Assistant (e) de direction Ressources Humaines
Offre n° O031240405000706
Publiée le 05/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rieumes
Poste à pourvoir le
20/06/2024
Date limite de candidature
05/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directrice des Ressources Humaines et au sein d’une équipe de 5 agents, vous assurez l’assistanat de la directrice et le suivi administratif de projets et dossiers spécifiques de la direction. Vous êtes l’interlocuteur privilégié des services de la communauté de communes. Vous êtes force de propositions et participez à l’activité du service.
Missions / conditions d'exercice
Assistance auprès de la direction des ressources humaines
Établir une relation de confiance
Proposer et participer à la création d’outils de gestion efficients pour travailler en équipe (agendas partagés, arborescence du serveur, etc.)
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Réaliser des études, des synthèses, des analyses
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (projets en cours, budget, rétroplanning, etc.)
Contribuer au suivi et à l’évaluation de l’activité, en rendre compte
Participer à l’élaboration du rapport social unique (RSU)
Préparer des réunions en concertation avec la direction et les services
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble des agents de la direction
Suivre des échéances administratives
Gestion de dossiers spécifiques
Suivi des conventions de mise à disposition du personnel
Être l’interlocuteur privilégié auprès des mairies
Assurer le suivi des conventions (avenants, renouvellements, …)
Transmettre les informations aux services concernés pour vérification des demandes de remboursement
Transmettre les données nécessaires au remboursement des rémunérations à la direction des finances
communautaire)
Gestion du pôle de contractuel(les)
Suivre avec les services les besoins en contractuel(les) via un tableau Excel
Transmettre les informations au pôle payes et carrière
Etablir les contrats et leur renouvellement
Etablir les courriers de non renouvellement et s’assurer du respect des délais réglementaires d’information
Etablir l’ensemble des documents de fin de contrat (attestation Pôle emploi, solde de tout compte, certificat de travail…)
Gestion des instances
Organiser les réunions des instances
Participer à l’élaboration des dossiers techniques et participer à la conception des supports de présentation
Veiller à la cohérence du fonctionnement des instances
Organiser le traitement de l'information
Etablir les comptes rendus
Interlocuteur privilégié des autres services
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers de réponse aux demandes
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Rechercher des informations, notamment réglementaires et vérifier la validité des informations traitées
Être l’interlocuteur privilégié des référents RH (procédures, logiciel métier…)
Gérer les dossiers de médailles de travail
S’assurer de l’application des bonnes pratiques d’archivage auprès de l’équipe, en tant que référent(e) archivage
Activités communes au service
Accueillir, informer, conseiller et agir au service des agents
Etablir tout document utile à la continuité de la vie professionnelle des agents (attestation de travail, Assédic …)
Aider ponctuellement les agents du service ou des autres services
Participer à l’accueil, l’aide et le suivi des stagiaires du service
Participer à la mise en place de nouveaux projets
S’assurer de la circulation et de la diffusion des informations, par le biais notamment des outils de communication interne (site Intranet, journal interne, affichage, etc …) ou externe (site Internet, journal municipal, etc …)
Établir une relation de confiance
Proposer et participer à la création d’outils de gestion efficients pour travailler en équipe (agendas partagés, arborescence du serveur, etc.)
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Réaliser des études, des synthèses, des analyses
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (projets en cours, budget, rétroplanning, etc.)
Contribuer au suivi et à l’évaluation de l’activité, en rendre compte
Participer à l’élaboration du rapport social unique (RSU)
Préparer des réunions en concertation avec la direction et les services
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble des agents de la direction
Suivre des échéances administratives
Gestion de dossiers spécifiques
Suivi des conventions de mise à disposition du personnel
Être l’interlocuteur privilégié auprès des mairies
Assurer le suivi des conventions (avenants, renouvellements, …)
Transmettre les informations aux services concernés pour vérification des demandes de remboursement
Transmettre les données nécessaires au remboursement des rémunérations à la direction des finances
communautaire)
Gestion du pôle de contractuel(les)
Suivre avec les services les besoins en contractuel(les) via un tableau Excel
Transmettre les informations au pôle payes et carrière
Etablir les contrats et leur renouvellement
Etablir les courriers de non renouvellement et s’assurer du respect des délais réglementaires d’information
Etablir l’ensemble des documents de fin de contrat (attestation Pôle emploi, solde de tout compte, certificat de travail…)
Gestion des instances
Organiser les réunions des instances
Participer à l’élaboration des dossiers techniques et participer à la conception des supports de présentation
Veiller à la cohérence du fonctionnement des instances
Organiser le traitement de l'information
Etablir les comptes rendus
Interlocuteur privilégié des autres services
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers de réponse aux demandes
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Rechercher des informations, notamment réglementaires et vérifier la validité des informations traitées
Être l’interlocuteur privilégié des référents RH (procédures, logiciel métier…)
Gérer les dossiers de médailles de travail
S’assurer de l’application des bonnes pratiques d’archivage auprès de l’équipe, en tant que référent(e) archivage
Activités communes au service
Accueillir, informer, conseiller et agir au service des agents
Etablir tout document utile à la continuité de la vie professionnelle des agents (attestation de travail, Assédic …)
Aider ponctuellement les agents du service ou des autres services
Participer à l’accueil, l’aide et le suivi des stagiaires du service
Participer à la mise en place de nouveaux projets
S’assurer de la circulation et de la diffusion des informations, par le biais notamment des outils de communication interne (site Intranet, journal interne, affichage, etc …) ou externe (site Internet, journal municipal, etc …)
Profils recherchés
BAC administration générale
Expérience sur un poste similaire souhaitée
Votre statut : titulaire
Votre temps de travail : temps complet
Votre organisation du travail : 40h hebdomadaires, générant 27 jours de RTT
Votre lieu de travail : Rieumes 31 370
Votre cadre d’emploi : Adjoint administratif (Cat C)
Votre rémunération : statutaire + Rifseep de 272.50 € / mois et CIA de 300 € maxi annuel
Avantages
Adhésion possible à l’Amicale du personnel de la CC Cœur de Garonne (AP3CG)
Accès à la formation
Poste éligible au télétravail (au-delà de 6 mois de présence à raison de 1 jour par semaine)
Tickets restaurant (8 € dont 4€ à la charge de l’employeur)
Matériel fourni : ordinateur portable
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Accès à la formation
Poste éligible au télétravail (au-delà de 6 mois de présence à raison de 1 jour par semaine)
Tickets restaurant (8 € dont 4€ à la charge de l’employeur)
Matériel fourni : ordinateur portable
Contact
Contact
0561919496
Informations complémentaires
Adressez votre CV et votre lettre de motivation à :
Monsieur le Président
Communauté de communes Cœur de Garonne
12 rue Notre Dame - 31370 RIEUMES
Ou à l’adresse mail suivante : recrutement@cc-coeurdegaronne.fr
Pour + d’informations, contactez Géraldine Massat au 05 61 91 94 96
Monsieur le Président
Communauté de communes Cœur de Garonne
12 rue Notre Dame - 31370 RIEUMES
Ou à l’adresse mail suivante : recrutement@cc-coeurdegaronne.fr
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.