Chargé du projet d'administration

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Offre n° O031240612001504
Publiée le 12/06/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA HAUTE-GARONNE
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE
31090 TOULOUSE
Lieu de travail
TOULOUSE
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
12/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Pilotage > Organisation, contrôle de gestion, évaluation
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Transformation, de l'Innovation et du Pilotage, les enjeux du poste de Chargé du projet d'administration sont de :

Conseiller et accompagner la direction générale dans la modernisation de la collectivité à travers le pilotage de la mise en œuvre du nouveau Projet d’Administration Cap’31 2023-2028.
Assurer le pilotage stratégique projet d’Administration en coordonnant plusieurs projets à dimension transversale et s’assurer de la cohérence d'ensemble du déploiement du projet.
Proposer et mettre en œuvre des dispositifs innovants de participation des agent·e·s.
Ce projet d’Administration prend en compte notamment les axes suivants :
- Axe 1 : Améliorer la relation à l’usager (relation usager plus accessible et de qualité / dispositifs de participation)
- Axe 2 : Accélérer et accompagner la transformation numérique
- Axe 3 : Approfondir la modernisation de l’Administration (simplification des procédures et réduction des délais / culture du risque / gouvernance partagée des données de pilotage / recours à l’innovation et aux expérimentations)
- Axe 4 : Fonctionner en transversalité et coopérer
- Axe 5 : Manager par le sens et l'innovation
- Axe 6 : Promouvoir une qualité de vie au travail et ancrer un engagement écoresponsable dans les pratiques et les missions
Insuffler au sein de la collectivité la diffusion et l’appropriation d’une culture projet. Appuyer au déploiement du logiciel de gestion de projet de la collectivité.
Contribuer au pilotage de la gouvernance des projets structurants de la collectivité en lien étroit avec la Mission Pilotage des Affaires Générales.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :

Animation :
- Piloter de manière fonctionnelle et opérationnelle le Projet d'Administration et les différentes actions transversales qui en découlent : définition du budget alloué, calendrier, risques etc.
- Conseiller et assister les pilotes d'actions identifiés dans le Projet d'Administration et encadrer de manière fonctionnelle tou·te·s les participant·e·s au projet
- Accompagner et soutenir les porteurs d'actions transversales dans le cadre du projet grâce à la diffusion de la méthodologie de projet
- Identifier les besoins éventuels en accompagnement (méthodologique, assistance au changement, organisationnel...) des directions, proposer un accompagnement ou orienter vers les ressources internes
- Participer aux Comités de pilotage des autres projets transversaux de la collectivité pour permettre une vision cohérente globale des projets (dématérialisation, relation usager...)
- Structurer l'équipe projet dédiée à la mise en oeuvre opérationnelle du Projet d'administration et l'animer
- Participer aux recrutements des équipes projets en charge des plans d'actions, définir le rôle de chacun·e, les accompagner et animer les groupes dans une logique de co-construction et de coopération
- Proposer et mettre en oeuvre des démarches innovantes d'intelligence collective et de participation en interne


Suivi de la mise en oeuvre :
- Superviser la conception et la réalisation des actions transversales liées à la mise en oeuvre du Projet d'Administration
- Encadrer ou assister les pilotes chargés de la mise en oeuvre et de la remontée des informations (indicateurs)
- Contrôler l'avancée des activités, le respect des dépenses et du planning ainsi que les résultats en fonction du plan projet initial
- Mettre à jour et superviser la mise à jour du logiciel de suivi des plans d'actions, réévaluer les échéances
- Identifier les difficultés rencontrées par les pilotes

Reporting :
- Rédiger des notes d'éclairage, documents de cadrage et de planification pour la mise en oeuvre technique du Projet d'Administration
- Effectuer une revue régulière de l'avancée des plans d'actions
- Alerter sur les difficultés éventuelles et proposer des solutions

