Agent en charge de la gestion des plannings, réservation des salles et des manifestations
Offre n° O031251126000576
Publiée le 26/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 Place Frédéric Mistral, Plaisance-du-Touch (Haute-Garonne (31))
Poste à pourvoir le
01/03/2026
Date limite de candidature
11/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
En sa qualité d’assistant(e) en charge de la gestion des plannings réservations des salles et des manifestations, l’agent exerce une fonction charnière entre l'administratif et l'opérationnel. Il est appelé à s'occuper de la gestion de la demande en termes de recevabilité du dossier de positionnement sur le planning général d’occupation des espaces municipaux. Elle sert d'interface entre les décideurs, les demandeurs et les services municipaux ou extra municipaux.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Assure l’accueil et la gestion administrative du service des réservations de salles et des manifestations. A ce titre elle exercera les missions suivantes :
- Assurer l'accueil des demandeurs
- Informer de la procédure de réservation des salles
- Gérer les appels téléphoniques
- Gérer la boîte électronique
- Superviser le circuit des demandes de réservations de salle
- Evaluer la recevabilité (objet) et la faisabilité (date, lieu) de la demande
- S'assurer de l'interface avec le service logistique permettant de valider la demande (besoin en matériel)
- Centraliser les informations liées à la demande
- Transmettre et collationner les documents administratifs liés aux différentes autorisations (débit de boissons, vente au déballage...)
- Transmettre et collationner les différents documents constitutifs du dossier
- S'assurer de la conformité du dossier
- Planifier et générer hebdomadairement les plannings
- Assurer le déploiement et l’utilisation du logiciel GMA dédié à la planification.
- Transmettre les plannings d'occupation des salles au cabinet, aux élus, à la direction, au service communication, aux services transversaux.
- Informer du suivi de la demande de réservations auprès du demandeur
- Informer des indisponibilités auprès des différents interlocuteurs et utilisateurs
- Gérer les cautions, versement et restitutions
- Gérer le suivi de l'état des lieux avant restitution caution
- Gérer la Transmission et la restitution des clés auprès des utilisateurs
- Organiser les réunions de recensement annuelles auprès des différents interlocuteurs (services, associations, écoles) afin de collationner les besoins
- Construire le planning annuel suite aux différentes réunions.
- Synchroniser les demandes aux vues des doublons ou impossibilités rencontrées.
- Gérer au quotidien les évolutions du planning suite aux ajouts, aux modifications, aux annulations
Mission N° 2 : Assure la transmission pour la mise en œuvre technique :
- Transmettre les pièces administratives du dossier vers les services opérationnels : PM, service techniques, AES logistique et nettoyage.
- informer transversalement de l'effectivité et de l'évolution du planning auprès des différents services.
- Transmettre les besoins en matériels ou aménagement au service concernés (logistique, services techniques). Informer des éventuels rajouts, modifications, annulations.
- Remettre les clés aux utilisateurs
- Encadrer et contrôler les réservations du circuit court (réunions internes)
- S'assurer de l'état des salles et du matériel avant le prêt
- Gérer toute forme d'imprévus
Mission N° 3 : Assure la gestion de la sécurité et de la sûreté :
- Evaluer les besoins en sécurité en lien avec le service logistique
- Evaluer les besoins en terme de sûreté auprès de la Police Municipale et /ou des agents du service culture. S'assurer auprès du service de la Police Municipale des besoins en terme de sûreté lié aux obligations préfectorale si besoin.
- Transmettre les besoins au service prestataire pour l'élaboration des devis
- Réceptionner le devis et demander le bon de commande auprès du service finances
- Transmettre le bon de commande auprès du prestataire
- S'assurer auprès du service de la Police Municipale des besoins en terme de sûreté.
- Faire la demande de devis auprès du prestataire et transmettre au service finances pour élaboration du bon de commande.
- Transmettre le bon de commande au prestataire
- Transmettre Le dossier complet de la demande de réservation auprès du responsable de la mise en œuvre technique.
SPECIFICITES DU POSTE :
- 35h de travail par semaine
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude ainsi qu’un comportement irréprochable.
