Un assistant ou un assistante en charge des représentations
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031230901187911
Publiée le 15/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville place du Capitole, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/11/2023
Date limite de candidature
03/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Véritable tremplin dans une carrière professionnelle, le Cabinet du Maire - Président est au coeur du pouvoir
de décision. Il participe au pilotage stratégique, administratif et politique de la Mairie de Toulouse et de Toulouse Métropole et de leur communication externe.
Il facilite l'interface entre les élus et la direction générale des services.
Organe transversal, il est en charge des relations institutionnelles stratégiques avec les acteurs majeurs du territoire et de l'Etat central (ministères...).
Placé sous l'autorité de la Cheffe du service du secrétariat particulier et des chauffeurs du Maire-Président, au sein d'une équipe de 3 personnes, vous êtes chargé de la gestion des représentations des élus de la Mairie de Toulouse et de Toulouse Métropole.
Vous préparez le tableau des représentations pour le Maire-Président et celui des représentations pour le service presse.
Vous recherchez et diffusez les documents nécessaires à une demande du Maire-Président ou des élus, vous gérez les appels téléphoniques et les rendez-vous de l'agenda du Maire-Président (soutien ponctuel).
de décision. Il participe au pilotage stratégique, administratif et politique de la Mairie de Toulouse et de Toulouse Métropole et de leur communication externe.
Il facilite l'interface entre les élus et la direction générale des services.
Organe transversal, il est en charge des relations institutionnelles stratégiques avec les acteurs majeurs du territoire et de l'Etat central (ministères...).
Placé sous l'autorité de la Cheffe du service du secrétariat particulier et des chauffeurs du Maire-Président, au sein d'une équipe de 3 personnes, vous êtes chargé de la gestion des représentations des élus de la Mairie de Toulouse et de Toulouse Métropole.
Vous préparez le tableau des représentations pour le Maire-Président et celui des représentations pour le service presse.
Vous recherchez et diffusez les documents nécessaires à une demande du Maire-Président ou des élus, vous gérez les appels téléphoniques et les rendez-vous de l'agenda du Maire-Président (soutien ponctuel).
Missions / conditions d'exercice
Les missions consistent à :
- assurer le lien avec le pôle événementiel lors de représentations de Monsieur le Maire-Président pour les repas de quartier et les vide-greniers
- assurer le lien avec le service du Protocole lors des représentations de Monsieur le Maire-Président pour les cérémonies commémoratives
- assurer le lien avec les organisateurs lors des représentations de Monsieur le Maire-Président pour diverses manifestations
- extraire de façon hebdomadaire le tableau des représentations via le logiciel Géoplanning
- assurer et maintenir une relation privilégiée avec les secrétariats d'élu(e)s
- gérer les appels téléphoniques
Vous avez également comme activités complémentaires la gestion de l'agenda et la constitution des dossiers du Maire-Président, ainsi que l'archivage et le classement des dossiers du Maire-Président.
- assurer le lien avec le pôle événementiel lors de représentations de Monsieur le Maire-Président pour les repas de quartier et les vide-greniers
- assurer le lien avec le service du Protocole lors des représentations de Monsieur le Maire-Président pour les cérémonies commémoratives
- assurer le lien avec les organisateurs lors des représentations de Monsieur le Maire-Président pour diverses manifestations
- extraire de façon hebdomadaire le tableau des représentations via le logiciel Géoplanning
- assurer et maintenir une relation privilégiée avec les secrétariats d'élu(e)s
- gérer les appels téléphoniques
Vous avez également comme activités complémentaires la gestion de l'agenda et la constitution des dossiers du Maire-Président, ainsi que l'archivage et le classement des dossiers du Maire-Président.
Profils recherchés
Disposant d'une très bonne connaissance de la langue française, vous maîtrisez parfaitement les règles d'orthographe et de syntaxe.
Vous connaissez l'environnement territorial lié à la Mairie de Toulouse et Toulouse Métropole et maîtrisez les différents logiciels bureautiques (Libre Office, Word, Excel, Outlook...).
Vous êtes discret, organisé, rigoureux et savez faire preuve d'écoute et de capacité d'analyse et de réflexion.
Votre rapidité d'exécution et votre aptitude au travail en équipe sont des atouts qui vous permettront de mener à bien ces missions.
Enfin, votre capacité d'adaptation, de réactivité et de gestion du stress à la demande urgente s'avère indispensable sur ce poste.
Vous connaissez l'environnement territorial lié à la Mairie de Toulouse et Toulouse Métropole et maîtrisez les différents logiciels bureautiques (Libre Office, Word, Excel, Outlook...).
Vous êtes discret, organisé, rigoureux et savez faire preuve d'écoute et de capacité d'analyse et de réflexion.
Votre rapidité d'exécution et votre aptitude au travail en équipe sont des atouts qui vous permettront de mener à bien ces missions.
Enfin, votre capacité d'adaptation, de réactivité et de gestion du stress à la demande urgente s'avère indispensable sur ce poste.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Éléments de rémunération : Statutaire + Régime indemnitaire
Horaires : 38h10/semaine en journée coupée (amplitude horaire de 8h à 19h30), astreintes et permanences
25 jours de congés annuels + 19 jours de RTT / Site de travail : Hôtel de Ville place du Capitole
+ d'infos : tout renseignement pourra être obtenu auprès de Madame Catherine BORREL, Cheffe de service du secrétariat particulier et des chauffeurs du Maire-Président, par mail : catherine.borrel@mairie-toulouse.fr, par tél : 05.61.22.25.80
Pour postuler, merci d'adresser votre candidature (lettre + CV + arrêté de situation administrative + attestation réussite au concours FPT + dernier diplôme obtenu + attestation RQTH) en mentionnant la référence : P00000773, avant le : 03/10/2023 à l'adresse mail suivante : recrutementdrh@toulouse-metropole.fr
Horaires : 38h10/semaine en journée coupée (amplitude horaire de 8h à 19h30), astreintes et permanences
25 jours de congés annuels + 19 jours de RTT / Site de travail : Hôtel de Ville place du Capitole
+ d'infos : tout renseignement pourra être obtenu auprès de Madame Catherine BORREL, Cheffe de service du secrétariat particulier et des chauffeurs du Maire-Président, par mail : catherine.borrel@mairie-toulouse.fr, par tél : 05.61.22.25.80
Pour postuler, merci d'adresser votre candidature (lettre + CV + arrêté de situation administrative + attestation réussite au concours FPT + dernier diplôme obtenu + attestation RQTH) en mentionnant la référence : P00000773, avant le : 03/10/2023 à l'adresse mail suivante : recrutementdrh@toulouse-metropole.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE TOULOUSE
>32 RUE VALADE
31000 TOULOUSE
>32 RUE VALADE
31000 TOULOUSE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.