Assistante administrative
Offre n° O030250526000037
Publiée le 26/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - B.P. 11061, Pont-Saint-Esprit (Gard)
Poste à pourvoir le
26/06/2025
Date limite de candidature
19/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Education et Activités Périscolaires :
L'agent apporte une aide permanente à la responsable du service, en termes de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers.
Les missions sont réalisées :
- sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service Education et Activités Périscolaires
- en relation fonctionnelle avec les agents du service EDAP, les équipes enseignantes, les services internes
L'agent apporte une aide permanente à la responsable du service, en termes de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers.
Les missions sont réalisées :
- sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service Education et Activités Périscolaires
- en relation fonctionnelle avec les agents du service EDAP, les équipes enseignantes, les services internes
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Gestion des flux de documents entrant et sortant
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
• Organisation du traitement et de la diffusion des informations
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate et de l’archivage
• Prise de notes, rédaction et suivi de comptes-rendus
• Gestion de l’agenda et des priorités
• Organisation des réunions (planification et préparation) et des rendez-vous
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
• Suivi comptable et ressources humaines des activités du service
• Gestion des points d’étape du suivi des budgets du service (fonctionnement et investissement)
• Gestion des commandes et des stocks (produits d’entretien, fournitures, matériel, pharmacie, etc.) : réalisation de devis et bons de commandes, suivi des commandes (livraison, facturation, réclamations, etc.)
• Assurer le suivi des annualisations et des absences des agents du service
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Gestion des flux de documents entrant et sortant
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
• Organisation du traitement et de la diffusion des informations
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate et de l’archivage
• Prise de notes, rédaction et suivi de comptes-rendus
• Gestion de l’agenda et des priorités
• Organisation des réunions (planification et préparation) et des rendez-vous
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
• Suivi comptable et ressources humaines des activités du service
• Gestion des points d’étape du suivi des budgets du service (fonctionnement et investissement)
• Gestion des commandes et des stocks (produits d’entretien, fournitures, matériel, pharmacie, etc.) : réalisation de devis et bons de commandes, suivi des commandes (livraison, facturation, réclamations, etc.)
• Assurer le suivi des annualisations et des absences des agents du service
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES :
Savoirs :
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissances en comptabilité
• Connaissances en ressources humaines
Savoir-faire :
• Maitrise orale et écrite de la langue française
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
• Gestion des situations délicates
Savoir-être :
• Rigueur, autonomie
• Sens de l’organisation
• Diplomatie
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Force de proposition
• Disponibilité
• Qualité de réserve
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle
Savoirs :
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissances en comptabilité
• Connaissances en ressources humaines
Savoir-faire :
• Maitrise orale et écrite de la langue française
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
• Gestion des situations délicates
Savoir-être :
• Rigueur, autonomie
• Sens de l’organisation
• Diplomatie
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Force de proposition
• Disponibilité
• Qualité de réserve
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0466903400
Informations complémentaires
Régime indemnitaire
CNAS
Participation employeur mutuelle
CNAS
Participation employeur mutuelle
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.