Un chargé ou une chargée de gestion administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031230901196854
Publiée le 22/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
7 rue des Lois, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
06/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattachée à la Direction Générale à la Modernisation, la Direction Analyses et Etudes de Gestion (DAEG) s'inscrit dans une démarche d'aide à la décision et d'accompagnement en vue d'optimiser l'organisation des services au sein de la Mairie de Toulouse et de Toulouse Métropole.
Elle contribue également au développement d'une culture de gestion et de modernisation de l'administration..
Elle contribue également au développement d'une culture de gestion et de modernisation de l'administration..
Missions / conditions d'exercice
En tant que chargé de gestion administrative, votre rôle consiste en premier lieu à seconder la Directrice en prenant en charge l'administratif et l'organisation de son activité. Vous assurez également la gestion administrative interne du service. À ce titre, vous réalisez des travaux de bureautique, ainsi que de l'accueil physique et téléphonique. Vous êtes également en charge de la saisie, qu'il s'agisse du suivi administratif des marchés, du budget et du suivi comptable.
* Au niveau de l'accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- vous renseignez les interlocuteurs et relayez vers l'un des cadres compétents
- vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- vous êtes en charge de l'accueil des collaborateurs et personnes extérieures
- vous gérez la messagerie électronique de la Directrice en son absence et engagez les premières actions
* Au niveau de la gestion administrative :
- vous gérez le courrier/courriel entrant et sortant
- vous organisez les déplacements des membres de l'équipe ainsi que les réunions en présentiel ou en distanciel
- vous préparez et transmettez des documents avant les réunions, prenez des notes et rédigez les comptes-rendus
* Concernant les travaux de bureautique : vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers et organisez l'enregistrement, le classement et l'archivage des dossiers
* Au niveau du suivi administratif des marchés, du budget et de la comptabilité :
- vous saisissez et transmettez les éléments au service du budget et de la rédaction des marchés
- vous pouvez être amené à assurer un appui logistique pour l'organisation d'événements, à établir les commandes de fournitures et de consommables et à assurer l'interface avec les services techniques sur des questions bâtimentaires
* Au niveau de l'accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- vous renseignez les interlocuteurs et relayez vers l'un des cadres compétents
- vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- vous êtes en charge de l'accueil des collaborateurs et personnes extérieures
- vous gérez la messagerie électronique de la Directrice en son absence et engagez les premières actions
* Au niveau de la gestion administrative :
- vous gérez le courrier/courriel entrant et sortant
- vous organisez les déplacements des membres de l'équipe ainsi que les réunions en présentiel ou en distanciel
- vous préparez et transmettez des documents avant les réunions, prenez des notes et rédigez les comptes-rendus
* Concernant les travaux de bureautique : vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers et organisez l'enregistrement, le classement et l'archivage des dossiers
* Au niveau du suivi administratif des marchés, du budget et de la comptabilité :
- vous saisissez et transmettez les éléments au service du budget et de la rédaction des marchés
- vous pouvez être amené à assurer un appui logistique pour l'organisation d'événements, à établir les commandes de fournitures et de consommables et à assurer l'interface avec les services techniques sur des questions bâtimentaires
Profils recherchés
Titulaire à minima d'un diplôme de niveau Baccalauréat ou d'une qualification en secrétariat/comptabilité de niveau équivalent, vous justifiez d'une expérience confirmée de 3 à 5 ans minimum dans l'assistanat administratif, de direction ou en gestion/comptabilité.
Une première expérience en collectivité serait appréciée. Au cours de vos expériences, vous avez démontré un certain sens des responsabilités, de l'organisation et de la rigueur.
Vous pouvez être emmené à réaliser des tâches très variées, de ce fait vous faites preuve d'une certaine polyvalence et de bon sens. En collaboration quotidienne avec le collectif de cadres de la direction, vous avez un très bon sens du relationnel et savez adopter une posture adéquate, institutionnelle et professionnelle.
Vous faites preuve de discrétion et du sens de la confidentialité. Vous êtes à l'aise avec la bureautique et avec les chiffres.
Enfin, vous maîtrisez les règles de syntaxe, grammaire et d'orthographe et les techniques d'accueil téléphonique et physique.
Une première expérience en collectivité serait appréciée. Au cours de vos expériences, vous avez démontré un certain sens des responsabilités, de l'organisation et de la rigueur.
Vous pouvez être emmené à réaliser des tâches très variées, de ce fait vous faites preuve d'une certaine polyvalence et de bon sens. En collaboration quotidienne avec le collectif de cadres de la direction, vous avez un très bon sens du relationnel et savez adopter une posture adéquate, institutionnelle et professionnelle.
Vous faites preuve de discrétion et du sens de la confidentialité. Vous êtes à l'aise avec la bureautique et avec les chiffres.
Enfin, vous maîtrisez les règles de syntaxe, grammaire et d'orthographe et les techniques d'accueil téléphonique et physique.
Contact et modalités de candidature
Contact
0534415900
Informations complémentaires
Eléments de rémunération : statutaire + régime indemnitaire - Horaires de travail : 38h10/semaine en journée coupée
Lieu de travail : 27 rue des Lois 31000 TOULOUSE.
En nous rejoignant, vous bénéficierez des avantages suivants : 25 jours de congés annuels + 19 jours de RTT, chèques restaurant, chèques vacances, aide voyages, chèques rentrée scolaire etc...
Pour postuler merci d'adresser votre candidature (lettre + CV + arrêté de situation administrative + attestation réussite au concours FPT + dernier diplôme obtenu + attestation RQTH) en mentionnant la référence P0000747 à l'adresse recrutementdrh1@toulouse-metropole.fr avant le 06/10/2023.
Lieu de travail : 27 rue des Lois 31000 TOULOUSE.
En nous rejoignant, vous bénéficierez des avantages suivants : 25 jours de congés annuels + 19 jours de RTT, chèques restaurant, chèques vacances, aide voyages, chèques rentrée scolaire etc...
Pour postuler merci d'adresser votre candidature (lettre + CV + arrêté de situation administrative + attestation réussite au concours FPT + dernier diplôme obtenu + attestation RQTH) en mentionnant la référence P0000747 à l'adresse recrutementdrh1@toulouse-metropole.fr avant le 06/10/2023.
Adresse de l'employeur
TOULOUSE METROPOLE
>6 RUE RENE LEDUC
31040 TOULOUSE
>6 RUE RENE LEDUC
31040 TOULOUSE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.