Agent d'accueil / assistante administrative
Offre n° O032250625001216
Publiée le 01/07/2025
Synthèse de l'offre
La Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine, située dans le Gers à une trentaine de kilomètres de Toulouse, compte aujourd’hui 13 communes et environ 17 000 habitants. Elle a pour objectif constant l’amélioration de la vie quotidienne de ses habitants et de tous les acteurs qui l’animent et la font vivre. Son territoire bénéficie à la fois d’un cadre de vie authentique et d’espaces urbains dynamiques grâce à l’implantation et au développement d’entreprises, de commerces, de services et d’un riche tissu associatif sur son territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
L'Isle-Jourdain (Gers)
Poste à pourvoir le
20/10/2027
Date limite de candidature
31/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine, située à une trentaine de kilomètres de Toulouse, compte aujourd’hui 13 communes et environ 17 000 habitants. Elle a pour objectif constant l’amélioration de la vie quotidienne de ses habitants et de tous les acteurs qui l’animent et la font vivre. Son territoire bénéficie à la fois d’un cadre de vie authentique et d’espaces urbains dynamiques grâce à l’implantation et au développement d’entreprises, de commerces, de services et d’un riche tissu associatif sur son territoire.
Sous l’autorité hiérarchique du chef de Service Urbanisme Réglementaire et Opérationnel, l’assistant(e) administratif(ve) assurera les missions d’accueil physique et téléphonique pour l’aile du bâtiment, le secrétariat des services urbanisme et développement du territoire et sera également chargé (e ) d’assister les instructrices du service ADS
Sous l’autorité hiérarchique du chef de Service Urbanisme Réglementaire et Opérationnel, l’assistant(e) administratif(ve) assurera les missions d’accueil physique et téléphonique pour l’aile du bâtiment, le secrétariat des services urbanisme et développement du territoire et sera également chargé (e ) d’assister les instructrices du service ADS
Missions / conditions d'exercice
Missions communes aux services SURO et SDT :
- Assurer l’accueil physique et téléphone et gérer l’enregistrement de l’ensemble du courrier « arrivé » et « départ »
- Assurer la gestion des fournitures du service avec commandes, suivi et réception. Il sera également l’interlocuteur privilégié du service comptabilité, pour la transmission des bons de commande / devis, le suivi et la validation des factures via le logiciel métier.
- Participer à l’organisation de réunions, rédaction ponctuelle de courriers, …
Assistance au Service « ADS » :
- Gérer, traiter et ventiler la messagerie électronique du service ADS.
Traiter le courrier « arrivé » relatif aux autorisations d’urbanisme (tamponner, classer par type et date, numériser, créer le dossier sur le serveur et constitution du dossier papier pour l’instructeur). Expédier les courriers de consultations de commissions.
- Participer à l’instruction de Certificat d’Urbanisme de simple information les demandes d’annulation ou de prorogation d’autorisation d’urbanisme.
- Gérer les tâches administratives courantes des instructeurs (numériser les retours de pièces complémentaires, les avis des gestionnaires, …), collecter les décisions, courriers et/ou majorations de délais signées et notifiées.
- Renseigner les communes sur l’état d’avancement des dossiers, filtrer les demandes d’informations.
- Mettre à jour les données dans notre serveur notamment en collectant auprès des communes les informations relatives à l’évolution des documents d’urbanisme en vigueur (relance annuelle auprès des communes et relance spécifique en lien avec l’instructeur référent sur le sujet).
- Transmettre les statistiques réglementaires, données SITADEL (envoi mensuel) en cas d’absence des personnes en charge de la transmission (chefs de services AT / ADS et instructeurs).
- Enregistrer sur le serveur puis saisir sur le logiciel Cart@ads des notifications d’arrêtés, suivre les ouvertures et achèvements des travaux via les déclarations (suivi trimestriel).
- Assister l’instructeur dans le suivi administratif et le classement et l’archivage des dossiers d’urbanisme et certificat d’urbanisme (en version papier).
- Assurer l’accueil physique et téléphone et gérer l’enregistrement de l’ensemble du courrier « arrivé » et « départ »
- Assurer la gestion des fournitures du service avec commandes, suivi et réception. Il sera également l’interlocuteur privilégié du service comptabilité, pour la transmission des bons de commande / devis, le suivi et la validation des factures via le logiciel métier.
- Participer à l’organisation de réunions, rédaction ponctuelle de courriers, …
Assistance au Service « ADS » :
- Gérer, traiter et ventiler la messagerie électronique du service ADS.
Traiter le courrier « arrivé » relatif aux autorisations d’urbanisme (tamponner, classer par type et date, numériser, créer le dossier sur le serveur et constitution du dossier papier pour l’instructeur). Expédier les courriers de consultations de commissions.
