Missions du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation.
Activités et tâches principales du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la
Collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier :
• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
• Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
• Assurer le traitement des courriers départ.
• Mettre sous pli et affranchir.
• Enregistrer informatiquement le courrier
• Afficher et diffuser l'information.
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Activités et tâches secondaires du poste :
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

Relations fonctionnelles :
• En interne :
• Relations quotidiennes avec les agents de la commune.
• Relations quotidiennes avec la secrétaire de mairie pour transmission d’informations.
• Contact avec les élus.
• Contact direct et permanent avec le public.

• Moyens mis à disposition :
- Bureau et guichet d'accueil.
- Standard téléphonique, annuaire de la collectivité.
- Poste informatique
- Machine de mise sous pli et d'affranchissement.
- Photocopieur/fax, téléphone et fournitures de bureau.

Conditions et contraintes d’exercice :
• Temps de travail de 35 heures par semaine
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
• Grande disponibilité

"Les autorités territoriales sont chargées de veiller à la sécurité et à la protection de la santé des agents placés sous leur autorité" (Article 2-1 du Décret n°85-603 du 10 juin 1985 modifié).
L’agent d’état civil
L’agent d’état civil instruit et constitue les actes d'état-civil, enregistre et délivre des documents administratifs.

FONCTIONS ET ACTIVITES
• Accueil du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
• Instruction et constitution des actes d’état-civil
• Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…)
• Délivrance des actes d’état-civil
• Délivrance des autorisations funéraires
• Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…)
• Enregistrement et délivrance des documents administratifs
• Traitement des demandes d’attestations d’accueil, délégalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons…..
• Assurer le traitement du courrier
• Etablir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers
• Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales