Agent administratif(ve) au service courrier et archives
Offre n° O030260116001481
Publiée le 16/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - Pl. Libération et 8 mai 1945 - B.P. 19, Vauvert (Gard (30))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
09/02/2026
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, CNAS, COS
Descriptif de l'emploi
Agent administratif(ve) au service courrier et archives
MISSIONS DU POSTE :
L’agent a en charge le traitement à l’arrivée et au départ des correspondances (plis postaux, plis déposés, courriels, revues, colis et catalogues), leur enregistrement dans le système de GED et leur ventilation.
Il assure la collecte et distribution de documents (courriers et parapheurs) dans les directions extra-muros), la navette vers la CCPC et la navette vers Nîmes (Préfecture, Conseil départemental, DDTM).
Il est chargé du traitement, dans l’intégralité, des documents d’archives conformément à la réglementation et des travaux de documentation.
Dans le cadre de la polyvalence avec le service population, l’agent sera amené à effectuer l’accueil physique à l’agence postale de Gallician et y traiter les demandes du public.
Au sein de l’hôtel de Ville, il exercera aussi des missions d’accueil téléphonique et physique du public.
MISSIONS DU POSTE :
L’agent a en charge le traitement à l’arrivée et au départ des correspondances (plis postaux, plis déposés, courriels, revues, colis et catalogues), leur enregistrement dans le système de GED et leur ventilation.
Il assure la collecte et distribution de documents (courriers et parapheurs) dans les directions extra-muros), la navette vers la CCPC et la navette vers Nîmes (Préfecture, Conseil départemental, DDTM).
Il est chargé du traitement, dans l’intégralité, des documents d’archives conformément à la réglementation et des travaux de documentation.
Dans le cadre de la polyvalence avec le service population, l’agent sera amené à effectuer l’accueil physique à l’agence postale de Gallician et y traiter les demandes du public.
Au sein de l’hôtel de Ville, il exercera aussi des missions d’accueil téléphonique et physique du public.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE :
ASSURER LA DIFFUSION DU COURRIER ET DE DOCUMENTATION :
Recevoir à l’arrivée les plis et courriels, revues, catalogues…
Intégrer au système de Gestion Electronique des Documents tous les courriers arrivés
Effectuer l’enregistrement et la ventilation des courriers à l’arrivée, d’une manière précise et complète, conforme aux processus retenus et aux activités des directions, dans le souci permanent du bon fonctionnement de l’outil de GED et de la nécessité que les documents soient traités, conservés et retrouvés dans les meilleures conditions.
Affranchir les courriers au départ et les déposer à la Poste de Vauvert (très rarement au centre postal d’Aimargues)
Assurer la navette interne : collecter et distribuer les correspondances et parapheurs dans les directions extra-muros et ponctuellement la trésorerie
Selon nécessités, se déplacer pour des dépôts à la préfecture, au conseil départemental, au tribunal, à la Communauté de communes de Petite Camargue
Communiquer aux services les sommaires de la Gazette des Communes et de la Lettre du Cadre par mails
Scanner et envoyer par mail des articles demandés
TRAITER ET PERMETTRE L’ACCES AUX ARCHIVES
Réceptionner et vérifier les bordereaux de versement émis par les services
Attribuer les cotations sur les boîtes à archiver et réaliser les étiquettes à coller sur les boîtes d’archives.
Mettre à jour l’inventaire sommaire
Être le conseil auprès des référents « archives »
Être force de proposition pour des actions de valorisation du fonds, éventuellement en collaboration avec le service culture
Localiser les cartons d’archives
Repérer les cartons (sur les rayons et dans l’inventaire) à éliminer (vérification DUA) puis préparer le bordereau de demande d’élimination à adresser aux Archives Départementales
Travail de fonds : trier et gérer mes archives anciennes (antérieures à 1790) et modernes (1790 à 1944)
Rechercher et retranscrire les demandes d’état-civil faites par courrier
Procéder aux recherches archivistiques pour tous les services de la mairie et le public le souhaitant
________________________________________
ACTIVITES LIEES A LA POLYVALENCE AVEC LE SERVICE POPULATION :
Accueillir le public et l’orienter
A l’Hôtel de Ville
Assurer l’accueil général de la mairie et orienter le public vers les services
Accueillir et traiter toutes les demandes émanant des usagers
Réceptionner et transmettre les appels du standard
Dans ce cadre, délivrer un accueil de qualité en faisant preuve d’écoute, d’attention, de calme et de précision, de façon à éviter la déperdition d’informations et d’orienter correctement et rapidement le public.
