référent du pôle administratif
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Offre n° O033240531000200
Publiée le 31/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
château de Bétailhe 72 avenue de l'Eglise Romane, Artigues-près-Bordeaux (Gironde)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
entre 2000 et 2200 euros brut
Descriptif de l'emploi
Missions et Objectifs du poste :
- assure un accueil du service de qualité à tous les usagers.
- favorise l’accès aux droits des publics en demande sociale.
- communication en lien avec les services municipaux.
- Gestion administrative : courrier, mails, dossiers, logiciel métier
- assure un accueil du service de qualité à tous les usagers.
- favorise l’accès aux droits des publics en demande sociale.
- communication en lien avec les services municipaux.
- Gestion administrative : courrier, mails, dossiers, logiciel métier
Missions / conditions d'exercice
Description des activités et des tâches
Activités régulières :
- Accueil du public de 1er niveau : information, orientation, prise de RDV, contact avec intervenant Mutuelle Ma Santé, accompagnement aux dossiers d’accès aux droits,
- Coordination du pole accueil : planning, organisation
- Inscription des congés des agents de l’équipe
- Suivi administratif des domiciliations, création des dossiers papiers et de la fiche Berger Levrault, statistiques, créer des alertes pour le renouvellement ou résiliation.
- Instruction et suivi des demandes de la tarification solidaire TBM, liens avec Bordeaux Métropole et participation aux réunions d’information et formation
- Berger Levrault : mise à jour quotidienne, extraction statistique, demandes d’assistance
- Mise à jour des dossiers papiers et numérisés, classement et archivage, coordination des actions à mettre en place pour le respect de la loi Règlement Général de la protection des données
- Enregistrement et gestion du courrier, des conventions, arrêtés et des comptes rendus, archivages des documents.
- Réception et enregistrement des dossiers logement, gestion des RDV, suivi des demandes
- Participation aux réunions de service et diffusion des comptes rendus.
- Création des bons de commande, réception des factures et transmission au service comptabilité, suivi du budget
- Gestion et suivi des tableaux d’activités du CCAS et élaboration de statistiques.
- Demande d’intervention des services techniques pour entretiens et réparations des locaux et des extérieurs CCAS
- Contacts avec le public senior pour l’organisation des ateliers et évènements : sms, inscription aux activités, gestion des transports, création des supports de communication
Activités occasionnelles :
• Remplacement d’agents du CCAS
• Transport des personnes âgées
• Organisation du portage des repas et gestion de la régie (Facturation, enregistrement, dépôt trésorerie)
• Préparation des Conseil d’administration, préparation des convocations, délibérations, ordre du jour, feuille de présence.
• Suivi du conseil d’administration : envoi en préfecture, publication, classement
Conditions et contraintes d’exercice
• Durée Hebdomadaire : 36h
• Horaires : lundi et jeudi : 8h30 à 12h30 et 13h30 à 17h / mardi, mercredi et vendredi : 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
• Travail dans les locaux du CCAS, déplacements ponctuels sur la commune, horaire en soirée possible occasionnellement.
• Moyens (humains, matériels, régie, …) mis à disposition :
• Ordinateur fixe
• Téléphone fixe
• Bureau individuel
• Pratique de l’accueil à mi-temps
Activités régulières :
- Accueil du public de 1er niveau : information, orientation, prise de RDV, contact avec intervenant Mutuelle Ma Santé, accompagnement aux dossiers d’accès aux droits,
- Coordination du pole accueil : planning, organisation
- Inscription des congés des agents de l’équipe
- Suivi administratif des domiciliations, création des dossiers papiers et de la fiche Berger Levrault, statistiques, créer des alertes pour le renouvellement ou résiliation.
- Instruction et suivi des demandes de la tarification solidaire TBM, liens avec Bordeaux Métropole et participation aux réunions d’information et formation
- Berger Levrault : mise à jour quotidienne, extraction statistique, demandes d’assistance
- Mise à jour des dossiers papiers et numérisés, classement et archivage, coordination des actions à mettre en place pour le respect de la loi Règlement Général de la protection des données
- Enregistrement et gestion du courrier, des conventions, arrêtés et des comptes rendus, archivages des documents.
- Réception et enregistrement des dossiers logement, gestion des RDV, suivi des demandes
- Participation aux réunions de service et diffusion des comptes rendus.
- Création des bons de commande, réception des factures et transmission au service comptabilité, suivi du budget
- Gestion et suivi des tableaux d’activités du CCAS et élaboration de statistiques.
- Demande d’intervention des services techniques pour entretiens et réparations des locaux et des extérieurs CCAS
- Contacts avec le public senior pour l’organisation des ateliers et évènements : sms, inscription aux activités, gestion des transports, création des supports de communication
Activités occasionnelles :
• Remplacement d’agents du CCAS
• Transport des personnes âgées
• Organisation du portage des repas et gestion de la régie (Facturation, enregistrement, dépôt trésorerie)
• Préparation des Conseil d’administration, préparation des convocations, délibérations, ordre du jour, feuille de présence.
• Suivi du conseil d’administration : envoi en préfecture, publication, classement
Conditions et contraintes d’exercice
• Durée Hebdomadaire : 36h
• Horaires : lundi et jeudi : 8h30 à 12h30 et 13h30 à 17h / mardi, mercredi et vendredi : 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
• Travail dans les locaux du CCAS, déplacements ponctuels sur la commune, horaire en soirée possible occasionnellement.
• Moyens (humains, matériels, régie, …) mis à disposition :
• Ordinateur fixe
• Téléphone fixe
• Bureau individuel
• Pratique de l’accueil à mi-temps
Profils recherchés
Compétences
Savoirs (diplômes, formations, habilitations, …) :
Bac à Bac +2 : administratif et/ou expérience significative sur un poste en secrétariat médico-social
Maîtrise des dispositifs d’action sociale légale et facultative
Techniques de secrétariat et maitrise des logiciels bureautique et spécialisés.
Savoir-faire :
Maîtrise des techniques d’accueil, de communication et d’écoute
Connaitre les principes de la comptabilité M57
Rédiger des comptes rendus de réunions, des courriers et des notes
Savoir être :
Discrétion professionnelle et obligation de réserve
Adaptabilité, réactivité, sens de l’organisation et du travail en équipe
Savoirs (diplômes, formations, habilitations, …) :
Bac à Bac +2 : administratif et/ou expérience significative sur un poste en secrétariat médico-social
Maîtrise des dispositifs d’action sociale légale et facultative
Techniques de secrétariat et maitrise des logiciels bureautique et spécialisés.
Savoir-faire :
Maîtrise des techniques d’accueil, de communication et d’écoute
Connaitre les principes de la comptabilité M57
Rédiger des comptes rendus de réunions, des courriers et des notes
Savoir être :
Discrétion professionnelle et obligation de réserve
Adaptabilité, réactivité, sens de l’organisation et du travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0556385050
Informations complémentaires
Modalités de candidature : les candidats intéressés par la présente annonce sont invités à transmettre une lettre de motivation accompagnée d'un CV à de Monsieur le maire, à déposer au service des ressources humaines ou à envoyer par courriel à l'adresse suivante : ressources.humaines@artigues-pres-bordeaux.fr. Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous trois semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pouvez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Adresse de l'employeur
MAIRIE D'ARTIGUES-PRES-BORDEAUX
>10 avenue desclaux bp 9
33370 Artigues-pres-bordeaux
>10 avenue desclaux bp 9
33370 Artigues-pres-bordeaux
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.