Coordonnateur de la cellule courrier réservé
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031241125000537
Publiée le 25/11/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
25/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Education, animation et jeunesse >
Politiques d'éducation et d'animation pour la jeunesse
Grade(s) recherché(s)
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Technicien
Technicien principal de 2ème classe
Technicien principal de 1ère classe
Agent de maîtrise principal
Technicien
Technicien principal de 2ème classe
Technicien principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.
La Direction de la Communication, sous l'autorité du Directeur Général des services, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication par projet et/ou thématique
Le pôle médias : pilotage et suivi des publications du département
Le pôle événementiel : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
Le service courrier
Le service courrier est chargé de réceptionner et de trier l'ensemble des courriers et des colis du Conseil départemental entrants et sortants.
Il est composé de trois cellules, fonctionnant en complémentarité les unes avec les autres :
Courrier réservé : « pré tri » du courrier et des emails adressés au Président du Conseil départemental ainsi que des courriers non nominatifs.
Tri : réception, expédition et le suivi de l'ensemble du courrier et des colis de la collectivité
Navettes : acheminement et distribution de courrier jusqu'à leurs destinataires.
La Direction de la Communication, sous l'autorité du Directeur Général des services, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication par projet et/ou thématique
Le pôle médias : pilotage et suivi des publications du département
Le pôle événementiel : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
Le service courrier
Le service courrier est chargé de réceptionner et de trier l'ensemble des courriers et des colis du Conseil départemental entrants et sortants.
Il est composé de trois cellules, fonctionnant en complémentarité les unes avec les autres :
Courrier réservé : « pré tri » du courrier et des emails adressés au Président du Conseil départemental ainsi que des courriers non nominatifs.
Tri : réception, expédition et le suivi de l'ensemble du courrier et des colis de la collectivité
Navettes : acheminement et distribution de courrier jusqu'à leurs destinataires.
Missions / conditions d'exercice
Enjeux et objectifs du poste
Garantir et mettre en oeuvre la réception, la préparation, l'orientation, l'expédition et le suivi de l'ensemble du courrier et des colis de la collectivité dans une démarche de qualité et de réductions de coûts, en particulier les activités de « pré tri » du courrier et des emails adressés au Président du Conseil départemental ainsi que des courriers non nominatifs
Coordonner et superviser le travail de sa cellule et des équipes du service courrier en coordination avec les autres responsables de cellules.
Missions principales :
En polyvalence avec les autres responsables de cellule :
Coordination et supervision des équipes du service notamment de la cellule courrier réservé :
Organiser et planifier les activités de l'équipe
Animer et mobiliser les équipes
Accompagner et former les personnels aux nouvelles procédures, technologies et réglementation postales
Suivre et contrôler l'ensemble de missions et dossiers effectuées au sein de la cellule afin que le travail produit soit de qualité, conforme aux normes et répondent à l'objectif de la réduction des coûts
Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements
Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie
Pilotage des activités du service notamment de la cellule courrier réservé :
Mettre en place, faire appliquer et faire évoluer les procédures de fonctionnement de la cellule
Étudier et proposer de nouveaux moyens et de nouvelles technologies en vue d'optimiser la cellule et dans son ensemble le service courrier
Participer à l'exécution, la rédaction et le suivi des marchés
Réaliser les tableaux de bord et les données statistiques sur l'activité de la cellule (notamment sur la gestion des consommables)
Effectuer, préparer et éditer les comptes, statistiques et le suivi des affranchissements
Intervenir sur les machines courriers et les logiciels métiers
S'informer, rechercher et rapporter sur les nouvelles technologies et contrat postaux permettant la réduction des coûts et l'optimisation du travail
Assurer la continuité du service sur l'ensemble des cellules
Gestion du courrier réservé et de l'archivage :
Préparer le courrier réservé (ouvrir, classer et trier les arrivées suivant les demandes et destinataires concernés)
Gérer la boite aux lettres électroniques (réception et transfert des mails, archivages et suivis)
Effectuer les statistiques relatives à la boite mail « Contact »
Acheminer le courrier « réservé »
Assurer l'archivage des documents (tri, envoi aux archives pour destruction ...)
