ASSISTANTE ADMINITRATIVE / AGENTE D'ACCUEIL
Offre n° O032260427000580
Publiée le 27/04/2026
Synthèse de l'offre
La Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine, située dans le Gers à une trentaine de kilomètres de Toulouse, compte aujourd’hui 13 communes et environ 17 000 habitants. Elle a pour objectif constant l’amélioration de la vie quotidienne de ses habitants et de tous les acteurs qui l’animent et la font vivre. Son territoire bénéficie à la fois d’un cadre de vie authentique et d’espaces urbains dynamiques grâce à l’implantation et au développement d’entreprises, de commerces, de services et d’un riche tissu associatif sur son territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1bis Boulevard des Poumadères, L'Isle-Jourdain (Gers (32))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
29/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine, située à une trentaine de kilomètres de Toulouse, compte aujourd’hui 13 communes et environ 17 000 habitants. Elle a pour objectif constant l’amélioration de la vie quotidienne de ses habitants et de tous les acteurs qui l’animent et la font vivre. Son territoire bénéficie à la fois d’un cadre de vie authentique et d’espaces urbains dynamiques grâce à l’implantation et au développement d’entreprises, de commerces, de services et d’un riche tissu associatif sur son territoire.
Sous l’autorité hiérarchique du chef de Service Urbanisme Réglementaire et Opérationnel, l’assistant(e) administratif(ve) assurera les missions d’accueil physique et téléphonique pour l’aile du bâtiment, le secrétariat des services urbanisme et développement du territoire et sera également chargé (e ) d’assister les instructrices du service ADS
-Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’ensemble des usagers des services SURO et SDT. Cette mission est élargie à l’ensemble des Services de l’aile ouest de l’Annexe de la CCGT (Développement Economique, Chargé(e) de mission Transition Ecologique et Mobilité, Chargé(e) de Coopération Territoriale - Petite Enfance, Service Informatique). Cela concerne l’accueil physique pour les RDV, réunions, livreurs, prestataires... et la gestion des appels en cas d’absence. Possibilité d’aide à l’organisation de réunion thématique.
-Assurer la gestion des fournitures avec commandes, suivi et réception. Il sera également l’inter-locuteur privilégié du Service Comptabilité, pour la transmission des bons de commande / devis, le suivi et la validation des factures via le logiciel métier.
Sous l’autorité hiérarchique du chef de Service Urbanisme Réglementaire et Opérationnel, l’assistant(e) administratif(ve) assurera les missions d’accueil physique et téléphonique pour l’aile du bâtiment, le secrétariat des services urbanisme et développement du territoire et sera également chargé (e ) d’assister les instructrices du service ADS
-Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’ensemble des usagers des services SURO et SDT. Cette mission est élargie à l’ensemble des Services de l’aile ouest de l’Annexe de la CCGT (Développement Economique, Chargé(e) de mission Transition Ecologique et Mobilité, Chargé(e) de Coopération Territoriale - Petite Enfance, Service Informatique). Cela concerne l’accueil physique pour les RDV, réunions, livreurs, prestataires... et la gestion des appels en cas d’absence. Possibilité d’aide à l’organisation de réunion thématique.
-Assurer la gestion des fournitures avec commandes, suivi et réception. Il sera également l’inter-locuteur privilégié du Service Comptabilité, pour la transmission des bons de commande / devis, le suivi et la validation des factures via le logiciel métier.
Missions / conditions d'exercice
1 – Service Urbanisme Réglementaire et Opérationnel
L’assistant(e) administratif(ve) est le pivot du service et la « porte d’entrée » de l’Annexe de la CCGT.
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du Service SURO/ADS.
-Gérer les différentes situations d’appels téléphoniques selon l’interlocuteur et savoir orienter l’appel selon réponse à apporter
-Être l’interface avec les instructeurs en situation de télétravail et du Chef de service.
