Assistant administratif gestionnaire de dossiers
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Offre n° O031240802001090
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 place Alex Raymond, Colomiers (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
04/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
statutaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
La Direction Générale Territoires pilote la déclinaison de nombreuses politiques publiques dans les 5 territoires de la métropole. Elle est garante de la réactivité dans la mise en œuvre des projets, dans des logiques de proximité, d'innovation et de transversalité. De la conduite de projets d'aménagement au développement social et culturel en passant par la bonne tenue des espaces et bâtiments publics, notre collectif fait vivre les politiques municipales et métropolitaines au service de l'intérêt général.
Missions / conditions d'exercice
Composée d'une trentaine d'agents, la Direction Ressources, rattachée au Directeur du Territoire, assure le support RH, financier et administratif, elle est garante de la cohérence de l'action publique conduite sur les territoires.
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable de la cellule administration générale, vous assurez le traitement des courriers entrants et sortants, l'accueil téléphonique ainsi que la réalisation des tâches spécifiques selon l'assistance métier assurée.
Au sein de cette cellule, les assistants administratifs vont travailler en pool sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et sous l'autorité fonctionnelle de la direction métier d'affectation (direction de l'aménagement et du développement urbain) : l'objectif est d'assurer la continuité de service en cas d'absence (formation, congés, télétravail), une rotation des tâches et une harmonisation des pratiques entre les directions thématiques.
Aussi les missions peuvent se décliner en deux catégories : des missions socle accueil téléphonique-courrier-enregistrement et des missions spécifiques liées à l'activité de la direction thématique (aménagement et développement urbain).
Les principales missions seront les suivantes :
- gestion des courriers, de la boîte mail générique du territoire et thématique,
- enregistrement sur les logiciels métiers (ex: Scop, Smart) et ventilation,
- accueil téléphonique : recevoir, filtrer et relayer vers la personne ou le service compétent,
- gestion des circuits de validation et des visas parapheurs,
- suivi de missions spécifiques liées à l'activité de la direction thématique (aménagement et développement urbain) : préparation des codir de quartier toulousain et des réunions d'échange avec les communes, relance des chargées de projets, coordination des réponses aux demandes, rédaction de comptes-rendus, organisation de réunions spécifiques et suivi de dossiers liés au secteur d'assistance.
- rédaction et diffusion des supports de communication interne au territoire en appui des directions thématiques
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable de la cellule administration générale, vous assurez le traitement des courriers entrants et sortants, l'accueil téléphonique ainsi que la réalisation des tâches spécifiques selon l'assistance métier assurée.
Au sein de cette cellule, les assistants administratifs vont travailler en pool sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et sous l'autorité fonctionnelle de la direction métier d'affectation (direction de l'aménagement et du développement urbain) : l'objectif est d'assurer la continuité de service en cas d'absence (formation, congés, télétravail), une rotation des tâches et une harmonisation des pratiques entre les directions thématiques.
Aussi les missions peuvent se décliner en deux catégories : des missions socle accueil téléphonique-courrier-enregistrement et des missions spécifiques liées à l'activité de la direction thématique (aménagement et développement urbain).
Les principales missions seront les suivantes :
- gestion des courriers, de la boîte mail générique du territoire et thématique,
- enregistrement sur les logiciels métiers (ex: Scop, Smart) et ventilation,
- accueil téléphonique : recevoir, filtrer et relayer vers la personne ou le service compétent,
- gestion des circuits de validation et des visas parapheurs,
- suivi de missions spécifiques liées à l'activité de la direction thématique (aménagement et développement urbain) : préparation des codir de quartier toulousain et des réunions d'échange avec les communes, relance des chargées de projets, coordination des réponses aux demandes, rédaction de comptes-rendus, organisation de réunions spécifiques et suivi de dossiers liés au secteur d'assistance.
- rédaction et diffusion des supports de communication interne au territoire en appui des directions thématiques
Profils recherchés
Vous disposez a minima d'un baccalauréat et d'une expérience dans le domaine du secrétariat.
A ce titre, vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre office, writer, calc, impress, outlook et teams).
Vous disposez d'un esprit de synthèse, de capacités relationnelles et rédactionnelles, et d'un sens de la communication avéré.
Dans un contexte de réorganisation, vous savez faire preuve de réactivité, d'adaptation pour prioriser vos actions en fonction des urgences.
Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.
A ce titre, vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre office, writer, calc, impress, outlook et teams).
Vous disposez d'un esprit de synthèse, de capacités relationnelles et rédactionnelles, et d'un sens de la communication avéré.
Dans un contexte de réorganisation, vous savez faire preuve de réactivité, d'adaptation pour prioriser vos actions en fonction des urgences.
Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
+ d'infos : Elodie CAUJOLLE, responsable cellule administration générale - elodie.caujolle@toulouse-metropole.fr
ou Marion LORENZO, Directrice ressources - marion.lorenzo@toulouse-metropole.fr
Notez que ces missions sont susceptibles d'être à pourvoir également sur d'autres territoires de la DG des Territoires.
ou Marion LORENZO, Directrice ressources - marion.lorenzo@toulouse-metropole.fr
Notez que ces missions sont susceptibles d'être à pourvoir également sur d'autres territoires de la DG des Territoires.
Adresse de l'employeur
TOULOUSE METROPOLE
>6 RUE RENE LEDUC
31040 TOULOUSE
>6 RUE RENE LEDUC
31040 TOULOUSE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.