes aux partenaires : DAC, hôpitaux, CLIC…
Gestion des places en hébergement permanent
Gestion des places en hébergement temporaire

7- Rendre compte : tenue des indicateurs
Participation à l’évaluation des grilles AGGIR
Participation à l’évaluation des grilles PATHOS
Participation à l’élaboration du Rapport médical annuel
Participation à la Commission de Coordination Gériatrique

8- Inscrire l’EHPAD dans le paysage partenarial pour resserrer les liens domicile/établissement
Participation aux comités de situation complexes, menés par la DAC du Pays COB

9- Gestion du personnel et management
Gère les absences (congés, maladies, formations, absences diverses, …)
Gestion des remplacements
Organise les recrutements
Remplacements ponctuels selon les besoins urgents du service (= lorsqu’il n’a pas été trouvé de solution au sein de l’équipe IDE et avant de faire appel à l’intérim).
Réalise les plannings de l’ensemble du personnel en accord avec la Direction
Travaille pour la gestion du personnel en collaboration avec le pôle administratif : elle donne toutes les informations nécessaires à l'élaboration des contrats de travail : durée du contrat, heures prévisionnelles, …
Organise les réunions de service
Organise un suivi des équipes et assure le management de proximité
Propose des actions correctives aux équipes le cas échéant
Organise et rédige les entretiens professionnels annuels selon l’organisation définie
Gère les conflits
Participe aux Astreintes Administratives
Elle informe la Direction et l’adjoint administratif des mouvements de personnel en cours (absences, vacations…)