Au bureau municipal de Gallician
Assurer l’accueil
Réceptionner les appels téléphoniques et les demandes
Traiter les diverses demandes du public
Traiter les démarches relatives aux formalités administratives régaliennes.
A l’Hôtel de Ville
Prendre des rendez-vous pour le dépôt des dossiers de passeports et C.N.I. (sur demande de l’usager)
Traiter des dossiers de passeports et C.N.I. (vérifier les dossiers, effectuer leur saisie informatique et leur remise)
Préparer les convocations pour le traitement de divers dossiers
Au bureau municipal de Gallician
Délivrer des copies d’actes d’état civil
Etablir des certificats de vie
Recevoir les demandes de duplicata de livret de famille
Être agent postal au bureau de poste de Gallician.
Affranchir les courriers
Traiter les recommandés, les colissimos au départ et à l’arrivée, France et International avec déclaration de douanes
Commander des timbres et d’autres produits
Procéder la vente de divers produits
Assurer les retraits et paiements par carte bleue
Effectuer la clôture comptable de fin de journée
Délivrer des forfaits mobiles
Traiter les courriers en instance non retirés par l’usager
Envoyer et réceptionner des fonds
Effectuer toutes tâches inhérentes à la Poste
CHAMPS RELATIONNEL DU POSTE :
- Relations fonctionnelles internes
Interactions avec les membres du service population
Interactions régulières avec toutes les directions et tous les services
- Relations fonctionnelles externes
Contacts avec les usagers du service public
Contacts avec les mairies, le Centre d'Expertise et de Ressources des Titres, l’Agence nationale des titres sécurisés, la Poste, la communauté de communes de Petite Camargue, la Préfecture, le Conseil Départemental, le et toutes les institutions en lien avec l’activité.
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ASSURER LA DIFFUSION DU COURRIER ET DE DOCUMENTATION :
Recevoir à l’arrivée les plis et courriels, revues, catalogues…
Intégrer au système de Gestion Electronique des Documents tous les courriers arrivés
Effectuer l’enregistrement et la ventilation des courriers à l’arrivée, d’une manière précise et complète, conforme aux processus retenus et aux activités des directions, dans le souci permanent du bon fonctionnement de l’outil de GED et de la nécessité que les documents soient traités, conservés et retrouvés dans les meilleures conditions.
Affranchir les courriers au départ et les déposer à la Poste de Vauvert (très rarement au centre postal d’Aimargues)
Assurer la navette interne : collecter et distribuer les correspondances et parapheurs dans les directions extra-muros et ponctuellement la trésorerie
Selon nécessités, se déplacer pour des dépôts à la préfecture, au conseil départemental, au tribunal, à la Communauté de communes de Petite Camargue
Communiquer aux services les sommaires de la Gazette des Communes et de la Lettre du Cadre par mails
Scanner et envoyer par mail des articles demandés
TRAITER ET PERMETTRE L’ACCES AUX ARCHIVES
Réceptionner et vérifier les bordereaux de versement émis par les services
Attribuer les cotations sur les boîtes à archiver et réaliser les étiquettes à coller sur les boîtes d’archives.
Mettre à jour l’inventaire sommaire
Être le conseil auprès des référents « archives »
Être force de proposition pour des actions de valorisation du fonds, éventuellement en collaboration avec le service culture
Localiser les cartons d’archives
Repérer les cartons (sur les rayons et dans l’inventaire) à éliminer (vérification DUA) puis préparer le bordereau de demande d’élimination à adresser aux Archives Départementales
Travail de fonds : trier et gérer mes archives anciennes (antérieures à 1790) et modernes (1790 à 1944)
Rechercher et retranscrire les demandes d’état-civil faites par courrier
Procéder aux recherches archivistiques pour tous les services de la mairie et le public le souhaitant
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ACTIVITES LIEES A LA POLYVALENCE AVEC LE SERVICE POPULATION :
Accueillir le public et l’orienter
A l’Hôtel de Ville
Assurer l’accueil général de la mairie et orienter le public vers les services
Accueillir et traiter toutes les demandes émanant des usagers
Réceptionner et transmettre les appels du standard
Dans ce cadre, délivrer un accueil de qualité en faisant preuve d’écoute, d’attention, de calme et de précision, de façon à éviter la déperdition d’informations et d’orienter correctement et rapidement le public.
