Assistant(e) administratif(ve)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033240320000132
Publiée le 20/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint-jean-d'illac
Poste à pourvoir le
22/04/2024
Date limite de candidature
19/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La mairie de Saint Jean d'Illac recrute un/une Assistant(e) administratif(ve) pour son service Solidarités.
Position hiérarchique
Sous l’autorité de la Directrice du CCAS
Lieu d’exercice
CCAS
Quotité et horaires
Temps complet – Horaires variables personnel administratif 37 heures avec 11 jours de RTT
Relations fonctionnelles
- Relations avec La Directrice du CCAS pour recevoir des directives, rendre compte et échanger des informations.
- Collaboration avec les agents du service et l’élu en charge de la Solidarité
- Relations avec l’ensemble des services
- Relations avec les administrés pour l’ensemble des activités du poste
- Collaboration et échanges d’informations avec les administrations et partenaires institutionnels
Position hiérarchique
Sous l’autorité de la Directrice du CCAS
Lieu d’exercice
CCAS
Quotité et horaires
Temps complet – Horaires variables personnel administratif 37 heures avec 11 jours de RTT
Relations fonctionnelles
- Relations avec La Directrice du CCAS pour recevoir des directives, rendre compte et échanger des informations.
- Collaboration avec les agents du service et l’élu en charge de la Solidarité
- Relations avec l’ensemble des services
- Relations avec les administrés pour l’ensemble des activités du poste
- Collaboration et échanges d’informations avec les administrations et partenaires institutionnels
Missions / conditions d'exercice
Missions (non exhaustives)
1. Assurer la gestion administrative du service
2. Assurer la gestion de la Banque alimentaire
3. Assurer la gestion du portage de repas à domicile
4. Participer à l’exécution budgétaire et assurer la mission de régisseur ou mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
5. Assurer la gestion du Conseil Communal des Sages
6. Assurer la gestion des manifestations
7. Gérer la liste des aînés et personnes vulnérables
8. Participer à la vie du service
9. Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager
Tâches et activités (non exhaustives)
Mission 1 : Assurer la gestion administrative du service
• Assurer la rédaction des courriers et mailings
• Elaborer et mettre à jour les différents tableaux de suivi
Mission 2 : Assurer la gestion de la banque alimentaire
• Coordonner l’équipe des bénévoles : gestion des plannings, animer les réunions …
• Assurer la relation avec les partenaires et gérer les conventions
• Distribuer les colis alimentaires
• Etablir les courriers d’acceptation/refus
• Gérer l’état des stocks
• Veiller au respect des règles d’hygiène du local (nettoyage du local)
• Mettre à jour les alertes sanitaires
• Mettre à jour les données dans les outils métiers
• Mettre à jour le reporting d’activités
Mission 3 : Assurer la gestion du portage de repas à domicile
• Etablir la facturation et les attestations fiscales
• Assurer le suivi des impayés
• Mettre à jour les données dans l’outil métier
Mission 4 : Participer à l’exécution budgétaire et assurer la mission de régisseur ou mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
• Réaliser les bons de commande et les engagements
• Vérifier la conformité des livraisons
• Vérifier la conformité des factures
• Saisir les mandatements et titres de recettes
• Assurer le lien avec le Centre des Finances
• Participer aux procédures de fin d’année
• Participer à la préparation budgétaire
• Participer à la gestion de la régie du CCAS en tant que mandataire suppléant : assister le régisseur principal dans son rôle (faire des opérations de paiement de dépenses et/ou d’encaissement de recettes pour assurer un service de proximité)
Mission 5 : Assurer la gestion du Conseil Communal des Sages
• Organiser les réunions
• Assurer le secrétariat
Mission 6 : Assurer la gestion des manifestations
• Organiser les manifestations des séniors
• Organiser l’évènement Octobre Rose
• Organiser la collecte nationale de la Banque alimentaire
Mission 7 : Gérer la liste des aînés et personnes vulnérables
• Actualiser la base de données
• Préparer la communication
• Emettre les appels lors du déclenchement du plan canicule ou du plan grand froid
Mission 8 : Participer à la vie du service
• Participer aux réunions de service
• Participer à la mise en place de projets, d’actions collectives
• Prendre le relais de l’assistant administratif sur certaines tâches en cas de nécessité de service
• S’adapter aux évolutions réglementaires
Mission 9 : Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager (1 jour/semaine)
• Accueillir l’usager (accueil physique et téléphonique) et lui assurer une réponse de premier niveau : renseignements ; délivrance d’imprimés ; orientation vers des partenaires …
• Prendre les rendez-vous
• Réceptionner ; traiter et suivre les courriers et courriels entrants et sortants
• Assurer la remise des courriers aux personnes domiciliées au CCAS
1. Assurer la gestion administrative du service
2. Assurer la gestion de la Banque alimentaire
3. Assurer la gestion du portage de repas à domicile
4. Participer à l’exécution budgétaire et assurer la mission de régisseur ou mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
5. Assurer la gestion du Conseil Communal des Sages
6. Assurer la gestion des manifestations
7. Gérer la liste des aînés et personnes vulnérables
8. Participer à la vie du service
9. Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager
Tâches et activités (non exhaustives)
Mission 1 : Assurer la gestion administrative du service
• Assurer la rédaction des courriers et mailings
• Elaborer et mettre à jour les différents tableaux de suivi
Mission 2 : Assurer la gestion de la banque alimentaire
• Coordonner l’équipe des bénévoles : gestion des plannings, animer les réunions …