- Connaissance du milieu associatif
- Connaissance de toute la chaîne de mise en place d'une manifestation
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Rigueur méthodologique et capacité d’organisation
- Travail sur écran. Maîtrise des outils informatiques + logiciel de planification GMA (formation possible)
- Qualités rédactionnelles
- Capacité de travailler en équipe
- Réactivité et disponibilité
- Sens de la communication
- Qualités relationnelles pour faire fonctionner ensemble des profils professionnels, associatif ou bénévoles très différents. (nombreux interlocuteurs)
- Situation de contact avec le public
- Pics d’activité
-Assurer la régie des cautions
- Le poste pourra nécessiter en fonction de l’actualité culturelle, une disponibilité au-delà des horaires habituels.
- L’agent pourra être sollicité occasionnellement pour assurer la permanence du service animation de la vie culturelle et associative (assurer la permanence jusqu’à 17h)
- Assurer l'accueil des demandeurs
- Informer de la procédure de réservation des salles
- Gérer les appels téléphoniques
- Gérer la boîte électronique
- Superviser le circuit des demandes de réservations de salle
- Evaluer la recevabilité (objet) et la faisabilité (date, lieu) de la demande
- S'assurer de l'interface avec le service logistique permettant de valider la demande (besoin en matériel)
- Centraliser les informations liées à la demande
- Transmettre et collationner les documents administratifs liés aux différentes autorisations (débit de boissons, vente au déballage...)
- Transmettre et collationner les différents documents constitutifs du dossier
- S'assurer de la conformité du dossier
- Planifier et générer hebdomadairement les plannings
- Assurer le déploiement et l’utilisation du logiciel GMA dédié à la planification.
- Transmettre les plannings d'occupation des salles au cabinet, aux élus, à la direction, au service communication, aux services transversaux.
- Informer du suivi de la demande de réservations auprès du demandeur
- Informer des indisponibilités auprès des différents interlocuteurs et utilisateurs
- Gérer les cautions, versement et restitutions
- Gérer le suivi de l'état des lieux avant restitution caution
- Gérer la Transmission et la restitution des clés auprès des utilisateurs
- Organiser les réunions de recensement annuelles auprès des différents interlocuteurs (services, associations, écoles) afin de collationner les besoins
- Construire le planning annuel suite aux différentes réunions.
- Synchroniser les demandes aux vues des doublons ou impossibilités rencontrées.
- Gérer au quotidien les évolutions du planning suite aux ajouts, aux modifications, aux annulations
Mission N° 2 : Assure la transmission pour la mise en œuvre technique :
- Transmettre les pièces administratives du dossier vers les services opérationnels : PM, service techniques, AES logistique et nettoyage.
- informer transversalement de l'effectivité et de l'évolution du planning auprès des différents services.
- Transmettre les besoins en matériels ou aménagement au service concernés (logistique, services techniques). Informer des éventuels rajouts, modifications, annulations.
- Remettre les clés aux utilisateurs
- Encadrer et contrôler les réservations du circuit court (réunions internes)
- S'assurer de l'état des salles et du matériel avant le prêt
- Gérer toute forme d'imprévus
Mission N° 3 : Assure la gestion de la sécurité et de la sûreté :
- Evaluer les besoins en sécurité en lien avec le service logistique
- Evaluer les besoins en terme de sûreté auprès de la Police Municipale et /ou des agents du service culture. S'assurer auprès du service de la Police Municipale des besoins en terme de sûreté lié aux obligations préfectorale si besoin.
- Transmettre les besoins au service prestataire pour l'élaboration des devis
- Réceptionner le devis et demander le bon de commande auprès du service finances
- Transmettre le bon de commande auprès du prestataire
- S'assurer auprès du service de la Police Municipale des besoins en terme de sûreté.
- Faire la demande de devis auprès du prestataire et transmettre au service finances pour élaboration du bon de commande.
- Transmettre le bon de commande au prestataire
- Transmettre Le dossier complet de la demande de réservation auprès du responsable de la mise en œuvre technique.
SPECIFICITES DU POSTE :
- 35h de travail par semaine
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude ainsi qu’un comportement irréprochable.
- Connaissance du milieu associatif
- Connaissance de toute la chaîne de mise en place d'une manifestation
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Rigueur méthodologique et capacité d’organisation
- Travail sur écran. Maîtrise des outils informatiques + logiciel de planification GMA (formation possible)
- Qualités rédactionnelles
- Capacité de travailler en équipe
- Réactivité et disponibilité
- Sens de la communication
- Qualités relationnelles pour faire fonctionner ensemble des profils professionnels, associatif ou bénévoles très différents. (nombreux interlocuteurs)
- Situation de contact avec le public
- Pics d’activité
-Assurer la régie des cautions
- Le poste pourra nécessiter en fonction de l’actualité culturelle, une disponibilité au-delà des horaires habituels.
