Assistant(e) administratif au responsable des services techniques
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033231101259175
Publiée le 17/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
192 route de St Quentin, Génissac (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
17/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire, RIFSEEP, Ville adhérente au CNAS
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du Maire, sous l'autorité fonctionnelle du responsable des services techniques, l'agent participe à la coordination de l'ensemble du service technique ainsi qu'à la mise en œuvre des orientations stratégiques d'aménagement et de gestion du patrimoine de la collectivité.
Au sein de la Direction des Services Techniques, vous travaillez sous la responsabilité du responsable des services techniques. Vous gérer les tâches administratives au quotidien. Vous êtes chargé d'assurer le soutien aux activités des services techniques dans un esprit de facilitation et d'efficience.
- Prendre les appels transmis par le secrétariat en lien avec les activités des services techniques et apporter une réponse écrite et/ou orale aux demandes, doléances, questions des administrés et des prestataires extérieurs sous couvert du responsable du service technique
- Assurer la gestion administrative des services techniques
- Assurer la gestion du service en l'absence du responsable des services techniques
- Représenter l'image de la Collectivité auprès des usagers
Au sein de la Direction des Services Techniques, vous travaillez sous la responsabilité du responsable des services techniques. Vous gérer les tâches administratives au quotidien. Vous êtes chargé d'assurer le soutien aux activités des services techniques dans un esprit de facilitation et d'efficience.
- Prendre les appels transmis par le secrétariat en lien avec les activités des services techniques et apporter une réponse écrite et/ou orale aux demandes, doléances, questions des administrés et des prestataires extérieurs sous couvert du responsable du service technique
- Assurer la gestion administrative des services techniques
- Assurer la gestion du service en l'absence du responsable des services techniques
- Représenter l'image de la Collectivité auprès des usagers
Missions / conditions d'exercice
Partie encadrement / administrative : Gestion administrative des services techniques
- Recenser les demandes, doléances, questions des administrés et des prestataires extérieurs reçus via les différents vecteurs d'informations (courriels, courriers, appels téléphonique, rencontres physique)
- Recevoir et rédiger les mails : demande et envoi des contrats, conventions, devis etc.
- Gestion de l'agenda des services techniques, prise de rendez-vous, organisation et préparation de réunions
- Rédaction de courriers, de notes diverses, de comptes-rendus en lien avec l'activité des services techniques
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs liés aux services techniques
- Rédaction et gestion des arrêtés municipaux et des demandes d'autorisations (permissions de voirie, permis de stationnement)
- Assister la DGS dans le suivi administratif des marchés publics liés aux services techniques
- Faciliter la circulation des informations au sein des services techniques
- Organisation du classement et de l'archivage des services techniques
Partie technique : Planification et suivi des services techniques
- Aide à la rédaction des Déclarations de Travaux (DT) et des Déclarations d'Intention de Commencement de Travaux (DICT) et répondre à celles des prestataires intervenant sur le domaine public
- Aide dans la mise en œuvre des projets et des activités du service, suivi de l'exécution des délibérations relatives au service, suivi des divers contrats et conventions
- Suivi des réunions de la commission de sécurité et d'accessibilité
- Suivi des demandes liées à la publicité extérieure et à la signalétique
- Réalisation et mise à jour de tableaux de bord de suivi d'activité : congés, contrat, convention, visites des commissions de sécurité, budget etc.
- Saisir et affecter les fiches d'interventions des agents du service dans un logiciel de suivi de l'activité du CTM
Activités secondaires :
Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement des services techniques
- Recenser les demandes, doléances, questions des administrés et des prestataires extérieurs reçus via les différents vecteurs d'informations (courriels, courriers, appels téléphonique, rencontres physique)
- Recevoir et rédiger les mails : demande et envoi des contrats, conventions, devis etc.
- Gestion de l'agenda des services techniques, prise de rendez-vous, organisation et préparation de réunions
- Rédaction de courriers, de notes diverses, de comptes-rendus en lien avec l'activité des services techniques
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs liés aux services techniques
- Rédaction et gestion des arrêtés municipaux et des demandes d'autorisations (permissions de voirie, permis de stationnement)
- Assister la DGS dans le suivi administratif des marchés publics liés aux services techniques
- Faciliter la circulation des informations au sein des services techniques
- Organisation du classement et de l'archivage des services techniques
Partie technique : Planification et suivi des services techniques
- Aide à la rédaction des Déclarations de Travaux (DT) et des Déclarations d'Intention de Commencement de Travaux (DICT) et répondre à celles des prestataires intervenant sur le domaine public
- Aide dans la mise en œuvre des projets et des activités du service, suivi de l'exécution des délibérations relatives au service, suivi des divers contrats et conventions
- Suivi des réunions de la commission de sécurité et d'accessibilité
- Suivi des demandes liées à la publicité extérieure et à la signalétique
- Réalisation et mise à jour de tableaux de bord de suivi d'activité : congés, contrat, convention, visites des commissions de sécurité, budget etc.
- Saisir et affecter les fiches d'interventions des agents du service dans un logiciel de suivi de l'activité du CTM
Activités secondaires :
Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement des services techniques
Profils recherchés
Savoir- faire (ensemble de connaissances acquises liées au métier)
Partie encadrement / administrative :
* Connaissance de l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
* Connaissances en matière de procédures de marchés publics appréciées
* Aptitude rédactionnelle avérée
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel)
* Capacité à utiliser les outils numériques (Internet, application Intra Muros, panneau lumineux, etc.)
* Compétences en matière d'assistance et de gestion administrative (élaboration et suivi de tableaux de bord, rédaction de notes, courriers, compte-rendu, gestion d'agendas etc.)
Partie technique :
* Réglementaires en matière de bâtiments, espaces verts, voirie, propreté urbaine, gestion des déchets, développement durable appréciées
* Connaissances des procédures relatives aux DT et DICT appréciées
Savoir- être (qualités personnelles et comportementales)
* Garant de l'image du service public : présentéisme, ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie, goût du travail soigné
* Autonomie dans le travail, esprit d'initiative
* Esprit méthodique et rigoureux, respect des délais
* Aptitude au travail en équipe
* Aisance relationnelle
* Faire preuve de réserve, de discrétion
Partie encadrement / administrative :
* Connaissance de l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
* Connaissances en matière de procédures de marchés publics appréciées
* Aptitude rédactionnelle avérée
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel)
* Capacité à utiliser les outils numériques (Internet, application Intra Muros, panneau lumineux, etc.)
* Compétences en matière d'assistance et de gestion administrative (élaboration et suivi de tableaux de bord, rédaction de notes, courriers, compte-rendu, gestion d'agendas etc.)
Partie technique :
* Réglementaires en matière de bâtiments, espaces verts, voirie, propreté urbaine, gestion des déchets, développement durable appréciées
* Connaissances des procédures relatives aux DT et DICT appréciées
Savoir- être (qualités personnelles et comportementales)
* Garant de l'image du service public : présentéisme, ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie, goût du travail soigné
* Autonomie dans le travail, esprit d'initiative
* Esprit méthodique et rigoureux, respect des délais
* Aptitude au travail en équipe
* Aisance relationnelle
* Faire preuve de réserve, de discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0557244861
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE GENISSAC
>192 route de St Quentin
33420 Genissac
>192 route de St Quentin
33420 Genissac
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.