• Assurer la relation avec les partenaires et gérer les conventions
• Distribuer les colis alimentaires
• Etablir les courriers d’acceptation/refus
• Gérer l’état des stocks
• Veiller au respect des règles d’hygiène du local (nettoyage du local)
• Mettre à jour les alertes sanitaires
• Mettre à jour les données dans les outils métiers
• Mettre à jour le reporting d’activités
Mission 3 : Assurer la gestion du portage de repas à domicile
• Etablir la facturation et les attestations fiscales
• Assurer le suivi des impayés
• Mettre à jour les données dans l’outil métier
Mission 4 : Participer à l’exécution budgétaire et assurer la mission de régisseur ou mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
• Réaliser les bons de commande et les engagements
• Vérifier la conformité des livraisons
• Vérifier la conformité des factures
• Saisir les mandatements et titres de recettes
• Assurer le lien avec le Centre des Finances
• Participer aux procédures de fin d’année
• Participer à la préparation budgétaire
• Participer à la gestion de la régie du CCAS en tant que mandataire suppléant : assister le régisseur principal dans son rôle (faire des opérations de paiement de dépenses et/ou d’encaissement de recettes pour assurer un service de proximité)
Mission 5 : Assurer la gestion du Conseil Communal des Sages
• Organiser les réunions
• Assurer le secrétariat
Mission 6 : Assurer la gestion des manifestations
• Organiser les manifestations des séniors
• Organiser l’évènement Octobre Rose
• Organiser la collecte nationale de la Banque alimentaire
Mission 7 : Gérer la liste des aînés et personnes vulnérables
• Actualiser la base de données
• Préparer la communication
• Emettre les appels lors du déclenchement du plan canicule ou du plan grand froid
Mission 8 : Participer à la vie du service
• Participer aux réunions de service
• Participer à la mise en place de projets, d’actions collectives
• Prendre le relais de l’assistant administratif sur certaines tâches en cas de nécessité de service
• S’adapter aux évolutions réglementaires
Mission 9 : Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager (1 jour/semaine)
• Accueillir l’usager (accueil physique et téléphonique) et lui assurer une réponse de premier niveau : renseignements ; délivrance d’imprimés ; orientation vers des partenaires …
• Prendre les rendez-vous
• Réceptionner ; traiter et suivre les courriers et courriels entrants et sortants
• Assurer la remise des courriers aux personnes domiciliées au CCAS
Profils recherchés
Savoir
• Connaître les différentes missions et obligations du service
• Maitriser les logiciels bureautiques et spécifiques (JVS, Millesime)
• Connaître les dispositifs et acteurs de l’action social du territoire
• Connaitre l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services
• Maitriser les techniques de secrétariat
• Maitriser les techniques d’accueil et de communication
• Maitriser les écritures comptables ; le budget d’un CCAS
Savoir faire
• Savoir respecter les consignes
• Savoir rendre compte
• Savoir rédiger
• Savoir être réactif
• Savoir dire non
• Capacité d’écoute et d’analyse
• Savoir gérer les publics difficiles et les relations conflictuelles
• Savoir gérer les situations de stress
• Savoir identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
• Savoir conserver la neutralité et l’objectivité face aux situations
Savoir être
• Avoir l’esprit d’équipe
• Être respectueux de la hiérarchie
• Être rigoureux
• Être organisé
• Être disponible
• Être volontaire
• Être respectueux des obligations de discrétions et de confidentialité
• Avoir le sens du service public
• Avoir un bon relationnel
Conditions et contraintes d’exercice
Certifications, habilitations, diplômes… requis pour l’exercice des fonctions :
Néant
Contraintes d’exercice du poste :
Horaires réguliers avec, à la demande de la hiérarchie, la possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service et du travail le samedi possible ponctuellement.
• Connaître les différentes missions et obligations du service
• Maitriser les logiciels bureautiques et spécifiques (JVS, Millesime)
• Connaître les dispositifs et acteurs de l’action social du territoire
• Connaitre l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services
• Maitriser les techniques de secrétariat
• Maitriser les techniques d’accueil et de communication
• Maitriser les écritures comptables ; le budget d’un CCAS
Savoir faire
• Savoir respecter les consignes
• Savoir rendre compte
• Savoir rédiger
• Savoir être réactif
• Savoir dire non
• Capacité d’écoute et d’analyse
• Savoir gérer les publics difficiles et les relations conflictuelles
• Savoir gérer les situations de stress
• Savoir identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
• Savoir conserver la neutralité et l’objectivité face aux situations
Savoir être
• Avoir l’esprit d’équipe
• Être respectueux de la hiérarchie
• Être rigoureux
• Être organisé
• Être disponible
• Être volontaire
• Être respectueux des obligations de discrétions et de confidentialité
• Avoir le sens du service public
• Avoir un bon relationnel
Conditions et contraintes d’exercice
Certifications, habilitations, diplômes… requis pour l’exercice des fonctions :
Néant
Contraintes d’exercice du poste :
Horaires réguliers avec, à la demande de la hiérarchie, la possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service et du travail le samedi possible ponctuellement.
Contact
Contact
0557978300
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à :
Monsieur Le Maire
120 avenue du las
33127 Saint Jean d'Illac
Pour tout renseignement complémentaire :
Mme Muriel COMBESCOT, responsable du service Solidarités
m.combescot@mairie-stjeandillac.fr
Monsieur Le Maire
120 avenue du las
33127 Saint Jean d'Illac
Pour tout renseignement complémentaire :
Mme Muriel COMBESCOT, responsable du service Solidarités
m.combescot@mairie-stjeandillac.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.