Missions secondaires :
Assurer au besoin l'ensemble des tâches d'un agent polyvalent ou d'une agente polyvalente du service du courrier
Conditions particulières d'exercice :
Plage horaires : 8h - 17h
Port des EPI obligaoire
Port de charges et manutentions d'objets
Garantir et mettre en oeuvre la réception, la préparation, l'orientation, l'expédition et le suivi de l'ensemble du courrier et des colis de la collectivité dans une démarche de qualité et de réductions de coûts, en particulier les activités de « pré tri » du courrier et des emails adressés au Président du Conseil départemental ainsi que des courriers non nominatifs
Coordonner et superviser le travail de sa cellule et des équipes du service courrier en coordination avec les autres responsables de cellules.
Missions principales :
En polyvalence avec les autres responsables de cellule :
Coordination et supervision des équipes du service notamment de la cellule courrier réservé :
Organiser et planifier les activités de l'équipe
Animer et mobiliser les équipes
Accompagner et former les personnels aux nouvelles procédures, technologies et réglementation postales
Suivre et contrôler l'ensemble de missions et dossiers effectuées au sein de la cellule afin que le travail produit soit de qualité, conforme aux normes et répondent à l'objectif de la réduction des coûts
Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements
Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie
Pilotage des activités du service notamment de la cellule courrier réservé :
Mettre en place, faire appliquer et faire évoluer les procédures de fonctionnement de la cellule
Étudier et proposer de nouveaux moyens et de nouvelles technologies en vue d'optimiser la cellule et dans son ensemble le service courrier
Participer à l'exécution, la rédaction et le suivi des marchés
Réaliser les tableaux de bord et les données statistiques sur l'activité de la cellule (notamment sur la gestion des consommables)
Effectuer, préparer et éditer les comptes, statistiques et le suivi des affranchissements
Intervenir sur les machines courriers et les logiciels métiers
S'informer, rechercher et rapporter sur les nouvelles technologies et contrat postaux permettant la réduction des coûts et l'optimisation du travail
Assurer la continuité du service sur l'ensemble des cellules
Gestion du courrier réservé et de l'archivage :
Préparer le courrier réservé (ouvrir, classer et trier les arrivées suivant les demandes et destinataires concernés)
Gérer la boite aux lettres électroniques (réception et transfert des mails, archivages et suivis)
Effectuer les statistiques relatives à la boite mail « Contact »
Acheminer le courrier « réservé »
Assurer l'archivage des documents (tri, envoi aux archives pour destruction ...)
Missions secondaires :
Assurer au besoin l'ensemble des tâches d'un agent polyvalent ou d'une agente polyvalente du service du courrier
Conditions particulières d'exercice :
Plage horaires : 8h - 17h
Port des EPI obligaoire
Port de charges et manutentions d'objets
Profils recherchés
Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction Publique et aux agents contractuels.
Savoirs :
Techniques d'organisation et de planification
Procédures et des règlementations relatives aux domaines traités
Savoir général et technique dans son domaine d'intervention
Techniques d'écoute, de communication et d'observation
Acteurs publics et leurs missions
Règles définies par la Poste
Savoir-faire :
Faire appliquer la règlementation, les normes et les procédures de son champ d'intervention
Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire
Organiser l'activité et répartir la charge de travail au sein de l'équipe
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Utiliser l'outil informatique (Word et Excel notamment)
Utiliser, régler et paramétrer des appareils et dispositifs de travail spécifiques aux tâches à réaliser
Savoir-être :
Organisation, méthode et rigueur
Travail en équipe et en transversalité
Relationnel, respect et écoute
Adaptabilité, réactivité et esprit d'initiative
Confidentialité
Étapes de la procédure de recrutement :
Nous nous engageons sur le processus de recrutement ci-dessous :
Offre en ligne jusqu'au 25/12/2024
Analyse et présélection des candidatures à compter du 02/01/2025
Convocation à l'entretien de recrutement à compter du 06/01/2025
Entretiens de recrutement prévus aux alentours du 13/01/2025
Intégration du collaborateur à partir du 01/03/2025
Informations complémentaires :
Des locaux idéalement situés : Installés à proximité du Canal du Midi et du Jardin Japonais Compans-Caffarelli, nos locaux bénéficient d'un accès direct à la station de métro "Canal du Midi" et d'un parking souterrain.
