I. Missions Générales pour l’ensemble des Services Supports (DG, RH, Juridique, Finances) :

1. Secrétariat du pôle support :
- Missions administratives d’ordre général
(Rédaction de projets de courriers et de mail, constitution de base de données, envoi et suivi de mails, notification et suivi des actes des services)
- Remplacement de l’Agent d’Accueil durant ses absences

II. Missions Spécifiques Juridiques :

1. Affaires générales :
- Assurer la gestion quotidienne des sinistres avec les assurances : suivi des dossiers (déclaration du sinistre, lien service, préparation éléments pour expertise, suivi et clôture du dossier).
- Préparation et rédaction des actes administratifs (suivi, notification et reconduction) : conventions, contrats, arrêté, avenant …
- Rédaction du rapport annuel d’activités de la 3CAG
- Assistance sur le suivi et la gestion administrative du Bâtiment d’Accueil des entreprises (BATAC) : envoi des baux et conventions d’occupation précaire aux entreprises, lien avec le service bâtiment pour notification état des lieux …
- Gestion et mise à jour des diverses bases de données (Elu(e)s, commissions …).
- Classement et archivage des dossiers (marchés, convention, contrat …)

2. Assemblées :
- Assistance à la préparation des conseils communautaires
- Envoi dématérialisé des convocations et publication, mise en forme des délibérations, transmission des actes au contrôle de légalité par voie dématérialisée, et notification dans les différentes institutions, organismes, instances et services ;
- Mise en forme / rédaction des PV de séance ;
- Affichage et mise en ligne du procès-verbal et de l’ordre du jour sur le site internet de l’EPCI ;
- Classement papier et dématérialisé des délibérations et tenue des registres des actes administratifs ;

3. Commande publique :
- Assistance sur la préparation et envoi dématérialisé via la plateforme dédiée des courriers aux entreprises (notification, rejets, attribution …)
- Préparation des dossiers des marchés attribués et transmission par voie dématérialisée des marchés au contrôle de légalité

4. Protection des données (Délégué-e à la Protection des Données)
- Relation et suivi proposé par le CDG 32 dans la mise en œuvre du RGPD au sein de la 3CAG,
- Elaboration d’une stratégie adaptée afin de les sensibiliser à la mise en conformité au RGPD,
- Utilisation du logiciel MADIS pour mettre en place les fiches de traitement des données à caractère personnel, et autre,
- Élaboration d’une mise en conformité globale au RGPD (locaux, MDP, traitement des données),
- Formations à suivre avec les instances compétentes,
- Animation de formations en interne auprès des services dans le cadre de la mise en œuvre du RGPD


III. Missions Spécifiques Comptables-Financières :

1. Opérations comptables liées au Budget Annexe Office de Tourisme :
Sous la supervision du service comptable :
- Opérations comptables (passation des mandats et des titres)
- Participation à l'élaboration du budget
- Saisie du budget annexe sur le logiciel
- Dématérialisation du flux du budget annexe à transmettre à la Direction Générale des Finances Publiques
- Intégration des taxes de séjour
- Saisie des décisions modificatives

2. Suivi financier des marchés publics :
- Préparation à la phase comptable des marchés : transmission des éléments comptables au service Comptabilité de la 3CAG (marché, avenant, GAPD, RG…)
- Suivi des tableaux de bord financiers du service Juridique sous la supervision de la responsable de service
- Suivi annuel des GAPD, retenues de garantie jusqu’à l’expiration du délai de garantie

3. Gestion des subventions
- Veille, assistance et préparation des pièces administratives pour les demandes de subventions auprès des institutions, (DETR, Région, Département ...)
- Gestion des demandes d’avance, d’acomptes et de soldes des subventions en lien avec le service comptabilité


IV. Missions Spécifiques RH ;
- Aide à la conception du règlement intérieur de la collectivité
- Suivi et mise en œuvre du nouveau marché de prévoyance porté par le CDG
- Relevé des besoins en assurance statutaire du personnel en vue du changement de prestataire
- Aide à la préparation des élections professionnelles au CST


V. Missions spécifiques ponctuelles :

- Participation au Plan Intercommunal de Sauvegarde (PICS) avec les services associés
- Etude de la mutualisation des contrats entre la 3CAG et le CIAS (contrat assurance, informatique …)