- Participer à l’instruction de Certificat d’Urbanisme de simple information les demandes d’annulation ou de prorogation d’autorisation d’urbanisme.
- Gérer les tâches administratives courantes des instructeurs (numériser les retours de pièces complémentaires, les avis des gestionnaires, …), collecter les décisions, courriers et/ou majorations de délais signées et notifiées.
- Renseigner les communes sur l’état d’avancement des dossiers, filtrer les demandes d’informations.
- Mettre à jour les données dans notre serveur notamment en collectant auprès des communes les informations relatives à l’évolution des documents d’urbanisme en vigueur (relance annuelle auprès des communes et relance spécifique en lien avec l’instructeur référent sur le sujet).
- Transmettre les statistiques réglementaires, données SITADEL (envoi mensuel) en cas d’absence des personnes en charge de la transmission (chefs de services AT / ADS et instructeurs).
- Enregistrer sur le serveur puis saisir sur le logiciel Cart@ads des notifications d’arrêtés, suivre les ouvertures et achèvements des travaux via les déclarations (suivi trimestriel).
- Assister l’instructeur dans le suivi administratif et le classement et l’archivage des dossiers d’urbanisme et certificat d’urbanisme (en version papier).
Profils recherchés
Niveau Bac souhaité
Expérience similaire souhaitée : assistante service ADS, urbanisme, gestion administrative.
Compétences et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat (courrier, tableur, messagerie…), qualité rédactionnelle et force de proposition dans l’organisation des tâches.
- Maitrise de la gestion des appels téléphoniques, dans l’écoute et le conseil.
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales, de l’urbanisme (droit des sols) et de l’aménagement du territoire
- Capacité à lire des documents d’urbanisme (règlements, plans et cartes)
- Volonté à apprendre les bases du droit des sols (champs d’application, formalités…)
- Maîtrise des outils bureautiques classiques et adaptation aux logiciels métiers (Cart@ads / Intragéo)
Savoir-être :
- Rigueur dans l’organisation et hiérarchisation des priorités, gestions des délais
- Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Aptitude à signaler les difficultés et rendre compte de son activité
- Capacité à intégrer une équipe et aptitude au travail en réseau
- Capacité d’adaptation aux procédures internes du service.
- Disponibilité et discrétion
- Autonomie et réactivité
Expérience similaire souhaitée : assistante service ADS, urbanisme, gestion administrative.
Compétences et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat (courrier, tableur, messagerie…), qualité rédactionnelle et force de proposition dans l’organisation des tâches.
- Maitrise de la gestion des appels téléphoniques, dans l’écoute et le conseil.
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales, de l’urbanisme (droit des sols) et de l’aménagement du territoire
- Capacité à lire des documents d’urbanisme (règlements, plans et cartes)
- Volonté à apprendre les bases du droit des sols (champs d’application, formalités…)
- Maîtrise des outils bureautiques classiques et adaptation aux logiciels métiers (Cart@ads / Intragéo)
Savoir-être :
- Rigueur dans l’organisation et hiérarchisation des priorités, gestions des délais
- Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Aptitude à signaler les difficultés et rendre compte de son activité
- Capacité à intégrer une équipe et aptitude au travail en réseau
- Capacité d’adaptation aux procédures internes du service.
- Disponibilité et discrétion
- Autonomie et réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0562077116
Informations complémentaires
- Poste à temps complet – 37h20 min hebdo (cycle de 4.5j hebdomadaires ou 5j / 4j sur 2 semaines)
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire en vigueur dans la collectivité, action sociale (titres restaurant et participation employeur au contrats labellisés santé et prévoyance (20€ chacune), adhésion à un organisme d'action sociale)
MODALITES : Adresser une lettre de motivation, un CV actualisé et dernier arrêté de situation administrative à :
Monsieur le Président
Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine
Service Ressources humaines
Rue Louis Aygobère
Hôtel d’entreprises - ZA du Pont Peyrin
32600 l’ISLE JOURDAIN
Ou par courriel à : service.rh@ccgt.fr
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire en vigueur dans la collectivité, action sociale (titres restaurant et participation employeur au contrats labellisés santé et prévoyance (20€ chacune), adhésion à un organisme d'action sociale)
MODALITES : Adresser une lettre de motivation, un CV actualisé et dernier arrêté de situation administrative à :
Monsieur le Président
Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine
Service Ressources humaines
Rue Louis Aygobère
Hôtel d’entreprises - ZA du Pont Peyrin
32600 l’ISLE JOURDAIN
Ou par courriel à : service.rh@ccgt.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.