Chargé.e d'accueil et de secrétariat à Haute-Garonne Ingénierie
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031220200540998
Publiée le 08/02/2022
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
54 Boulevard de l'Embouchure, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/05/2022
Date limite de candidature
01/03/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Grandes lignes d'activités de l'Agence :
Haute-Garonne Ingénierie - Agence Technique Départementale, établissement public administratif départemental, conseille et assiste les exécutifs locaux des communes et EPCI de la Haute-Garonne adhérents dans les domaines juridique, financier, informatique, urbanisme, ingénierie et observation des territoires.
Du fait de son statut d'organisme de formation agréé par le Ministère de l'Intérieur, l'Agence propose aux élus locaux des stages de formations, des réunions d'information, des séminaires et colloques.
Enjeu(x) et objectif(s) du poste :
Assister les Directions adjointes ainsi que les services de l'Agence en terme d'organisation, de gestion du temps, de gestion administrative, de communication et d'accueil.
Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité ainsi que la gestion de la boîte mail institutionnelle.
Haute-Garonne Ingénierie - Agence Technique Départementale, établissement public administratif départemental, conseille et assiste les exécutifs locaux des communes et EPCI de la Haute-Garonne adhérents dans les domaines juridique, financier, informatique, urbanisme, ingénierie et observation des territoires.
Du fait de son statut d'organisme de formation agréé par le Ministère de l'Intérieur, l'Agence propose aux élus locaux des stages de formations, des réunions d'information, des séminaires et colloques.
Enjeu(x) et objectif(s) du poste :
Assister les Directions adjointes ainsi que les services de l'Agence en terme d'organisation, de gestion du temps, de gestion administrative, de communication et d'accueil.
Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité ainsi que la gestion de la boîte mail institutionnelle.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales:
Secrétariat des directions adjointes et des services : (50%)
Rédiger et mettre en page différents documents administratifs : lettres, notes, comptes rendus de réunions, présentation powerpoint ...
Assurer la gestion des parapheurs
Traiter les sollicitations des adhérents dans le logiciel dédié : saisie, suivi des délais de réponse-expédition
Demander aux usagers des précisions sur un dossier ou des pièces complémentaires
Réaliser la transcription écrite des réponses et des conseils donnés oralement selon les indications données par les conseillers
Clôturer et archiver les affaires traitées, rechercher sur le logiciel Kimoce, classer les dossiers papier
Suivre l'activité des services et mettre à jour les tableaux de suivi
Assurer le suivi des demandes liées à la protection des données
Assurer le suivi administratif des dossiers DéSIDé31 (création de sites internet)
Assurer le suivi des envois des données cadastrales (MAGIC, EDIGEO)
Suivre les demandes d'analyse financière : envoi de l'accusé-réception, contrôle des pièces envoyées par les usagers, suivi du tableau des demandes en cours, relances, contrôle des délais ...
Assurer le secrétariat des commissions d'élus (convocations, rapport ...)
Gérer les rendez-vous, les plannings et déplacements des personnels des directions adjointes (réservation des véhicules et de salles de réunion)
Recenser les besoins, établir la commande et la distribution des fournitures et de matériels nécessaires au fonctionnement des directions adjointes
Accueil (50%)
Assurer l'accueil téléphonique (standard) de l'Agence
Assurer l'accueil physique des publics, notamment des élus
Assurer la gestion et le suivi de la messagerie " accueil atd "
Missions secondaires:
Suppléer le ou la référent·e du pôle
Réceptionner et diffuser le courrier " arrivée " et " départ "
Assister aux différentes réunions (de direction adjointe, de service) prendre des notes, rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi
Répondre téléphoniquement (hotline) et enregistrer les sollicitations informatiques des adhérents de l'Agence dans le logiciel dédié et les qualifier en vue de leur traitement par un technicien
Participer à l'organisation des réunions et manifestations extérieures à HGI-ATD, aux Conseils d'Administration et Assemblées Générales
Remplacer le secrétariat de direction générale
Réaliser des navettes au Conseil départemental
Conditions particulières d'exercice :
Disponibilité requise en fonction des nécessités de service
Lieu de travail :
HGI ATD, 54 Boulevard de l'Embouchure, 31200 TOULOUSE
Secrétariat des directions adjointes et des services : (50%)
Rédiger et mettre en page différents documents administratifs : lettres, notes, comptes rendus de réunions, présentation powerpoint ...
