assistante administration et gestion en EHPAD
Offre n° O033250620000911
Publiée le 20/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
31 avenue de la liberation, Lacanau (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
20/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la direction générale, vous êtes responsable de l’accueil physique et téléphonique, de l’information et l’orientation des résidents, de leur entourage ou de toute personne en demande.
Vous assurez les tâches administratives et comptables inhérentes au bon fonctionnement de la structure dans un souci d'intégrité, de fiabilité et de confidentialité.
Vous assurez les tâches administratives et comptables inhérentes au bon fonctionnement de la structure dans un souci d'intégrité, de fiabilité et de confidentialité.
Missions / conditions d'exercice
L’agent accueille, informe et oriente les résidents/entourage/visiteurs/divers usagers/prestataires
• assure les préadmissions, les admissions et les sorties
• gère le standard téléphonique, le fax et le courrier électronique
• rédige les courriers, notes, compte-rendu, tableaux de suivi...
• met en place et à jour les dossiers administratifs et sociaux des résidents (papier + informatique)
• participe à la gestion Ressources Humaines (absence, planning, médecin du travail, congés, entretien, dossier, éléments de salaire.)
• tient son rôle de gestion comptable dans un souci de transparence et en respect avec la réglementation : facturations, émission de titres etc...
• enregistre et distribue le courrier
• tient les registres légaux
• assure l'affichage de documents
• suit et réactualise les dossiers de demande d'admission en lien avec le médecin coordonnateur
• classe et archive les documents
• définit les priorités et les urgences administratives
• complète en lien avec la Direction les documents obligatoires pour les organismes de tutelle
• collecte et transmet les informations à la collectivité (ressources humaines, comptabilité, services techniques...)
• aide les résidents dans certains gestes : appels téléphoniques, lecture du courrier...
• transmet les informations relatives au bien-être et au confort des résidents
• participe à la définition de procédures et d'instructions et assure leur mise à jour au sein de la documentation administrative interne, s’inscrit dans la démarche qualité de l’établissement
• participe et assure la gestion des réunions et actions de formation interne
• élabore la facturation, suit la tarification, les dossiers APA et AS de l'établissement
• suit et élabore les diverses statistiques du secteur (TO, journées activités, journées GIR, ratio admission/sorties.)
• assure les préadmissions, les admissions et les sorties
• gère le standard téléphonique, le fax et le courrier électronique
• rédige les courriers, notes, compte-rendu, tableaux de suivi...
• met en place et à jour les dossiers administratifs et sociaux des résidents (papier + informatique)
• participe à la gestion Ressources Humaines (absence, planning, médecin du travail, congés, entretien, dossier, éléments de salaire.)
• tient son rôle de gestion comptable dans un souci de transparence et en respect avec la réglementation : facturations, émission de titres etc...
• enregistre et distribue le courrier
• tient les registres légaux
• assure l'affichage de documents
• suit et réactualise les dossiers de demande d'admission en lien avec le médecin coordonnateur
• classe et archive les documents
• définit les priorités et les urgences administratives
• complète en lien avec la Direction les documents obligatoires pour les organismes de tutelle
• collecte et transmet les informations à la collectivité (ressources humaines, comptabilité, services techniques...)
• aide les résidents dans certains gestes : appels téléphoniques, lecture du courrier...
• transmet les informations relatives au bien-être et au confort des résidents
• participe à la définition de procédures et d'instructions et assure leur mise à jour au sein de la documentation administrative interne, s’inscrit dans la démarche qualité de l’établissement
• participe et assure la gestion des réunions et actions de formation interne
• élabore la facturation, suit la tarification, les dossiers APA et AS de l'établissement
• suit et élabore les diverses statistiques du secteur (TO, journées activités, journées GIR, ratio admission/sorties.)
