Agent de gestion administrative et d'accueil
Offre n° O033240422000997
Publiée le 22/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bordeaux
Poste à pourvoir le
01/08/2024
Date limite de candidature
23/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le service Modes d'accueil petite enfance (MAPE) de la Ville de Bordeaux recherche un.e agent.e de gestion administrative et d'accueil petite enfance au sein de son centre accompagnement des familles.
L’agent.e de gestion administrative et d’accueil petite enfance assure l’accueil physique et téléphonique des familles à la recherche d’un mode d’accueil. Il.Elle participe à la gestion des dossiers de demande de place en crèche. De manière générale, il.elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service et assiste les responsables de secteur et la responsable de service dans la réalisation des missions du MAPE.
L’agent.e de gestion administrative et d’accueil petite enfance assure l’accueil physique et téléphonique des familles à la recherche d’un mode d’accueil. Il.Elle participe à la gestion des dossiers de demande de place en crèche. De manière générale, il.elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service et assiste les responsables de secteur et la responsable de service dans la réalisation des missions du MAPE.
Missions / conditions d'exercice
Les missions principales sont les suivantes :
Accueillir et informer les familles:
- Accueil physique et téléphonique dans le cadre des permanences et sur rendez-vous,
- Informer sur l’ensemble des modes d’accueil existant sur le territoire,
- Enregistrer une demande de place en crèche ou assurer le suivi d’un dossier existant,
- Orienter vers les autres lieux ressources, dont les Relais Petite Enfance (RPE).
Vérifier et compléter les dossiers de pré-inscription:
- Saisir les fiches papiers dans Concerto,
- Vérifier les dossiers créés par les permanenciers,
- Rappeler les familles pour compléter les informations manquantes,
- Appeler les acteurs relais pour préciser une situation familiale,
À venir : vérifier et valider les dossiers de demande en ligne.
Gérer la messagerie générique du MAPE:
- Réceptionner les actes de naissance et autres documents et mettre à jour les dossiers,
- Mettre à jour les dossiers à partir des informations communiquées par les familles,
- Répondre aux questions des familles adressées directement au MAPE ou via le portail Familles,
- Orienter les courriels en direction des agents en charge de leur traitement.
Traiter le courrier du service:
- Traiter ou orienter le courrier,
- Rédiger les courriers.
Contribuer à la mise à jour des dossiers en attente et suivi des tableaux de bord:
- Effectuer régulièrement des requêtes dans Concerto pour supprimer les anomalies et les incohérences (naissances non confirmées, erreur de score, « nettoyage » de la zone Observations...) ainsi que pour la réalisation de statistiques,
- Participer à la vérification mensuelle des dossiers,
- Une fois par an, saisir les questionnaires de mise à jour des dossiers envoyés par les parents.
Divers:
- Classer et archiver les documents,
- Aider à la préparation des commissions et assister aux commissions,
- Participer à des réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Assurer l’organisation logistique de certains temps forts (commissions d’attribution des places, réunions OSPE, formation des permanenciers…).
Vous pouvez également être amené.e à organiser les permanences d’accueil et d’information, gérer la production trimestrielle des statistiques sur l’offre d’accueil petite enfance, et gérer les places en crèche d’été.
Accueillir et informer les familles:
- Accueil physique et téléphonique dans le cadre des permanences et sur rendez-vous,
- Informer sur l’ensemble des modes d’accueil existant sur le territoire,
- Enregistrer une demande de place en crèche ou assurer le suivi d’un dossier existant,
- Orienter vers les autres lieux ressources, dont les Relais Petite Enfance (RPE).
Vérifier et compléter les dossiers de pré-inscription:
- Saisir les fiches papiers dans Concerto,
- Vérifier les dossiers créés par les permanenciers,
- Rappeler les familles pour compléter les informations manquantes,
- Appeler les acteurs relais pour préciser une situation familiale,
À venir : vérifier et valider les dossiers de demande en ligne.
Gérer la messagerie générique du MAPE:
- Réceptionner les actes de naissance et autres documents et mettre à jour les dossiers,
- Mettre à jour les dossiers à partir des informations communiquées par les familles,
- Répondre aux questions des familles adressées directement au MAPE ou via le portail Familles,
- Orienter les courriels en direction des agents en charge de leur traitement.
Traiter le courrier du service:
- Traiter ou orienter le courrier,
- Rédiger les courriers.
Contribuer à la mise à jour des dossiers en attente et suivi des tableaux de bord:
- Effectuer régulièrement des requêtes dans Concerto pour supprimer les anomalies et les incohérences (naissances non confirmées, erreur de score, « nettoyage » de la zone Observations...) ainsi que pour la réalisation de statistiques,
- Participer à la vérification mensuelle des dossiers,
- Une fois par an, saisir les questionnaires de mise à jour des dossiers envoyés par les parents.
Divers:
- Classer et archiver les documents,
- Aider à la préparation des commissions et assister aux commissions,
- Participer à des réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Assurer l’organisation logistique de certains temps forts (commissions d’attribution des places, réunions OSPE, formation des permanenciers…).
Vous pouvez également être amené.e à organiser les permanences d’accueil et d’information, gérer la production trimestrielle des statistiques sur l’offre d’accueil petite enfance, et gérer les places en crèche d’été.
Profils recherchés
Vous avez une bonne connaissance des acteurs et enjeux du secteur de la petite enfance.
Vous avez une bonne maîtrise des techniques de communication orale ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle.
Vous maîtrisez l'outil informatique, notamment le Pack Office ainsi que le logiciel Concerto.
Votre capacité à travailler en autonomie et en équipe, votre discrétion ainsi que votre relationnel sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.
Vous avez une bonne maîtrise des techniques de communication orale ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle.
Vous maîtrisez l'outil informatique, notamment le Pack Office ainsi que le logiciel Concerto.
Votre capacité à travailler en autonomie et en équipe, votre discrétion ainsi que votre relationnel sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.
Contact
Contact
05 56 10 23 25
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) via le lien de publication uniquement.
CONTACT MÉTIER :
Madame Nathalie LINQUIER
Responsable du service modes d'accueil petite enfance
05 56 10 23 25
CONTACT RH :
Madame Alison RICHARD
Chargée de recrutement
05 56 99 88 45
CONTACT MÉTIER :
Madame Nathalie LINQUIER
Responsable du service modes d'accueil petite enfance
05 56 10 23 25
CONTACT RH :
Madame Alison RICHARD
Chargée de recrutement
05 56 99 88 45
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.