assistant de gestion administrative
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Offre n° O031230401000661
Publiée le 07/04/2023
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2619 route de Carcassonne, Sorèze (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
01/06/2023
Date limite de candidature
07/05/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
TBI + RIFSEEP + titres-restaurants + chèques-vacances + participation employeur prévoyance
Descriptif de l'emploi
1. Rôle
Assurer, sous le contrôle du responsable d'exploitation et par la maîtrise des outils informatiques, les opérations d'accueil et de secrétariat sur le site de Picotalen
2. Enjeux
Décharger le responsable d'exploitation et les responsables usines / réseaux de certaines tâches administratives
Appui pour le suivi des tableaux de bord de l'exploitation et des documents qualité
Gestion rigoureuse et fiable des documents mis en forme
Etre un interlocuteur attentionné et agréable (accueil) pour contribuer à la qualité de l'image de marque de la collectivité
Assurer, sous le contrôle du responsable d'exploitation et par la maîtrise des outils informatiques, les opérations d'accueil et de secrétariat sur le site de Picotalen
2. Enjeux
Décharger le responsable d'exploitation et les responsables usines / réseaux de certaines tâches administratives
Appui pour le suivi des tableaux de bord de l'exploitation et des documents qualité
Gestion rigoureuse et fiable des documents mis en forme
Etre un interlocuteur attentionné et agréable (accueil) pour contribuer à la qualité de l'image de marque de la collectivité
Missions / conditions d'exercice
3. Missions et activités
Accueil physique et téléphonique : accueil des visiteurs et livreurs, gestion du standard téléphonique
Secrétariat technique : ce poste permet de libérer du temps aux responsables techniques par rapport aux tâches administratives : gestion / envoi / suivi des petites consultations, gestion / envoi / suivi des demandes de devis, gestion des bons de commandes, relances
Suivi des tableurs Excel, réalisation de courbes et graphiques pour les tableaux de bord de l'exploitation (en binôme)
Remplacement de la secrétaire de Labège (binôme pour les congés) : gestion des courriers entrants et sortants, gestion des courriels, des agendas
Suivi des documents qualité (management et environnement)
Lors de l'absence du collègue : gestion des plannings, suivi des congés et heures supplémentaires
Respecter les règles et procédures définies en matière de sécurité, de qualité et d'environnement
Accueil physique et téléphonique : accueil des visiteurs et livreurs, gestion du standard téléphonique
Secrétariat technique : ce poste permet de libérer du temps aux responsables techniques par rapport aux tâches administratives : gestion / envoi / suivi des petites consultations, gestion / envoi / suivi des demandes de devis, gestion des bons de commandes, relances
Suivi des tableurs Excel, réalisation de courbes et graphiques pour les tableaux de bord de l'exploitation (en binôme)
Remplacement de la secrétaire de Labège (binôme pour les congés) : gestion des courriers entrants et sortants, gestion des courriels, des agendas
Suivi des documents qualité (management et environnement)
Lors de l'absence du collègue : gestion des plannings, suivi des congés et heures supplémentaires
Respecter les règles et procédures définies en matière de sécurité, de qualité et d'environnement
Profils recherchés
Méthode, rigueur, discrétion
Sens du relationnel
Frappe de courriers et rapports, création de fichiers informatiques
Formation bureautique
Logiciels de bureautique (Word et Outlook) avec très bonne maîtrise d'Excel (graphiques, tableaux croisés dynamiques, fonctions...)
Expérience dans un poste similaire appréciée
Sens du relationnel
Frappe de courriers et rapports, création de fichiers informatiques
Formation bureautique
Logiciels de bureautique (Word et Outlook) avec très bonne maîtrise d'Excel (graphiques, tableaux croisés dynamiques, fonctions...)
Expérience dans un poste similaire appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0561146400
Informations complémentaires
Candidature par courriel à c.brest@i-emn.fr ou envoi à IEMN / 102 rue du lac / Immeuble les érables / 31670 LABEGE avec :
o CV
o lettre de motivation
o le cas échéant, dernier arrêté de situation administrative ou justificatif de réussite au concours
o CV
o lettre de motivation
o le cas échéant, dernier arrêté de situation administrative ou justificatif de réussite au concours
Adresse de l'employeur
IEMN
>102 rue du lac, immeuble les érables
31670 LABEGE
>102 rue du lac, immeuble les érables
31670 LABEGE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.