Mission générale
Assurer l’accueil et le fonctionnement de l’agence postale communale dans le cadre des opérations autorisées. Apporter un renfort administratif en urbanisme et en état civil, suivre les dossiers et préparer des écrits simples à partir des consignes et des modèles du service.

Missions principales
Agence postale communale
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers sur les services proposés par l’agence.
• Réaliser les opérations postales prévues par la convention avec La Poste et appliquer les procédures correspondantes.
• Effectuer les services financiers autorisés, dans les limites de la convention et des habilitations accordées.
• Assurer les opérations de caisse, vérifier les encaissements et justificatifs, effectuer les contrôles et la clôture quotidienne.
• Préparer l’ouverture quotidienne, vérifier les équipements et appliquer les consignes de sécurité et de gestion des fonds.
• Échanger avec les services de La Poste, signaler les anomalies et rendre compte à la commune.
Renfort au service urbanisme
• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches et les pièces à fournir ; orienter les questions techniques vers l’agent référent ou le service instructeur.
• Réceptionner, enregistrer et classer les demandes d’urbanisme, notamment les permis de construire, déclarations préalables et certificats d’urbanisme.
• Vérifier la présence des pièces selon les listes du service et transmettre les dossiers à l’agent référent ou au service instructeur.
• Mettre à jour les tableaux de suivi, repérer les échéances et signaler les dossiers nécessitant une relance ou une intervention.
• Préparer les courriers et notifications, participer à l’affichage des décisions et assurer la numérisation et l’archivage, selon les consignes du service.

Renfort au service état civil
• Accueillir les usagers et les accompagner dans leurs démarches d’état civil.
• Réceptionner les demandes de copies et d’extraits d’actes, vérifier les justificatifs et préparer les réponses selon les procédures applicables.
• Participer à la constitution et au suivi des dossiers de mariage et de pacte civil de solidarité, ainsi qu’au traitement des livrets de famille.
• Préparer les projets d’actes et participer à la saisie et à la mise à jour des registres, sous le contrôle de l’agent référent et de l’officier d’état civil compétent.
• Assurer le suivi des courriers, les transmissions, le classement et l’archivage des dossiers dans le respect de leur confidentialité.

Missions rédactionnelles
• Rédiger des courriers et courriels administratifs simples à partir de consignes et de modèles existants.
• Préparer des notes, de courtes synthèses et des comptes rendus de réunion.
• Participer à la préparation de projets d’arrêtés et de documents liés aux missions en mairie, pour validation par le responsable compétent.
• Mettre en forme et relire les documents en vérifiant l’orthographe, la syntaxe, les références et la cohérence des informations.
Les notions rédactionnelles attendues consistent à produire un écrit clair, structuré et factuel, avec une orthographe correcte et un ton adapté aux échanges administratifs.