-Être garant de la mise à jour des répertoires du service (communes, gestionnaires réseaux et partenaires divers)
-Gérer la messagerie électronique du service ADS, traiter tous les types de mail selon procédures internes et ventiler selon les suites à donner.
-Préparer tous les dossiers ADS, selon arrivée des enregistrements (création pochette d’instruction, enregistrement du dossier sur serveur interne et contrôle des fichiers sur Cart@ds) pour la répartition des dossiers par le chef de service ou le responsable ADS.
-Gérer les tâches administratives courantes des instructeurs (numériser les retours de pièces complémentaires, les avis des gestionnaires...), collecter les décisions, courriers et/ou majorations de délais signées et notifiées, jusqu’à l’archivage du dossier. Contrôle des données sur le logiciel métier.
-Traiter les courriers relatifs aux autorisations d’urbanisme (tamponner, classer par type et date, numériser, créer le dossier sur le serveur et constitution du dossier papier pour l’instructeur). Expédier les courriers de consultations de commissions.
-Renseigner les communes sur l’état d’avancement des dossiers en utilisant le logiciel métier et approche pédagogique auprès des secrétaires de mairie sur l’utilisation du logiciel.
-Instruire des Certificats d’Urbanisme de simple information et les demandes d’annulation d’autorisation d’urbanisme selon charge de travail du service.
2 - Service Stratégie et Développement du Territoire
Collaboration avec :chef de service, chargé(e) de planification, chargé(e) de mission PVD et chargé(e) de mission SIG/RGPD
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du Service SDT
-Gérer l’enregistrement de l’ensemble du courrier « arrivé » et « départ » du Service et assurer la navette entre le Siège de la CCGT et le Service.
-Assister administrativement le Service SDT (planification, SIG, Chargé de mission PVD) pour l’organisation occasionnelle de réunions, la rédaction de courriers et l’envoi de mails groupés....
-Participation à l’Observatoire Foncier par l’enregistrement et le suivi des Déclaration d’Intention d’Aliéner (DIA) en lien avec la planification.
-Participation occasionnelle à d’autres missions administratives selon besoin des services.
L’assistant(e) administratif(ve) est le pivot du service et la « porte d’entrée » de l’Annexe de la CCGT.
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du Service SURO/ADS.
-Gérer les différentes situations d’appels téléphoniques selon l’interlocuteur et savoir orienter l’appel selon réponse à apporter
-Être l’interface avec les instructeurs en situation de télétravail et du Chef de service.
-Être garant de la mise à jour des répertoires du service (communes, gestionnaires réseaux et partenaires divers)
-Gérer la messagerie électronique du service ADS, traiter tous les types de mail selon procédures internes et ventiler selon les suites à donner.
-Préparer tous les dossiers ADS, selon arrivée des enregistrements (création pochette d’instruction, enregistrement du dossier sur serveur interne et contrôle des fichiers sur Cart@ds) pour la répartition des dossiers par le chef de service ou le responsable ADS.
-Gérer les tâches administratives courantes des instructeurs (numériser les retours de pièces complémentaires, les avis des gestionnaires...), collecter les décisions, courriers et/ou majorations de délais signées et notifiées, jusqu’à l’archivage du dossier. Contrôle des données sur le logiciel métier.
-Traiter les courriers relatifs aux autorisations d’urbanisme (tamponner, classer par type et date, numériser, créer le dossier sur le serveur et constitution du dossier papier pour l’instructeur). Expédier les courriers de consultations de commissions.
-Renseigner les communes sur l’état d’avancement des dossiers en utilisant le logiciel métier et approche pédagogique auprès des secrétaires de mairie sur l’utilisation du logiciel.
-Instruire des Certificats d’Urbanisme de simple information et les demandes d’annulation d’autorisation d’urbanisme selon charge de travail du service.
2 - Service Stratégie et Développement du Territoire
Collaboration avec :chef de service, chargé(e) de planification, chargé(e) de mission PVD et chargé(e) de mission SIG/RGPD
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du Service SDT
-Gérer l’enregistrement de l’ensemble du courrier « arrivé » et « départ » du Service et assurer la navette entre le Siège de la CCGT et le Service.