Des services sur place : Vous profitez d'une cafétéria et d'un restaurant administratif, offrant des espaces conviviaux. De plus, l'Hôtel du Département met à disposition une crèche exclusivement réservée aux agents, pour vous accompagner dans la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale.
Prime annuelle : Une prime de 815 EUR, calculée au prorata, vous est versée en deux échéances, en mai et en novembre.
Avantages sociaux : Vous pouvez adhérer à des contrats collectifs pour la santé et la prévoyance, négociés avec des partenaires de confiance : la Mutuelle Nationale Territoriale (MNT) pour la santé et la Mutuelle du Rempart pour la prévoyance. Ces dispositifs permettent de prévenir les situations de précarité tout en favorisant le pouvoir d'achat grâce à des tarifs avantageux.
Aide à la mobilité : Nous prenons en charge 75 % de votre abonnement aux transports en commun, dans la limite réglementaire de 86,16 EUR par mois.
Chèques-vacances : Selon vos ressources, vous pouvez bénéficier de chèques-vacances.
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature : CV, lettre de motivation, pièces justificatives de votre statut - arrêté de position administrative, diplômes, attestations et liste d'aptitude concours, attestation RQTH, etc.) doivent être transmises en PDF
Les candidatures transmises par mail ne seront pas prises en compte.
Contact RH :
Jennifer LAKBICHI
05.34.33.10.25
jennifer.lakbichi@cd31.fr
Savoirs :
Techniques d'organisation et de planification
Procédures et des règlementations relatives aux domaines traités
Savoir général et technique dans son domaine d'intervention
Techniques d'écoute, de communication et d'observation
Acteurs publics et leurs missions
Règles définies par la Poste
Savoir-faire :
Faire appliquer la règlementation, les normes et les procédures de son champ d'intervention
Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire
Organiser l'activité et répartir la charge de travail au sein de l'équipe
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Utiliser l'outil informatique (Word et Excel notamment)
Utiliser, régler et paramétrer des appareils et dispositifs de travail spécifiques aux tâches à réaliser
Savoir-être :
Organisation, méthode et rigueur
Travail en équipe et en transversalité
Relationnel, respect et écoute
Adaptabilité, réactivité et esprit d'initiative
Confidentialité
Étapes de la procédure de recrutement :
Nous nous engageons sur le processus de recrutement ci-dessous :
Offre en ligne jusqu'au 25/12/2024
Analyse et présélection des candidatures à compter du 02/01/2025
Convocation à l'entretien de recrutement à compter du 06/01/2025
Entretiens de recrutement prévus aux alentours du 13/01/2025
Intégration du collaborateur à partir du 01/03/2025
Informations complémentaires :
Des locaux idéalement situés : Installés à proximité du Canal du Midi et du Jardin Japonais Compans-Caffarelli, nos locaux bénéficient d'un accès direct à la station de métro "Canal du Midi" et d'un parking souterrain.
Des services sur place : Vous profitez d'une cafétéria et d'un restaurant administratif, offrant des espaces conviviaux. De plus, l'Hôtel du Département met à disposition une crèche exclusivement réservée aux agents, pour vous accompagner dans la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale.
Prime annuelle : Une prime de 815 EUR, calculée au prorata, vous est versée en deux échéances, en mai et en novembre.
Avantages sociaux : Vous pouvez adhérer à des contrats collectifs pour la santé et la prévoyance, négociés avec des partenaires de confiance : la Mutuelle Nationale Territoriale (MNT) pour la santé et la Mutuelle du Rempart pour la prévoyance. Ces dispositifs permettent de prévenir les situations de précarité tout en favorisant le pouvoir d'achat grâce à des tarifs avantageux.
Aide à la mobilité : Nous prenons en charge 75 % de votre abonnement aux transports en commun, dans la limite réglementaire de 86,16 EUR par mois.
Chèques-vacances : Selon vos ressources, vous pouvez bénéficier de chèques-vacances.
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature : CV, lettre de motivation, pièces justificatives de votre statut - arrêté de position administrative, diplômes, attestations et liste d'aptitude concours, attestation RQTH, etc.) doivent être transmises en PDF
Les candidatures transmises par mail ne seront pas prises en compte.
Contact RH :
Jennifer LAKBICHI
05.34.33.10.25
jennifer.lakbichi@cd31.fr
Contact et modalités de candidature
Contact
0534333231
Informations complémentaires
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (24-0381)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.