Assurer la gestion des parapheurs
Traiter les sollicitations des adhérents dans le logiciel dédié : saisie, suivi des délais de réponse-expédition
Demander aux usagers des précisions sur un dossier ou des pièces complémentaires
Réaliser la transcription écrite des réponses et des conseils donnés oralement selon les indications données par les conseillers
Clôturer et archiver les affaires traitées, rechercher sur le logiciel Kimoce, classer les dossiers papier
Suivre l'activité des services et mettre à jour les tableaux de suivi
Assurer le suivi des demandes liées à la protection des données
Assurer le suivi administratif des dossiers DéSIDé31 (création de sites internet)
Assurer le suivi des envois des données cadastrales (MAGIC, EDIGEO)
Suivre les demandes d'analyse financière : envoi de l'accusé-réception, contrôle des pièces envoyées par les usagers, suivi du tableau des demandes en cours, relances, contrôle des délais ...
Assurer le secrétariat des commissions d'élus (convocations, rapport ...)
Gérer les rendez-vous, les plannings et déplacements des personnels des directions adjointes (réservation des véhicules et de salles de réunion)
Recenser les besoins, établir la commande et la distribution des fournitures et de matériels nécessaires au fonctionnement des directions adjointes
Accueil (50%)
Assurer l'accueil téléphonique (standard) de l'Agence
Assurer l'accueil physique des publics, notamment des élus
Assurer la gestion et le suivi de la messagerie " accueil atd "
Missions secondaires:
Suppléer le ou la référent·e du pôle
Réceptionner et diffuser le courrier " arrivée " et " départ "
Assister aux différentes réunions (de direction adjointe, de service) prendre des notes, rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi
Répondre téléphoniquement (hotline) et enregistrer les sollicitations informatiques des adhérents de l'Agence dans le logiciel dédié et les qualifier en vue de leur traitement par un technicien
Participer à l'organisation des réunions et manifestations extérieures à HGI-ATD, aux Conseils d'Administration et Assemblées Générales
Remplacer le secrétariat de direction générale
Réaliser des navettes au Conseil départemental
Conditions particulières d'exercice :
Disponibilité requise en fonction des nécessités de service
Lieu de travail :
HGI ATD, 54 Boulevard de l'Embouchure, 31200 TOULOUSE
Profils recherchés
Savoirs:
Notions de l'environnement administratif, institutionnel et politique
Connaissance des outils de communication
Connaissance des règles d'organisation du travail et de gestion du temps
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
Maîtrise du principe de gestion administrative des dossiers
Connaissance des techniques de rédaction des documents administratifs
Savoir-faire opérationnels:
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Utiliser les techniques de secrétariat
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et le public
Utiliser les logiciels métiers (KIMOCE)
APTITUDES PERSONNELLES:
Adaptabilité
Travail en équipe
Respect et écoute
Rigueur et méthode
Organisation
Relationnel
Réactivité
Confidentialité
Disponibilité
Niveau de formation/diplôme: BAC professionnel
Certifications/habilitations: Expérience souhaitée dans le secrétariat ou un poste similaire
Notions de l'environnement administratif, institutionnel et politique
Connaissance des outils de communication
Connaissance des règles d'organisation du travail et de gestion du temps
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
Maîtrise du principe de gestion administrative des dossiers
Connaissance des techniques de rédaction des documents administratifs
Savoir-faire opérationnels:
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Utiliser les techniques de secrétariat
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et le public
Utiliser les logiciels métiers (KIMOCE)
APTITUDES PERSONNELLES:
Adaptabilité
Travail en équipe
Respect et écoute
Rigueur et méthode
Organisation
Relationnel
Réactivité
Confidentialité
Disponibilité
Niveau de formation/diplôme: BAC professionnel
Certifications/habilitations: Expérience souhaitée dans le secrétariat ou un poste similaire
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Postuler sur le site "haute-garonne.fr", "offres d'emploi", "voir toutes les offres".
Merci de bien vouloir joindre un curriculum vitae, une lettre de motivation, le dernier arrêté de situation (si titulaire de la fonction publique), la copie de l'attestation d'inscription sur liste d'aptitude (si lauréat.e de concours) ou la copie de l'attestation RQTH (si reconnaissance en qualité de travailleur handicapé).
Merci de bien vouloir joindre un curriculum vitae, une lettre de motivation, le dernier arrêté de situation (si titulaire de la fonction publique), la copie de l'attestation d'inscription sur liste d'aptitude (si lauréat.e de concours) ou la copie de l'attestation RQTH (si reconnaissance en qualité de travailleur handicapé).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.