Profils recherchés
Savoirs :
*Du travail de secrétariat et des outils de gestion informatique
* Du fonctionnement de la collectivité et de la réglementation spécifique aux EHPAD
* De la notion de suivi comptable
* De la personne âgée et de ses besoins
* Des gestes de 1er secours
Savoir-faire :
*Utiliser l’outil informatique
*Disposer de qualités rédactionnelles
*Savoir organiser et prioriser ses tâches dans le respect des délais
*Actualiser les connaissances
*Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
*Assurer le suivi de tarification et des recettes
*Gérer des plannings, pourvoir aux remplacements en l'absence de la direction
Savoir-être :
*Faire preuve d’intégrité / fiabilité
*Avoir le sens de l'écoute, de l'accueil et de la patience
*Avoir le sens du travail en équipe
*Faire preuve de diplomatie
*Pouvoir s’adapter
*Faire circuler l'information
*Respecter le secret professionnel / avoir le sens de la discrétion
*Développer des relations transversales dans les besoins concernant les services de la collectivité
Formations et expériences requises :
Formation qualifiante en secrétariat médico-social – expérience souhaitable sur poste similaire
Niveau requis : baccalauréat / BTS
Connaissance de la Charte des Droits et Libertés de la Personne Agée Dépendante
Connaissance de la procédure bientraitance / prévention de la maltraitance (en cours)
Connaissance de la note de service de sécurité incendie
Connaissance du règlement intérieur
Lieu de travail : EHPAD Le Bois de Sémignan
Horaires en fonction de l’organisation mise en place et des nécessités de services. Travail en semaine
Moyens à disposition : Bureau avec moyens informatiques et bureautiques, connexion
internet, intranet, e-mail personnel
Collaboration avec les services de la collectivité
Accès à la formation encouragé
Contraintes du poste : liées à l’activité : gestion des troubles du comportement des résidents et
problématiques relationnelles avec les usagers (physiques et téléphoniques) = risques psycho-
sociaux. Travail sur écran, posture assise prolongée.
*Du travail de secrétariat et des outils de gestion informatique
* Du fonctionnement de la collectivité et de la réglementation spécifique aux EHPAD
* De la notion de suivi comptable
* De la personne âgée et de ses besoins
* Des gestes de 1er secours
Savoir-faire :
*Utiliser l’outil informatique
*Disposer de qualités rédactionnelles
*Savoir organiser et prioriser ses tâches dans le respect des délais
*Actualiser les connaissances
*Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
*Assurer le suivi de tarification et des recettes
*Gérer des plannings, pourvoir aux remplacements en l'absence de la direction
Savoir-être :
*Faire preuve d’intégrité / fiabilité
*Avoir le sens de l'écoute, de l'accueil et de la patience
*Avoir le sens du travail en équipe
*Faire preuve de diplomatie
*Pouvoir s’adapter
*Faire circuler l'information
*Respecter le secret professionnel / avoir le sens de la discrétion
*Développer des relations transversales dans les besoins concernant les services de la collectivité
Formations et expériences requises :
Formation qualifiante en secrétariat médico-social – expérience souhaitable sur poste similaire
Niveau requis : baccalauréat / BTS
Connaissance de la Charte des Droits et Libertés de la Personne Agée Dépendante
Connaissance de la procédure bientraitance / prévention de la maltraitance (en cours)
Connaissance de la note de service de sécurité incendie
Connaissance du règlement intérieur
Lieu de travail : EHPAD Le Bois de Sémignan
Horaires en fonction de l’organisation mise en place et des nécessités de services. Travail en semaine
Moyens à disposition : Bureau avec moyens informatiques et bureautiques, connexion
internet, intranet, e-mail personnel
Collaboration avec les services de la collectivité
Accès à la formation encouragé
Contraintes du poste : liées à l’activité : gestion des troubles du comportement des résidents et
problématiques relationnelles avec les usagers (physiques et téléphoniques) = risques psycho-
sociaux. Travail sur écran, posture assise prolongée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0556038303
Informations complémentaires
Recrutement par voie de mutation ou nomination sur liste d’aptitude et à défaut, par voie contractuelle.
Conditions de rémunération : Rémunération statutaire (référence à un grade et un indice de la fonction publique + régime indemnitaire en référence à grille interne). Collectivité adhérente au CNAS, participation à la protection sociale santé, si contrat labélisé, chèques restaurants.
Merci d’adresser votre candidature au plus tard pour le 20/07/2025 (lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire + CV) par mail à : recrutement@lacanau.fr
Ou, en cas de nécessité, par courrier à l’adresse suivante :
Hôtel de ville – Direction des ressources humaines
31 avenue de la libération
33680 LACANAU
Intitulé du poste à indiquer sur votre candidature et lettre de motivation, ainsi que votre adresse mail.
Conditions de rémunération : Rémunération statutaire (référence à un grade et un indice de la fonction publique + régime indemnitaire en référence à grille interne). Collectivité adhérente au CNAS, participation à la protection sociale santé, si contrat labélisé, chèques restaurants.
Merci d’adresser votre candidature au plus tard pour le 20/07/2025 (lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire + CV) par mail à : recrutement@lacanau.fr
Ou, en cas de nécessité, par courrier à l’adresse suivante :
Hôtel de ville – Direction des ressources humaines
31 avenue de la libération
33680 LACANAU
Intitulé du poste à indiquer sur votre candidature et lettre de motivation, ainsi que votre adresse mail.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.