Accueil physique et téléphonique du public, secrétariat et animation des « lieux d’accueils Enfants parents »

Activités générales de secrétariat et spécifiques du service développement économique
- Courrier (Enregistrement, Envoi)
- Aider à la préparation des dossiers (Mise en forme, Photocopie, Reliure)
- Classer, trier et archiver des documents (Versions papier et numérique)
- Suivi et mises à jour de l’agenda général → Réservation de la salle de réunion - Gestion des équipements et matériels pour les réunions et/ou visioconférences (Suivi des réservations) – Réservation des véhicules
- Préparation de la salle de réunion
- Gestion de commandes générales (fournitures de bureau, consommables divers, produits d’entretien : Recensement des besoins, Suivi des stocks, Préparation des bons de commande, Réception des livraisons, Vérification des factures.
- Aide à la préparation et aux suites à donner aux différentes réunions et/ou évènements spécifiques au service développement économique (Convocation, Relances, Feuille d’émargement, Support de présentation, Dossier élus, Diffusion compte-rendu et suites à donner)
- Aide à la préparation et au suivi des demandes de subventions et délibérations spécifiques au service développement économique
- Fichiers partenaires et entreprises (Réalisation et suivi de tableaux et/ou bases de données)

Aide à l’organisation du transport scolaire pour les collèges d’Hourtin et de Lacanau :
- Gestion des inscriptions des élèves sur la plateforme de la Région Nouvelle-Aquitaine, Suivi et mise à jour de la liste des élèves et des circuits en lien avec les établissements scolaires

Accueillant(e) en accueil des Lieux d'accueil Enfants Parents (L.A.E.P) :
- Aménager l'espace d’accueil
- Optimiser le site en tenant compte des besoins des enfants et des parents, des contraintes et des règles d'aménagement des jeux et mobiliers
- Assurer la maintenance et le renouvellement des jeux
- Veiller à la propreté du lieu et à garantir le cadre (respect du projet du lieu et des règles de vie)
- Être disponible et à l'écoute des familles
- Être attentif à l'évolution de l'enfant et des relations enfants/parents et parents/enfants
- Faire du lien
- Favoriser l'expression et la participation des enfants et des adultes
- Évaluer les séances
- Faire le point en fonction des constats au regard des critères d'évaluation quantitatifs et qualitatifs
- Participer à des temps de réflexion et d'analyse de sa pratique individuelle et au niveau de l'équipe

Compétences du poste :
Secrétariat :
Organisation et gestion des priorités
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les courriers électroniques
Prendre des notes et mettre en forme tous types de supports écrits (courriers, présentations)
Suivi des dossiers
Maîtrise de l’accueil téléphonique et physique du public

L.A.E.P :
Accueillir parents et enfants de façon chaleureuse et empathique
Aider le parent à mettre des limites indispensables à son enfant pour la vie en collectivité
Conforter et valoriser la relation enfant parent
Permettre de lutter contre l’isolement de certains parents et enfants
Respecter l’anonymat et la confidentialité

Savoirs être :
Disponible
Discrétion
Empathie
Compréhension
Absence de jugement
Être à l’écoute
Confidentialité