Communication :
- Elaborer le plan de communication et de diffusion du projet d'administration, en fonction des cibles et objectifs
- Elaborer, mettre à jour les supports numériques / papier, en lien avec le service de communication interne (actualités, brochures, articles...)
- Concevoir, animer des évènements autour du projet d'administration et des réalisations
- Assurer le suivi des projets « labellisés » et leur communication
- Présenter le projet d'administration aux collectifs de travail, sur le territoire

Insuffler une culture projet :
- Développer des outils internes de référence (guide, outils pratiques...) pour harmoniser les pratiques des chef·fe·s de projet au sein de la collectivité
- Insuffler et diffuser le ''réflexe projet'' au sein des collectifs de travail, notamment dans ses dimensions transversales :
· Animer le réseau des chef·fe·s de projets de la collectivité et identifier les besoins en accompagnement (méthodologique, assistance au changement, organisationnel...)
· Proposer un accompagnement adapté (en lien avec les RH-service formation - accompagnement managérial - communication interne) : formations, webinaires, appui technique et/ou méthodologique, paire-aidance
· Décliner la culture projet dans le programme de formation de la collectivité en lien avec les Ressources Humaines et assurer la formation de sensibilisation (1er niveau)
- Développer une stratégie de communication adaptée

Déploiement du logiciel de gestion de projet Project Monitor (PMO) :
- Accompagner les directions sur le volet organisationnel en amont du déploiement de l'outil PMO
Profils recherchés
Savoirs :
Le candidat doit démontrer une maîtrise avancée de la méthodologie de conduite de projet, ainsi qu'une compréhension approfondie des orientations politiques de la collectivité dans le domaine traité.
Il doit également posséder une connaissance solide des enjeux et problématiques spécifiques à son domaine d'intervention, ainsi qu'une expertise dans les méthodes d'accompagnement au changement.
De plus, une compréhension des méthodes d'analyse du travail et des organisations, ainsi que des méthodes et outils de recueil d'information et d'analyse des besoins, est essentielle pour réussir dans ce poste.

Savoirs-faire :
Le candidat doit posséder une maîtrise avérée dans la conduite et l'animation de réunions ainsi que dans la formalisation et la rédaction de dossiers et outils d'aide à la décision.
De plus, il doit être capable de traduire efficacement les enjeux et orientations en plans d'actions et en objectifs opérationnels.
Une maîtrise de la communication et de l'adaptabilité à la diversité des interlocuteurs sont attendues, tout comme une attention particulière au respect des délais et à l'alerte.
Enfin, une expérience dans l'élaboration et l'animation de projets collectifs multi-partenariaux est également appréciée.

Aptitudes personnelles :
Le candidat doit démontrer une forte capacité d'adaptabilité, ainsi qu'une approche méthodique et organisée dans son travail. L'autonomie est essentielle, tout comme la diplomatie et la capacité à transmettre des connaissances avec pédagogie.
Une aptitude à analyser et synthétiser les informations de manière efficace est également requise, de même qu'une créativité et un esprit d'initiative développés.
L'organisation et le sens du relationnel sont des qualités indispensables, tout comme le respect et l'écoute envers les autres.
En outre, la discrétion dans le traitement des informations et la disponibilité pour répondre aux besoins de la collectivité sont des atouts précieux.

Nous recherchons un chargé de projet dynamique et innovant, capable de maîtriser la conduite de projets et d'aligner les actions sur les orientations politiques de la collectivité. Avec une expertise avancée dans l'accompagnement au changement et une capacité à formaliser des stratégies efficaces, vous saurez transformer les défis en opportunités.

Doté d'une excellente communication et d'une adaptabilité sans faille, vous mobiliserez les équipes et les partenaires avec diplomatie et créativité pour atteindre les objectifs stratégiques dans le respect des délais et de la qualité attendue.

Contact

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0534333632
Informations complémentaires
Pour candidater, déposez votre candidature sur le site du Conseil départemental en déposant votre CV et votre lettre de motivation directement sur l'offre.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.