- Activités techniques : accueil du public, réception des appels téléphoniques ; réception, traitement et diffusion d’information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; suivi et mise en forme des dossiers administratifs (CNI, passeport, médaille du travail, inscriptions listes électorales, légalisation, certifié conforme, démarche d’état civil) ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives ; enregistrement et suivi des dossiers de PACS et mariage

- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; gestion des stocks de fournitures ; enregistrement des demandes de CNI/passeport et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises, recueils de dossiers) ; affichage ; préparation des mariages ; délivrance d’autorisations de fermeture de cercueils ; appréciation du certificat médical en cas de décès ; cimetière ; entretien individuel avis intégration républicaine d’un ressortissant étranger ; participation à la tenue des listes électorales ; attestation d’accueil ; binôme enregistrement du courrier le matin pendant les vacances

- Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement

Accueil physique et téléphonique du public :
- Ecouter les demandes ; expliquer les procédures à suivre et/ou réglementation en vigueur ; traiter les situations conflictuelles avec calme et pédagogie

Contrôler les pièces et les dossiers :
- Vérifier les pièces produites dans les dossiers ; vérifier la complétude des dossiers et la conformité à la réglementation en vigueur
- vérifier la réglementation chaque fois que cela s’avère nécessaire auprès de l’équipe ou dans la documentation à disposition.

Traiter les dossiers sur le plan administratif :
- Saisir et enregistrer les dossiers avec les outils et logiciels adaptés ; veiller à la transmission des dossiers aux différents interlocuteurs (préfecture…) ; tenir à jour les listes et tableaux utiles ; enregistrement des demandes d’acte d’état civil, édition des actes concernés (livret de famille, attestation accueil, actes de mariage, décès ; enregistrement des recensements militaires).

Accueillir le public pour les demandes relatives aux actes d’état civil et dans le cadre des opérations funéraires :
- Accueillir et renseigner les personnes ; expliquer la procédure à suivre et/ou la réglementation en vigueur ; réceptionner et contrôler les pièces transmises par les intéressés ; planifier les mariages ; prendre rendez-vous et recevoir les personnes accompagnées d’un interprète le cas échéant ; vérifier la conformité et l’authenticité des pièces produites.

Etablir et/ou enregistrer les actes et déclarations :
- Etablir et publier les bans ; saisir les données pour les mariages ; établir le livret de famille et les certificats de mariage ; établir les actes et attestations relatives au décès et départ de corps.
- réceptionner et saisir les transcriptions relatives aux décès et naissances ; recevoir et enregistrer les PACS.

Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement :
- Intervenir en appui ou assistance des collègues chaque fois que cela s’avère nécessaire ; transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe.

Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d’ouverture au public, permanence le lundi soir jusqu’à 19h.
(Roulement planifié à l’avance, 1 à 2 permanences par mois)

Utilisation des logiciels : SIECLE, SUFFRAGE Web, CITOYEN, RDV360, GESCIME

Formations et/ ou expériences exigées :
- Formation « Valeurs de la République et laïcité », mise à jour régulière des connaissances état civil

Les "savoirs" :
- Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
- Connaître les différents outils dédiés à l’activité pour les utiliser de façon efficace
- Connaître la réglementation et les procédures en vigueur dans les domaines traités pour transmettre des éléments fiables et règlementaires ;
- Règles communes à la rédaction des actes d’état civil ; procédures administratives de délivrance des actes d’état civil ; cadre règlementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants ; législation sur l’autorité parentale et transmission du nom ; procédures relatives aux formalités administratives ; procédures relatives au mariage
- Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
- Fonctionnement d’internet ; logiciels bureautiques ; notion d’organisation et gestion du temps de travail ; techniques de classement et d’archivage.

Les "savoir-faire" :
- Réception des appels : comprendre les demandes, s’exprimer correctement oralement et par écrit, recevoir, filtrer et réorienter les appels
- Réception, traitement et diffusion d’informations : Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
- Réalisation de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (mails, recensement militaire, …)
- Etat civil : Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits ; imprimer les actes, certificats d’état civil (acte de mariage, décès, livret de famille, certificat de vie…) ; expliquer l’indivisibilité de la filiation, expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte d’état civil ;
- Etablissement des dossiers de mariage : auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel, apprécier les actes d’état civil du pays d’origine, coopérer avec des traducteurs assermentés, établir les actes de publications en vue de leur affichage, préparer le livret de famille, inscrire le mariage dans le registre
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil : recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès), apprécier la demande au regard de différents documents, contrôler l’authenticité des attestations fournies, établir les différents actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès), signaler le caractère inopportun d’un prénom
- Vérifier la complétude et la conformité des dossiers de demandes d’inscriptions sur les listes électorales suite à la mise en place du REU.
- Tri, classement et archivage de documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible à tous ; opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents ; anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l’archivage

Les "savoirs-être" :

- Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité et équité
- Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l’information
- Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle
- Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rendre compte de son activité