Mission(s) principale(s)
1) Assistance à l'autorité territoriale
2) Organisation du conseil municipal
3) Elaboration du budget/dossiers de subventions/marchés publics/organismes
4) Ressources humaines
5) Veille juridique
6) Gestion des équipements municipaux
7) Management opérationnel des services

Missions annexes
1) Etat civil en cas d'absence de l'agent en charge

Tâches à réaliser :

1) Assistance à l'autorité territoriale
- Aider à la décision et assurer un rôle de conseil en direction des élus
- Assister l'autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux en coopération avec les élus
- Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité
- Préparer les rendez-vous du Maire et des élus
- Contribuer à répondre à l'ensemble des courriers et demandes

2) Organisation du Conseil Municipal
- Préparer, rédiger et mettre à disposition du Conseil Municipal l'ensemble des documents administratifs et techniques
- Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des comptes rendus de séance et des délibérations (suivi en préfecture).

3) Elaboration du budget/dossiers de subvention/marchés publics
- Elaborer le budget, superviser le suivi en lien avec la trésorerie
- Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
- Assurer le montage ainsi que le suivi administratif et financier des dossiers de marché public
- Comptabilité
- S'assurer de l'établissement de la paye
- Développer une comptabilité analytique et une rationalisation des moyens de la commune.

4) Ressources humaines
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
- Suivi de l'absentéisme, des dossiers d'assurance statutaires
- Elaborer les actes administratifs (contrats, positions...)
- Préparer les éléments nécessaires liés aux procédures collectives liées à la carrière (notations, évaluation...)

5) Assurer une veille juridique
- Sécuriser les actes, assurer une veille règlementaire et technique
- Rédiger les documents administratifs, conventions...

6) Gestion des équipements municipaux
- Gérer la logistique des équipements municipaux

7) Management opérationnel des services
- Mettre en œuvre les actions relevant de la gestion courante de la collectivité
- S'assurer de la bonne exécution par les services des directives données par les élus
- Organiser les campagnes d'entretien professionnel et les faire passer aux agents.

8) Assurer le service d'Etat Civil en l'absence de l'agent responsable
- Enregistrer et rédiger les actes d'Etat Civil
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil
- Rédiger les actes de l'Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Délivrer les extraits ou copies intégrales des actes d'Etat Civil dans le respect des règles de publicité
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l'officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages
- Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes
- Apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouvertures, clôtures, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).

CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE

Lieu : Mairie d'APPIETTO
Quotité : Temps complet
Horaires : 9h-17h

Relations internes et externes:
- Relations avec les élus
- Relations permanentes avec l'ensemble des agents de la collectivité
- Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)
- Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations

Modalités d'organisation du travail:
- Travail seul

Contraintes liées au travail:
- Travail en bureau
- Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
- Contact avec le public
- Charge mentale
- Présence aux réunions en soirée
- Déplacements sur la commune
- Possibles tensions liées à l'encadrement
- Forte disponibilité requise

NB : Cette fiche de poste n'a pas de caractère contractuel et peut évoluer en fonction des projets de la collectivité et du grade de l'agent