-Assister administrativement le Service SDT (planification, SIG, Chargé de mission PVD) pour l’organisation occasionnelle de réunions, la rédaction de courriers et l’envoi de mails groupés....
-Participation à l’Observatoire Foncier par l’enregistrement et le suivi des Déclaration d’Intention d’Aliéner (DIA) en lien avec la planification.
-Participation occasionnelle à d’autres missions administratives selon besoin des services.
Profils recherchés
Niveau Bac souhaité
Expérience similaire souhaitée : assistante service ADS, urbanisme, gestion administrative.
Compétences et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat (courrier, tableur, messagerie…), qualité rédactionnelle et force de proposition dans l’organisation des tâches.
- Maitrise de la gestion des appels téléphoniques, dans l’écoute et le conseil.
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales, de l’urbanisme (droit des sols) et de l’aménagement du territoire
- Capacité à lire des documents d’urbanisme (règlements, plans et cartes)
- Volonté à apprendre les bases du droit des sols (champs d’application, formalités…)
- Maîtrise des outils bureautiques classiques et adaptation aux logiciels métiers (Cart@ads / Intragéo)
Savoir-être :
- Rigueur dans l’organisation et hiérarchisation des priorités, gestions des délais
- Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Aptitude à signaler les difficultés et rendre compte de son activité
- Capacité à intégrer une équipe et aptitude au travail en réseau
- Capacité d’adaptation aux procédures internes du service.
- Disponibilité et discrétion
- Autonomie et réactivité
CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Cadre d’emplois des adjoints administratifs
- Poste à temps complet – 37h20 min hebdo (cycle de 4.5j hebdomadaires ou 5j / 4j sur 2 semaines)
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire en vigueur dans la collectivité, titres restaurant et participation employeur au contrats labellisés santé et prévoyance (20€ chacune)
Expérience similaire souhaitée : assistante service ADS, urbanisme, gestion administrative.
Compétences et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat (courrier, tableur, messagerie…), qualité rédactionnelle et force de proposition dans l’organisation des tâches.
- Maitrise de la gestion des appels téléphoniques, dans l’écoute et le conseil.
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales, de l’urbanisme (droit des sols) et de l’aménagement du territoire
- Capacité à lire des documents d’urbanisme (règlements, plans et cartes)
- Volonté à apprendre les bases du droit des sols (champs d’application, formalités…)
- Maîtrise des outils bureautiques classiques et adaptation aux logiciels métiers (Cart@ads / Intragéo)
Savoir-être :
- Rigueur dans l’organisation et hiérarchisation des priorités, gestions des délais
- Capacité à produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Aptitude à signaler les difficultés et rendre compte de son activité
- Capacité à intégrer une équipe et aptitude au travail en réseau
- Capacité d’adaptation aux procédures internes du service.
- Disponibilité et discrétion
- Autonomie et réactivité
CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Cadre d’emplois des adjoints administratifs
- Poste à temps complet – 37h20 min hebdo (cycle de 4.5j hebdomadaires ou 5j / 4j sur 2 semaines)
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire en vigueur dans la collectivité, titres restaurant et participation employeur au contrats labellisés santé et prévoyance (20€ chacune)
Contact et modalités de candidature
Contact
0562077116
Informations complémentaires
Adresser une lettre de motivation, un CV actualisé à :
Monsieur le Président
Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine
Service Ressources humaines
Rue Louis Aygobère
Hôtel d’entreprises - ZA du Pont Peyrin
32600 l’ISLE JOURDAIN
Ou par courriel à : service.rh@ccgt.fr
Monsieur le Président
Communauté de Communes de la Gascogne Toulousaine
Service Ressources humaines
Rue Louis Aygobère
Hôtel d’entreprises - ZA du Pont Peyrin
32600 l’ISLE JOURDAIN
Ou par courriel à : service.rh@ccgt.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.