Activités principales
Accueil physique et téléphonique des administrés et/ou autres publics
 Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone
 Recevoir, filtrer et orienter les appels
 Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services, accompagner et présenter les visiteurs
 Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
 Orienter vers les différents services
 Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
 Réceptionner et gérer les demandes diverses de la population
Gestion du courrier
 Enregistrement, distribution, mise sous pli, affranchissement, …
Gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
 Assurer une mission de secrétariat du Maire, des élus et du Directeur Général des Services (frappe de courriers, envoi de mails, …)
 Gérer avec l’élu en charge des associations les réservations et la tenue du planning des salles de la collectivité
Autres
 Voirie : traitement des demandes de police de la circulation - Rédaction avec l’aide DGS des arrêtés de voirie correspondants. Traiter les permissions de voirie
 Enregistrer les autorisations d’urbanisme sur le registre et délivrer les récépissés en l’absence de l’agent chargé de l’urbanisme
 Gestion du tirage au sort des jurés d’assises
 Légalisation de signatures

Activités secondaires
Gestion de l’indisponibilité de l’agent en charge du service à la population
Etat civil
 Etablissement des actes d’état civil liés aux reconnaissances, naissances
 Etablissement des actes d’état civil liés au mariage et PACS. Contrôle et préparation des pièces administratives des dossiers de mariage, procédure relative au mariage (formalités, publication des bans,…)
 Etablissement des actes liés au changement de prénom. Contrôle et préparation des pièces administratives des dossiers de changement de prénom
 Préparation des parrainages civils
 Funéraire : élaboration de tout acte d’état civil lié au décès, constitution et préparation des pièces administratives des dossiers relatifs aux opérations funéraires, gestion du cimetière : acquisition, rétrocession de concessions, mise à jour du fichier cimetière
 Délivrance des livrets de famille
 D’une façon générale, toute mention aux actes
Elections
 Traiter les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur la liste électorale.
Affaires générales
 Recensement militaire, attestations d’accueil, légalisations de signature, des copies certifiées conformes, certificats de vie et tout autre acte du domaine, sorties de territoire, cartes grises…
 Accompagnement du public dans leur demande de cartes nationales d'identité et de passeport : orientation vers les collectivités équipées, renseignements, aides éventuelles à la prise de rendez-vous par internet
Affaires scolaires
 Gestion du fichier des inscriptions à l’école (base élèves du 1er degré)
 Renseignement des profils élèves dans le logiciel Fushia. Gestion des présences et absences en cantine. Gestion des réclamations dans ce domaine
 En charge des commandes repas auprès du Sicoval
CCAS
 Secrétariat

En matière d’urbanisme, en cas d’absence de l’agent
 Accueillir le public, informer sur les démarches de base en urbanisme
 Assurer la préparation des dossiers en matière d’autorisations d’urbanisme :
o Réceptionner, enregistrer sous cart@ds
 Assurer le secrétariat du service urbanisme
 Affichage légal et publication des actes liés à l’urbanisme