- L’agent pourra être sollicité occasionnellement pour assurer la permanence du service animation de la vie culturelle et associative (assurer la permanence jusqu’à 17h)
Profils recherchés
Les "savoirs" :
- Connaissance de l'environnement d'une collectivité locale et de ses processus de décisions
- Maîtrise de l'environnement général des collectivités territoriales (commande publique, finances publiques
- Connaissance du milieu associatif
- Connaissance de toute la chaîne de mise en place d'une manifestation
- Maîtrise des outils informatiques + logiciel de planification GMA
- Qualités rédactionnelles
- Capacité de travailler en équipe
- Qualité relationnelle (nombreux interlocuteurs)
- Sens de la communication
- Goût et curiosité pour le milieu culturel
- Aptitude pour la technique et l'informatique
- Rigueur méthodologique et capacité d’organisation
- Réactivité et disponibilité
Les "savoir-faire" :
- Maîtriser l'outil informatique : traitement de texte, tableur
- Savoir organiser le travail –
- Savoir hiérarchiser les demandes - vérifier la recevabilité de la demande
- Respecter les délais en s’assurant d’un plan de charge raisonnable
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Appréhender les caractères d'urgence des demandes
Les "savoir-être" :
- Qualité relationnelle indispensable
- Capacité d’écoute et d’empathie
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Autonomie
- Être organisé, avoir de la méthode et de la rigueur,
- Être Discret, tenir compte de la confidentialité,
- Avoir l’esprit d'équipe,
- Avoir le sens du service public
- Avoir de l’initiative, être réactif - être autonome
- Être capable de s’adapter aux demandes changeantes
- Respecter les délais
- Connaissance de l'environnement d'une collectivité locale et de ses processus de décisions
- Maîtrise de l'environnement général des collectivités territoriales (commande publique, finances publiques
- Connaissance du milieu associatif
- Connaissance de toute la chaîne de mise en place d'une manifestation
- Maîtrise des outils informatiques + logiciel de planification GMA
- Qualités rédactionnelles
- Capacité de travailler en équipe
- Qualité relationnelle (nombreux interlocuteurs)
- Sens de la communication
- Goût et curiosité pour le milieu culturel
- Aptitude pour la technique et l'informatique
- Rigueur méthodologique et capacité d’organisation
- Réactivité et disponibilité
Les "savoir-faire" :
- Maîtriser l'outil informatique : traitement de texte, tableur
- Savoir organiser le travail –
- Savoir hiérarchiser les demandes - vérifier la recevabilité de la demande
- Respecter les délais en s’assurant d’un plan de charge raisonnable
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Appréhender les caractères d'urgence des demandes
Les "savoir-être" :
- Qualité relationnelle indispensable
- Capacité d’écoute et d’empathie
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Autonomie
- Être organisé, avoir de la méthode et de la rigueur,
- Être Discret, tenir compte de la confidentialité,
- Avoir l’esprit d'équipe,
- Avoir le sens du service public
- Avoir de l’initiative, être réactif - être autonome
- Être capable de s’adapter aux demandes changeantes
- Respecter les délais
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour postuler, merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation obligatoires) à l’attention de Monsieur le Maire
Soit par voie postale :
Mairie de Plaisance du Touch
Rue Maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH
Soit par mail :
ressourceshumaines@plaisancedutouch.fr
Les candidatures envoyées par mail doivent être exclusivement envoyées au format PDF et les pièces jointes doivent être nommées avec le NOM et Prénom du candidat.
Pour plus d'information, vous pouvez contacter Mme PELI, Responsable de l'animation de la vie culturelle et associative au 05.62.13.54.16
Soit par voie postale :
Mairie de Plaisance du Touch
Rue Maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH
Soit par mail :
ressourceshumaines@plaisancedutouch.fr
Les candidatures envoyées par mail doivent être exclusivement envoyées au format PDF et les pièces jointes doivent être nommées avec le NOM et Prénom du candidat.
Pour plus d'information, vous pouvez contacter Mme PELI, Responsable de l'animation de la vie culturelle et associative au 05.62.13.54.16
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE PLAISANCE DU TOUCH
>Rue maubec
31830 Plaisance du touch
>Rue maubec
31830 Plaisance du touch
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.