Rattachée à la Direction Générale à la Modernisation, la Direction Analyses et Etudes de Gestion (DAEG) s'inscrit dans une démarche d'aide à la décision et d'accompagnement en vue d'optimiser l'organisation des services au sein de la Mairie de Toulouse et de Toulouse Métropole.
Elle contribue également au développement d'une culture de gestion et de modernisation de l'administration..

En tant que chargé de gestion administrative, votre rôle consiste en premier lieu à seconder la Directrice en prenant en charge l'administratif et l'organisation de son activité. Vous assurez également la gestion administrative interne du service. À ce titre, vous réalisez des travaux de bureautique, ainsi que de l'accueil physique et téléphonique. Vous êtes également en charge de la saisie, qu'il s'agisse du suivi administratif des marchés, du budget et du suivi comptable.

* Au niveau de l'accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- vous renseignez les interlocuteurs et relayez vers l'un des cadres compétents
- vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- vous êtes en charge de l'accueil des collaborateurs et personnes extérieures
- vous gérez la messagerie électronique de la Directrice en son absence et engagez les premières actions

* Au niveau de la gestion administrative :
- vous gérez le courrier/courriel entrant et sortant
- vous organisez les déplacements des membres de l'équipe ainsi que les réunions en présentiel ou en distanciel
- vous préparez et transmettez des documents avant les réunions, prenez des notes et rédigez les comptes-rendus

* Concernant les travaux de bureautique : vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers et organisez l'enregistrement, le classement et l'archivage des dossiers

* Au niveau du suivi administratif des marchés, du budget et de la comptabilité :
- vous saisissez et transmettez les éléments au service du budget et de la rédaction des marchés
- vous pouvez être amené à assurer un appui logistique pour l'organisation d'événements, à établir les commandes de fournitures et de consommables et à assurer l'interface avec les services techniques sur des questions bâtimentaires

Titulaire à minima d'un diplôme de niveau Baccalauréat ou d'une qualification en secrétariat/comptabilité de niveau équivalent, vous justifiez d'une expérience confirmée de 3 à 5 ans minimum dans l'assistanat administratif, de direction ou en gestion/comptabilité.
Une première expérience en collectivité serait appréciée. Au cours de vos expériences, vous avez démontré un certain sens des responsabilités, de l'organisation et de la rigueur.
Vous pouvez être emmené à réaliser des tâches très variées, de ce fait vous faites preuve d'une certaine polyvalence et de bon sens. En collaboration quotidienne avec le collectif de cadres de la direction, vous avez un très bon sens du relationnel et savez adopter une posture adéquate, institutionnelle et professionnelle.
Vous faites preuve de discrétion et du sens de la confidentialité. Vous êtes à l'aise avec la bureautique et avec les chiffres.
Enfin, vous maîtrisez les règles de syntaxe, grammaire et d'orthographe et les techniques d'accueil téléphonique et physique.