Assistant.e administratif.ve H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033230601072191
Publiée le 20/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Bordeaux (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/11/2023
Date limite de candidature
27/08/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La direction des instances de la ville de Bordeaux recherche pour son service conseil municipal son assistant.e administratif.ve
En tant qu'assistant.e administratif.ve vous assurez la gestion du circuit des validations dans le logiciel AirsDélib en lien avec l'ensemble des services utilisateurs
En tant qu'assistant.e administratif.ve vous assurez la gestion du circuit des validations dans le logiciel AirsDélib en lien avec l'ensemble des services utilisateurs
Missions / conditions d'exercice
Vos principales missions :
Gestion AirDelib
- Centralisation du traitement des rapports dans AirDelib pour l'ensemble des services utilisateurs (300 personnes répertoriées), Elus compris.
Relances validation
- Contacts téléphoniques et mailing réguliers avec tous les services.
Gestion des instances
- Gestion complète des diverses réunions (calendrier prévisionnel, commissions, convocations...).
Participation aux instances
- Rédaction de comptes rendus synthétiques (commissions), comptes rendus des votes lors des conseils municipaux et relecture des procès-verbaux en lien avec une audiotypiste.
Suivi complet des délibérations
- Rédaction ponctuelle, production des dossiers, prise des votes, signature des Elus, contrôle de légalité, publication intranet et internet.
Gestion des représentations des Elus
- Suivi des représentations des Elus au sein de divers organismes, mise à jour régulière et envoi aux directions concernées.
Gestion des arrêtés de congés des Elus
- Contacts avec les assistantes d'élus, gestion des absences, rédaction des arrêtés idoines et diffusion.
Accueil physique et téléphonique du public (interne ou externe)
- Réponse aux demandes liées au Conseil municipal.
- Signature des délibérations du conseil aux Elus.
Gestion AirDelib
- Centralisation du traitement des rapports dans AirDelib pour l'ensemble des services utilisateurs (300 personnes répertoriées), Elus compris.
Relances validation
- Contacts téléphoniques et mailing réguliers avec tous les services.
Gestion des instances
- Gestion complète des diverses réunions (calendrier prévisionnel, commissions, convocations...).
Participation aux instances
- Rédaction de comptes rendus synthétiques (commissions), comptes rendus des votes lors des conseils municipaux et relecture des procès-verbaux en lien avec une audiotypiste.
Suivi complet des délibérations
- Rédaction ponctuelle, production des dossiers, prise des votes, signature des Elus, contrôle de légalité, publication intranet et internet.
Gestion des représentations des Elus
- Suivi des représentations des Elus au sein de divers organismes, mise à jour régulière et envoi aux directions concernées.
Gestion des arrêtés de congés des Elus
- Contacts avec les assistantes d'élus, gestion des absences, rédaction des arrêtés idoines et diffusion.
Accueil physique et téléphonique du public (interne ou externe)
- Réponse aux demandes liées au Conseil municipal.
- Signature des délibérations du conseil aux Elus.
Profils recherchés
Pour mener à bien vos missions vous détenez des connaissances du fonctionnement d'une collectivité et de ses instances.
Vous maitrisez les outils bureautiques standards (la maitrise du pack office et du logiciel AireDelib serait un plus.) Vous maitrisez également les techniques d'accueil physique et téléphonique.
A noter que pour ce poste, votre sens du relationnel, votre rigueur, votre sens du travail en équipe ainsi que votre discrétion professionnelle seront des atouts indispensables pour ce poste.
Vous maitrisez les outils bureautiques standards (la maitrise du pack office et du logiciel AireDelib serait un plus.) Vous maitrisez également les techniques d'accueil physique et téléphonique.
A noter que pour ce poste, votre sens du relationnel, votre rigueur, votre sens du travail en équipe ainsi que votre discrétion professionnelle seront des atouts indispensables pour ce poste.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
https://recrutement.bordeaux-metropole.fr/Pages/Offre/detailoffre.aspx?idOffre=3899&idOrigine=505&LCID=1036
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.