Secrétariat et gestion administrative :
• Réception, rédaction, mise en forme et diffusion de courriers divers.
• Prise de notes et rédaction de courriers, notes internes ou documents administratifs.
• Utilisation de l’outil Maarch pour la gestion électronique des courriers.
• Gestion des courriers électroniques : réception, tri, réorientation et suivi.
• Mise en signature, copie, classement et archivage (papier et numérique) des documents.
• Saisie et enregistrement numérique de documents administratifs divers.
• Actualisation de bases de données et de tableaux de suivi (Excel).
• Recherche d’informations réglementaires ou techniques.
• Vérification de la validité des informations traitées.
Classement, archivage et gestion documentaire :
• Tri, classement et archivage des dossiers du service (papier et numérique).
• Photocopie, assemblage et préparation des dossiers pour réunions ou instances.
• Enregistrement, vérification et suivi de dossiers administratifs.
Accueil et gestion des demandes :
• Accueil téléphonique du public et des usagers : réception, filtrage et orientation.
• Gestion de la main courante des appels et demandes téléphoniques.
• Réponse ou orientation des usagers vers les services compétents.
• Conseil aux agents et usagers sur les procédures administratives.
• Hiérarchisation des demandes selon leur caractère d’urgence.

Suivi des interventions :
• Utilisation des plateformes XMAP et Atal / iAtal :
o Enregistrement des signalements.
o Suivi des interventions techniques et des retours entreprises.
o Communication avec TE32 et les chefs de service.
• Suivi spécifique des demandes des écoles (via Atal + Excel).
• Mise à jour des contacts des demandeurs.
Voirie et réglementation :
• Traitement des autorisations et permissions de voirie :
o Suivi administratif : mise à la signature, enregistrement dans XBUS, PUBLI Act, tableaux Excel.
o Transmission, classement et archivage numérique.
• Réception, traitement et suivi des DT/DICT :
o Réponses dans les délais réglementaires.
o Coordination avec les services compétents.
o Archivage et suivi des déclarations.
Organisation, planification et suivi :
• Gestion de l’agenda de la DST (prise de RDV, organisation des réunions via Zimbra).
• Organisation logistique des réunions : convocation, envoi des invitations, gestion des listes de présence.
• Suivi et mise à jour des plannings de présence du service administratif.
• Élaboration des feuilles de travail.
Matériel, devis et engagements :
• Gestion des locations de matériel de réception (particuliers) : réservation, suivi, facturation (état transmis au Pôle Ressources Financières).
• Gestion des devis :
o Mise à la signature, saisie de l’engagement.
o Édition, envoi et suivi des bons de commande.
o Classement et mise à jour des tableaux de gestion.