La Ville de Saint-Jean, qui compte 11100 habitants, est située au nord-est de Toulouse.
Elle développe une politique sociale affirmée, particulièrement auprès des publics seniors et des familles.
Elle fait preuve d’innovation avec par exemple, la construction des Granges en 2018, tiers-lieu culturel et social qui regroupe une médiathèque, une ludothèque, un espace seniors, un centre social, la MJC et un Fab-Lab.
Elle est aussi la première commune d’Occitanie à être labellisée Espace Service Jeunesse par le Ministère de l‘Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports pour son tiers-lieu L’ANneXe dédié aux 11-14 ans. Son complément, Le Module, à destination des 14-25 ans, est en cours d’installation.
En matière d’urbanisme, elle limite son extension pour préserver son cadre de vie mais prépare son avenir : un ambitieux projet de renouvellement du Cœur de Ville a été lancé et est en cours de concertation.
En matière managériale, la Direction Générale et les directrices/directeurs des 5 pôles stratégiques (Education-Animation de la vie culturelle et locale, Soutien aux fragilités / CCAS, Ressources, Aménagement et développement du cadre de vie, Services à la Population) veillent à promouvoir un climat de confiance et de bienveillance auprès de ses 200 agents.


Sous l'autorité du directeur du pôle population, vous instruisez et dressez les actes d'état civil, accueillez et renseignez le public en matière d'état-civil.
Le service est composé de 3 officiers d'état civil traitant la gestion des actes ( en 2023 - naissances : 668 , mariages : 36, décès : 414, changements de nom,...) et 1 agent en charge de l'accueil de l'hôtel de ville.

Activités principales :
Accueillir et renseigner le public.
NAISSANCES : enregistrer les actes, apposer les mentions, établir les livrets de famille, enregistrer les reconnaissances
Changement de noms et de prénoms
Rectifications administratives
MARIAGES : planifier les dates, remettre un dossier à compléter et instruire celui-ci. Enregistrer l’acte, afficher la publication, préparer le dossier pour les élus.
Auditionner les couples si nécessaire
PACS : planifier les dates, contrôler les dossiers et enregistrer les actes.
DECES : enregistrer les actes. Remettre les documents nécessaires aux déclarants. Prévenir la Police Municipale et les Services Techniques.
CIMETIERE : Vendre les concessions. Faire le suivi de celles-ci. Constituer les dossiers et les classer.
BAPTEME REPUBLICAIN : planifier les dates, organiser la cérémonie
COURRIER : Traiter les demandes par courrier ou courriel des administrés, des notaires et des différentes institutions. Ces demandes sont : des jugements (divorce, adoptions), des avis de mentions, des changements de nom, des livrets de famille, des rectifications administratives…
Répondre aux demandes d’actes COMEDEC

Activités ponctuelles (fin d’année) :
Clôturer les registres
Réaliser et éditer les tables annuelles voire décennales
Vérifier tous les registres (ordre numéro, signature) pour la reliure et préparer tous les dossiers pour le Tribunal et l’archivage.
Préparer le budget et recevoir le commercial pour la commande annuelle

Activité secondaire :
Remplacement de l’agent d’accueil de l’hôtel de ville en cas d’absence/congés de ce dernier.

Savoirs : Connaissance de la réglementation (IGREC), des procédures administratives et des risques de fraude.
Savoir-faire : Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, courriels, COMEDEC).
Savoirs être : Sens du contact, qualité d’écoute et de dialogue. Travail en équipe. Calme et maîtrise de soi. Discrétion et confidentialité. Organisation, méthode et rigueur. Réactivité, autonomie.
Connaissance des logiciels Arpège : Mélodie Opus (Etat-Civil) fortement appréciée et Maestro (recensement citoyen)