L’assistant de direction générale se charge d’assister la directrice générale adjointe vie scolaire et temps de l’enfant, en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de recherches, d’instructions et de suivi de dossiers.

Vos activités principales :

• Organiser la vie professionnelle du cadre.
• Participer à la définition, mettre en œuvre et suivre la politique du service.
• Assister et conseiller la direction générale.
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique.
• Recueillir, analyser et traiter les informations et élaborer des documents de synthèse.
• Suivre des projets et activités de la direction générale, réaliser des études, instruire des dossiers.
• Accueil téléphonique et physique, travail de secrétariat.
• Diffuser les informations.
• Participer à la gestion administrative et budgétaire.
• Lien permanent avec les services de la DRH et les directions ou services concernés de la DGA pour le suivi du personnel.
• Suivre les budgets et des marchés de la DGA en lien avec les directions ou services concernés.
• Recenser et transmettre à la direction de la communication des événements et informations à communiquer.
• Rédiger les courriers, rapports, notes, supports visuels.
• Planifier, organiser et préparer des réunions, participer et rédiger des comptes-rendus.
• Alerter en cas de non-respect des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail.

Vos activités occasionnelles, saisonnières ou spécifiques :

• Assister les équipes administratives des directions placées sous l'autorité de la DGA

Savoir :
• Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc..) ; circuits et procédures administratives ; logiciels de bureautique ; fonctionnement de l’internet et de l’intranet.
• Technique de recueil et de traitement de l’information (entretiens, réunions, enquêtes, etc..) ; techniques rédactionnelles (écrit, synthèses,etc..) ; techniques et outils de diffusion (mailings, fichiers, etc…).
• Organisation et services de la collectivité ; contexte et enjeux de la collectivité.
• Enjeux, évolution et cadre réglementaire des politiques publiques du domaine de compétences de la DGA ; orientations et priorités des élus et décideurs.
• Méthodologie et outils d’analyse et de diagnostic.
• Instances et processus de décision de la collectivité.
• Techniques de communication et négociation.

Savoir-faire :

• Recherche, traitement et priorisation de l'information à destination du cadre
• Assistance aux services dans l’évaluation de leurs besoins.
• Tableaux de bord et outils de suivi et planification.
• Veille juridique et prospective.
• Bonne expression écrite et orale.
• Faire preuve d'initiatives.

Savoir être :
• Excellent relationnel : à l'écoute du personnel en interne, des élus, des usagers et des interlocuteurs extérieurs
• Attentif aux besoins et attentes de la DGA
• Très grande disponibilité
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie
• Capacité d'adaptation