Au bureau municipal de Gallician
Assurer l’accueil
Réceptionner les appels téléphoniques et les demandes
Traiter les diverses demandes du public
Traiter les démarches relatives aux formalités administratives régaliennes.
A l’Hôtel de Ville
Prendre des rendez-vous pour le dépôt des dossiers de passeports et C.N.I. (sur demande de l’usager)
Traiter des dossiers de passeports et C.N.I. (vérifier les dossiers, effectuer leur saisie informatique et leur remise)
Préparer les convocations pour le traitement de divers dossiers
Au bureau municipal de Gallician
Délivrer des copies d’actes d’état civil
Etablir des certificats de vie
Recevoir les demandes de duplicata de livret de famille
Être agent postal au bureau de poste de Gallician.
Affranchir les courriers
Traiter les recommandés, les colissimos au départ et à l’arrivée, France et International avec déclaration de douanes
Commander des timbres et d’autres produits
Procéder la vente de divers produits
Assurer les retraits et paiements par carte bleue
Effectuer la clôture comptable de fin de journée
Délivrer des forfaits mobiles
Traiter les courriers en instance non retirés par l’usager
Envoyer et réceptionner des fonds
Effectuer toutes tâches inhérentes à la Poste
CHAMPS RELATIONNEL DU POSTE :
- Relations fonctionnelles internes
Interactions avec les membres du service population
Interactions régulières avec toutes les directions et tous les services
- Relations fonctionnelles externes
Contacts avec les usagers du service public
Contacts avec les mairies, le Centre d'Expertise et de Ressources des Titres, l’Agence nationale des titres sécurisés, la Poste, la communauté de communes de Petite Camargue, la Préfecture, le Conseil Départemental, le et toutes les institutions en lien avec l’activité.
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Profils recherchés
Exigences requises :
- Maîtriser l’organigramme et les missions du service
- Connaître les délégations des élus
- Connaître le fonctionnement de la commune
- Savoir utiliser le logiciel ELISE (GED - Gestion Electronique des Documents), les boîtes mails, le logiciel de la Poste (Bureau municipal de Gallician), le standard et la station CNI et passeport (guichet service population)
- Maîtriser de l’outil informatique Word et Excel
- Être titulaire du baccalauréat
- Être titulaire du permis B
- Être disposé à porter des charges lourdes inférieures ou égales à 5kg)
Compétences requises :
- Qualité de rédaction et de synthèse et bonne orthographe
- Respect de la procédure et des délais
- Autonomie
- Qualité d’accueil
Contraintes et conditions :
- Lieux de travail : Hôtel de Ville et Bureau municipal de Gallician
- Horaires réguliers
- Maîtriser l’organigramme et les missions du service
- Connaître les délégations des élus
- Connaître le fonctionnement de la commune
- Savoir utiliser le logiciel ELISE (GED - Gestion Electronique des Documents), les boîtes mails, le logiciel de la Poste (Bureau municipal de Gallician), le standard et la station CNI et passeport (guichet service population)
- Maîtriser de l’outil informatique Word et Excel
- Être titulaire du baccalauréat
- Être titulaire du permis B
- Être disposé à porter des charges lourdes inférieures ou égales à 5kg)
Compétences requises :
- Qualité de rédaction et de synthèse et bonne orthographe
- Respect de la procédure et des délais
- Autonomie
- Qualité d’accueil
Contraintes et conditions :
- Lieux de travail : Hôtel de Ville et Bureau municipal de Gallician
- Horaires réguliers
Contact et modalités de candidature
Contact
0466731073
Informations complémentaires
Renseignement complémentaire auprès de la responsable du service courrier/archives :
04 66 73 17 26
Candidatures à adresser jusqu’au 09/02/2026 à Monsieur le maire, 2 place de la Libération et du 8 mai 1945 – 30600 VAUVERT ou par mail à : mairie@vauvert.com
04 66 73 17 26
Candidatures à adresser jusqu’au 09/02/2026 à Monsieur le maire, 2 place de la Libération et du 8 mai 1945 – 30600 VAUVERT ou par mail à : mairie@vauvert.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.