Grandes lignes d'activités de la direction

La Direction Enfance Famille met en oeuvre des missions opérationnelles et obligatoires dévolues au
département : la protection maternelle et infantile, l'aide sociale à l'enfance, Ia prévention jeunesse, qui
sont des missions portées à la fois par le siège et également par les territoires .

Grandes lignes d’activités du service :

Le Service Administration Finance gère et garantit la coordination comptable, financière, la commande publique, la correspondance informatique ainsi que la gestion centralisée du budget de la direction.


Enjeux et objectifs du poste

- Encadrer, animer et mobiliser l’équipe en charge des opérations financières et comptables de la direction sur les volets : marchés publics, subventions et recettes.
- Piloter l’activité liée à la commande publique de la direction.
- Être la personne ressource grâce à son expertise dans son domaine d’intervention.
- Assurer les échanges et les relations avec les partenaires internes

Missions principales

* Management de l’équipe :
- Encadrer, animer et mobiliser l’équipe de proximité
- Organiser, planifier et contrôler les activités de l’équipe
- Fixer les priorités en fonction de l’activité et des moyens du service pour assurer
l’effectivité des tâches
- Accompagner l’équipe dans ses activités quotidiennes et l’assister en cas de difficultés
- Concevoir et mettre en œuvre les procédures et processus de son périmètre, les
réajuster si nécessaire
- Faire appliquer la réglementation, les procédures de travail et/ou des consignes de
sécurité et veiller à leur mise en œuvre .
- Formuler des propositions d’amélioration des méthodes de travail
- Réaliser et/ou renseigner des outils de suivi d’activité, des rapports, notes
- Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements
- Réaliser les entretiens professionnels de l’équipe placée sous son autorité et
accompagner au développement des compétences
- Assurer le relais RH de l’équipe en lien avec la hiérarchie
- Gérer le planning de l’équipe
- Relayer et expliciter l’information ascendante et descendante auprès de l’équipe et de la
hiérarchie


* Pilotage de la commande publique de la direction :
- Conseiller et assister les services prescripteurs dans l'évaluation et la définition du
besoin
- Élaborer une cartographie des achats et gérer la nomenclature des familles d'achat
- Recenser les besoins dans le cadre d'une programmation des achats, en lien avec les
services prescripteurs et les approvisionneur·se·s
- Contribuer à la rédaction de référentiels (guides, outils, modèles types)
- Évaluer et mener une analyse critique des besoins avec les services prescripteurs, les
formaliser.


* Élaboration ou participation à l'élaboration des stratégies d'achats :
- Effectuer une prospection des produits ou prestations adaptés aux besoins
- Détecter les risques de dysfonctionnements (litiges, pénalités, résiliation)
- Analyser les conditions économiques du marché fournisseur (prospection, sourcing,
études commerciales et concurrentielles) sur différents segments d'achats
- Rechercher et échanger sur les pratiques d'achats avec les services de diverses
collectivités (benchmarking)
- Étudier les leviers de rationalisation possibles par segment d'achat, en lien avec les
orientations fixées par la politique d'achat de la collectivité
- Accompagner la prise en compte du développement durable dans l'expression des
besoins, les spécifications techniques, les conditions d'exécution des prestations et la
notation des offres
- Formaliser des stratégies d'achats.


* Mise en œuvre des procédures de marchés publics :
- Déterminer la démarche contractuelle et le planning associé
- Rédiger ou aider à la rédaction des pièces du dossier de consultation des entreprises, en
lien étroit avec les prescripteurs et en collaboration avec les gestionnaires des marchés,
élaborer une grille d'analyse des offres.
- Analyser, négocier si la procédure le permet, et sélectionner les offres en collaboration
avec le service concerné


* Pilotage et suivi de l'exécution des marchés :
- Apporter tous les éléments nécessaires à l'exécution du marché à l'approvisionneur·se -
achat et aux gestionnaires comptables
- Vérifier, auprès des services concernés, la réception dans les délais, la qualité et la
quantité des biens et services.
- Conduire des réunions de suivi de l'exécution des marchés (respect des exigences
contractuelles, suivi des consommations, suivi qualitatif, gestion des litiges, des
pénalités), avec les services utilisateurs et les titulaires
- Mettre en place un dispositif de gestion de la qualité de la prestation
- Assurer un bilan de l'exécution des marchés (suivi des consommations et des incidents)
et suivre les dépenses dans le respect des crédits budgétaires alloués
- Rédiger des avenants
- Participer à la préparation des différentes étapes budgétaires, selon le calendrier fixé par
la collectivité
- Mesure de la performance achat .
- Mesurer les gains qualitatifs et financiers obtenus lors des renouvellements de marchés,
les valoriser
- Évaluer la satisfaction des utilisateurs
- Formaliser des critères d'évaluation, des outils de pilotage et de reporting
- Évaluer les actes d'achats .

Savoirs
- Techniques d’organisation et de planification (Connaissance)
- Procédures et règlementation relatives aux domaines traités (Maîtrise)
- Méthodes et outils de management (Maîtrise)
- Techniques de communication, de médiation et de gestion des conflits (Connaissance)
- Réglementation de la commande publique (Maîtrise)
- Méthodologie de conduite de projet (Connaissance)


Savoir - faire
- Faire appliquer la règlementation, les normes et les procédures de son champ
d'intervention (Maîtrisé)
- Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire (Maîtrisé)
- Piloter, animer et mobiliser une équipe (Acquis)
- Superviser, contrôler et évaluer les activités de l’entité encadrée (Acquis)
- Elaborer des outils de pilotage, de suivi des données financières (Maîtrisé)
- Participer à l'élaboration des prévisions budgétaires (Acquis)


Savoir-être
- Esprit d’initiative
- Méthode et rigueur
- Travail en équipe
- Relationnel
- Analyse et synthèse
- Respect et écoute
- Adaptabilité
-Disponibilité
- Réactivité