MISSIONS ET ACTIVITES :

MISSIONS DU POSTE (OBJECTIF PRINCIPAL, DEFINIR LE ROLE SPECIFIQUE DU POSTE DANS LE SERVICE)

Placé(e) sous l’autorité du responsable du service SPMB, l’assistant administratif et financier œuvre au quotidien pour suivre les processus comptables, rh, administratifs et assiste les régisseurs dans la tenue de leur régie
Il participe à l’alimentation des indicateurs qui doivent permettre au responsable du service SPMB de mieux organiser les activités de ses agents.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Exécution du budget en dépense et en recette
• Accompagne le service SPMB dans l’élaboration et le suivi de ses budgets
• Exécute les budgets en dépense et en recette du service
• Assiste les Directeurs de budget annexe dans l’élaboration et le suivi de leur budget annexe où intervient le service SPMB
• En dépense, collecte les services faits et rapproche les factures des engagements, traite les avoirs, échange avec les prestataires
• En recette, engage les recettes et rattache les états liquidatifs vérifiés, notamment grâce à des interfaces comptables analytiques à développer ou à maintenir
• Maintient à jour les bases de Tiers (cohérence)

2. Commande publique
• Exécute administrativement les contrats (marchés publics, délais, pénalités, VA, VSR, …) et assiste le chef de service en termes d’échéances
• Participe à l’élaboration des marchés publics en anticipation de leur exécution administrative et financière
• Assiste le service dans l’élaboration des demandes d’achat et des analyses hors marché

3. Gestion administrative courante
• Gestion du courrier
• Gestion documentaire et gestion des archives
• Gestion des accueils (guichet, téléphone, messagerie, …)
• Assistance à la gestion des congés, des demandes de formation, des remboursements de frais, des ordres de missions, des heures supplémentaires, …

ACTIVITES SECONDAIRES

- Compte rendu de réunion et de suivi des décisions
- Vente au guichet